Leitfaden zum Entwurf von Berichten

Erstellen einer Skizze ihres Berichts

Dieser Schritt ist nicht erforderlich. Möglicherweise stellen Sie fest, dass der Zugriffs-Berichts-Assistent oder das Berichtstool (die beide auf der Registerkarte Create in der Gruppe Berichte verfügbar sind) einen ausreichenden Startentwurf für Ihren Bericht bereitstellen. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, ihren Bericht ohne diese Tools zu entwerfen, kann es hilfreich sein, eine grobe Skizze des Berichts auf einem Blatt Papier zu erstellen, indem Sie ein Feld zeichnen, in das jedes Feld geht, und den Feldnamen in jedes Feld schreiben. Alternativ können Sie Programme wie Word oder Visio verwenden, um ein Modell des Berichts zu erstellen. Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeilen einschließen, um anzugeben, wie die Daten wiederholt werden.

Beispielsweise können Sie eine Zeile für Produktinformationen, dann mehrere wiederholte Zeilen für die Verkäufe dieses Produkts und schließlich eine Zeile mit Verkaufssummen für das Produkt verwenden. Anschließend wiederholt sich die Sequenz für das nächste Produkt usw. bis zum Ende des Berichts. Oder vielleicht ist Ihr Bericht eine einfache Auflistung der Daten in der Tabelle. In diesem Fall kann Ihre Skizze nur eine Reihe von Zeilen und Spalten enthalten.

Nachdem Sie die Skizze erstellt haben, bestimmen Sie, welche Tabelle bzw. welche Tabellen die Daten enthalten, die im Bericht angezeigt werden sollen. Wenn alle Daten in einer einzelnen Tabelle enthalten sind, können Sie den Bericht direkt auf dieser Tabelle basieren. Häufiger werden die gewünschten Daten in mehreren Tabellen gespeichert, die Sie in einer Abfrage zusammenziehen müssen, bevor Sie sie im Bericht anzeigen können. Die Abfrage kann in die RecordSource-Eigenschaft des Berichts eingebettet werden, oder Sie können eine separate, gespeicherte Abfrage erstellen und den Bericht darauf basieren.

Entscheiden, welche Daten in die einzelnen Berichtsabschnitte eingefügt werden sollen

Jeder Bericht verfügt über einen oder mehrere Berichtsabschnitte. Der einzige Abschnitt, der in jedem Bericht vorhanden ist, ist der Detailabschnitt. Dieser Abschnitt wird einmal für jeden Datensatz in der Tabelle oder Abfrage wiederholt, auf der bzw. der der Bericht basiert. Andere Abschnitte sind optional und wiederholen sich seltener und werden in der Regel verwendet, um Informationen anzuzeigen, die einer Gruppe von Datensätzen, einer Seite des Berichts oder dem gesamten Bericht gemeinsam sind.

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wo sich die einzelnen Abschnitte befinden und wie der Abschnitt in der Regel verwendet wird.

Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen von Berichtskopf- und -fußzeilenabschnitten oder Seitenkopf- und Fußzeilenabschnitten finden Sie im Abschnitt Hinzufügen oder Entfernen von Berichts- oder Seitenkopf- und -fußzeilenabschnitten in diesem Artikel. Sie können Gruppenkopf- und Fußzeilenabschnitte hinzufügen, indem Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Gesamt in der Layoutansicht oder Entwurfsansicht verwenden.

Entscheiden, wie die Detaildaten angeordnet werden sollen

Die meisten Berichte sind entweder in einem tabellarischen oder gestapelten Layout angeordnet, aber Access bietet Ihnen die Flexibilität, so gut wie jede beliebige Anordnung von Datensätzen und Feldern zu verwenden.

Tabellarisches Layout    Ein tabellarisches Layout ähnelt einem Arbeitsblatt. Bezeichnungen befinden sich oben, und die Daten werden in Spalten unterhalb der Bezeichnungen ausgerichtet. Tabellarisch bezieht sich auf die tabellenähnliche Darstellung der Daten. Dies ist der Berichtstyp, den Access erstellt, wenn Sie auf der Registerkarte Create in der Gruppe Berichte auf Bericht klicken. Das tabellarische Layout eignet sich gut, wenn Ihr Bericht über eine relativ kleine Anzahl von Feldern verfügt, die Sie in einem einfachen Listenformat anzeigen möchten. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe eines tabellarischen Layouts erstellt wurde.

Gestapeltes Layout    Ein gestapeltes Layout ähnelt einem Formular, das Sie ausfüllen, wenn Sie ein Bankkonto eröffnen oder einen Kauf bei einem Onlinehändler tätigen. Jedes Datenstück ist beschriftet, und die Felder werden übereinander gestapelt. Dieses Layout eignet sich für Berichte, die zu viele Felder enthalten, um sie in einem tabellarischen Format anzuzeigen. Das heißt, die Breite der Spalten würde die Breite des Berichts überschreiten. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe eines gestapelten Layouts erstellt wurde.

Gemischtes Layout    Sie können Elemente von tabellarischen und gestapelten Layouts kombinieren. Beispielsweise können Sie für jeden Datensatz einige der Felder in einer horizontalen Zeile am oberen Rand des Detailabschnitts anordnen und andere Felder aus demselben Datensatz in einem oder mehreren gestapelten Layouts unterhalb der obersten Zeile anordnen. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mit einem gemischten Layout erstellt wurde. Die Felder ID, Nachname und Vorname sind in einem tabellarischen Steuerelementlayout angeordnet, und die Felder "Position" und "Geschäftstelefon" sind in einem gestapelten Layout angeordnet. In diesem Beispiel werden Gitternetzlinien verwendet, um eine visuelle Trennung der Felder für jeden Mitarbeiter bereitzustellen.

Gerechtfertigtes Layout    Wenn Sie den Berichts-Assistenten zum Erstellen Ihres Berichts verwenden, können Sie ein gerechtfertigtes Layout verwenden. Dieses Layout verwendet die volle Breite der Seite, um die Datensätze so kompakt wie möglich anzuzeigen. Natürlich können Sie die gleichen Ergebnisse erzielen, ohne den Berichts-Assistenten zu verwenden, aber es kann ein mühsamer Prozess sein, die Felder genau auszurichten. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe des gerechtfertigten Layouts des Berichts-Assistenten erstellt wurde.

Das gerechtfertigte Layout eignet sich gut, wenn Sie eine große Anzahl von Feldern im Bericht anzeigen. Wenn Sie im vorherigen Beispiel ein tabellarisches Layout verwenden, um die gleichen Daten anzuzeigen, erstrecken sich die Felder am Rand der Seite. Wenn Sie ein gestapeltes Layout verwenden, nimmt jeder Datensatz viel mehr vertikalen Platz ein, wodurch Papier verschwendet wird und der Bericht schwieriger zu lesen ist.

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Hinzufügen von Berichts- oder Seitenkopf- und -fußabschnitten

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

2. Überprüfen Sie, welche Abschnitte bereits im Bericht enthalten sind. Die Abschnitte werden durch schattierte horizontale Balken getrennt, die als Abschnittselektoren bezeichnet werden. Die Bezeichnung in jeder Abschnittsauswahl gibt an, welcher Abschnitt direkt darunter liegt.

   

   Jeder Bericht verfügt über einen Detailbereich und kann auch Die Abschnitte Berichtskopf, Seitenkopf, Seitenfuß und Berichtsfuß enthalten. Wenn der Bericht Gruppierungsebenen enthält, werden außerdem möglicherweise Gruppenkopf- oder -fußzeilen angezeigt (z. B. die in der vorherigen Abbildung gezeigte Datei als Kopfzeile ). Standardmäßig werden Gruppenkopf- und -fußzeilen mithilfe des Feldnamens oder Ausdrucks benannt, der die Grundlage der Gruppe ist. In diesem Fall lautet der Name des Gruppierungsfelds "Datei als".

3. Um dem Bericht Kopf- und Fußzeilenabschnitte oder Berichtskopf- und Fußzeilenabschnitte hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Abschnittsauswahl, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Seitenkopf-/Fußzeile oder Berichtskopf-/-fußzeile .

   Achtung: Wenn der Abschnitt bereits im Bericht vorhanden ist, warnt Access Sie, dass der vorhandene Abschnitt und die darin enthaltenen Steuerelemente gelöscht werden.

   Sie können jetzt vorhandene Steuerelemente verschieben oder den neuen Abschnitten neue Steuerelemente hinzufügen.

Access werden Kopf- und Fußzeilenabschnitte von Seiten und Berichten immer paarweise hinzugefügt. Das heißt, Sie können keinen Seiten- oder Berichtskopfabschnitt hinzufügen, ohne auch den entsprechenden Fußzeilenabschnitt hinzuzufügen. Wenn Sie nicht beide Abschnitte benötigen, können Sie einen Abschnitt nicht löschen, aber Sie können die Größe des nicht verwendeten Abschnitts auf eine Höhe von Null (0) ändern, um zu vermeiden, dass Ihrem Bericht zusätzliche vertikale Abstände hinzugefügt werden. Positionieren Sie den Mauszeiger am unteren Rand des nicht verwendeten Abschnitts, bis er sich in einen Doppelpfeil verwandelt, und ziehen Sie dann nach oben, bis der Abschnitt ausgeblendet ist. Wenn der Abschnitt Steuerelemente enthält, müssen Sie diese löschen, bevor Sie den Abschnitt vollständig ausblenden können.

Entfernen von Berichts- oder Seitenkopf- und -fußzeilenabschnitten

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Abschnittsauswahl, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Seitenkopf-/Fußzeile oder Berichtskopf-/-fußzeile .

Wenn Sie ein Kopf- und Fußzeilenpaar entfernen und diese Abschnitte Steuerelemente enthalten, werden Sie Access gewarnt, dass beim Löschen der Abschnitte auch die Steuerelemente gelöscht werden und dass Sie die Aktion nicht rückgängig machen können. Klicken Sie auf Ja , um die Abschnitte zu entfernen und die Steuerelemente zu löschen, oder klicken Sie auf Nein , um den Vorgang abzubrechen.

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Festlegen von Formatierungsformaten für ein Textfeld, das ein Rich-Text-Feld anzeigt

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht .

2. Klicken Sie auf das Textfeld, in dem das Rich-Text-Feld angezeigt wird, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Format in der Gruppe Schriftart auf die Formatierungsart, die Sie anwenden möchten.

   Access wendet die Formatierung auf den gesamten Text im Rich-Text-Feld an, für den dieser Formattyp (aber kein Wert) noch nicht in einer Ansicht angewendet wurde, die die Dateneingabe unterstützt, z. B. die Datenblattansicht für eine Tabelle oder Abfrage oder die Formularansicht für ein Formular. Wenn z. B. ein Teil des Texts im Feld mit einer roten Schriftfarbe formatiert ist und Sie eine blaue Schriftfarbe auf das Textfeld anwenden, wird Access den gesamten Text mit Ausnahme von dem, der einzeln als Rot formatiert wurde, blau gedreht. Ein weiteres Beispiel: Wenn ein Teil des Texts im Feld mit einem Schriftgrad von 11 Punkt formatiert ist und Sie dem Textfeld einen Schriftgrad von 14 Punkt zuweisen, wendet Access den Schriftgrad von 14 Punkt auf den gesamten Text mit Ausnahme des Schriftgrads an, der bei 11 Punkt einzeln formatiert wurde.

   Anlagenfelder    Anlagenfelder verwenden ein spezielles Steuerelement, das für keinen anderen Datentyp verwendet wird. Sie können mehrere Dateien an einen Datensatz anfügen, indem Sie ein einzelnes Anlagefeld verwenden, aber das Feld kann immer nur Informationen zu einer Anlage anzeigen. Standardmäßig zeigt das Anlagensteuerelement je nach Dateityp der Anlage, die derzeit vom Steuerelement angezeigt wird, entweder ein Symbol oder ein Bild an. Wenn Sie möchten, können Sie die Eigenschaften für das Anlagensteuerelement so festlegen, dass alle angefügten Dateien als Symbole angezeigt werden, oder das Feld zeigt einfach ein Büroklammersymbol und die Anzahl der Anlagen an. Wenn Sie in Ihrem Bericht bereits ein Anlagensteuerelement verwenden, können Sie das folgende Verfahren verwenden, um die Eigenschaften des Steuerelements für verschiedene Verwendungen des Steuerelements anzupassen.

Festlegen der Anzeigeeigenschaften für ein Anlagefeld

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht .

2. Klicken Sie auf das Anlagensteuerelement. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Format .

   Verwenden Sie die folgende Tabelle als Anleitung zum Festlegen der Eigenschaften des Anlagensteuerelements.

   Eigenschaft	Einstellung
   Anzeigen als	Bild/Symbol zeigt Grafiken als Bilder und alle anderen Dateien als Symbole an. Dies ist die Standardeinstellung. Symbol zeigt alle Dateien als Symbole an. Büroklammer zeigt ein Büroklammersymbol an, gefolgt von der Anzahl der Anlagen in Klammern.
   Standardbild	Um ein Standardbild im Anlagensteuerelement anzuzeigen, wenn keine angefügten Dateien vorhanden sind, klicken Sie im Eigenschaftenfeld auf , navigieren Sie zu dem gewünschten Bild, und klicken Sie dann auf Öffnen. Hinweis: Das Standardbild wird nicht angezeigt, wenn die Eigenschaft Anzeigen als auf Paperclip festgelegt ist.
   Bildausrichtung	Wählen Sie die gewünschte Ausrichtung aus der Liste aus. Die Standardeinstellung ist Zentriert. Das Anpassen dieser Einstellung kann je nach Einstellung der Eigenschaft Bildgrößenmodus zu unerwarteten Ergebnissen führen.
   Bildgrößenmodus	Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn die Eigenschaft Anzeige als auf Bild/Symbol festgelegt ist. Clip zeigt das Bild in seiner tatsächlichen Größe an. Das Bild wird abgeschnitten, wenn es zu groß ist, um in das Steuerelement zu passen. Stretch streckt das Bild so, dass es das gesamte Steuerelement ausfüllt. Hinweis: Sofern das Anlagensteuerelement nicht genau die gleiche Größe wie das Bild aufweist, verzerrt diese Einstellung das Bild, sodass es vertikal oder horizontal gestreckt angezeigt wird. Zoom zeigt das Bild so groß wie möglich an, ohne das Bild zu beschneiden oder zu verfälschen. Dies ist die Standardeinstellung.

3. Wenn Sie das -Steuerelement zum Anzeigen von Grafiken verwenden, passen Sie die Größe des Anlagensteuerelements so an, dass Sie die gewünschte Detailmenge sehen können.

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