Erstellen eines Formulars mit einem Unterformular (1:n-Formular)

Erstellen eines Formulars mit einem Unterformular unter Verwendung des Formular-Assistenten

Mit dieser Prozedur wird mithilfe des Formular-Assistenten eine neue Kombination aus Formular und Unterformular erstellt. Dies ist auch der schnellste Einstieg, wenn Sie die Formulare, die Sie als Standard Formular oder Unterformular verwenden möchten, noch nicht erstellt haben.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular-Assistent. 

2. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten in der Dropdownliste Tabellen/Abfragen eine Tabelle oder Abfrage aus. Um für dieses Beispiel ein "Mitarbeiter"-Formular zu erstellen, das für jeden Mitarbeiter in einem Unterformular Bestellungen anzeigt, klicken Sie auf Tabelle: Mitarbeiter (die 1-Seite der 1:n-Beziehung).

   Hinweis: Es spielt keine Rolle, welche Tabelle oder Abfrage Sie zuerst auswählen.

3. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie aus dieser Tabelle oder Abfrage verwenden möchten.

4. Wählen Sie auf derselben Seite des Assistenten in der Dropdownliste Tabellen/Abfragen eine andere Tabelle oder Abfrage aus der Liste aus. Wählen Sie für dieses Beispiel die Bestellungen-Tabelle aus (die n-Seite der 1:n-Beziehung).

5. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie aus dieser Tabelle oder Abfrage verwenden möchten.

6. Wenn Sie auf Weiter klicken, fragt der Assistent unter der Annahme, dass Sie die Beziehungen vor dem Starten des Assistenten richtig eingerichtet haben, wie möchten Sie Ihre Daten anzeigen? – d. h. nach welcher Tabelle oder Abfrage. Wählen Sie die Tabelle auf der 1-Seite der 1:n-Beziehung aus. In diesem Beispiel klicken wir zum Erstellen des Formulars Mitarbeiter auf Nach Mitarbeiter. Der Assistent zeigt ein kleines Diagramm eines Formulars an. Die Seite sollte der folgenden Abbildung ähneln:

   

   Das Feld im unteren Teil des Formulardiagramms stellt das Unterformular dar.

   Hinweis: Wenn der Assistent nicht abfragt Wie sollen Ihre Daten angezeigt werden?, bedeutet dies, dass Access keine 1:n-Beziehung zwischen den von Ihnen ausgewählten Tabellen oder Abfragen erkannt hat. Der Assistent wird zwar fortgesetzt, aber Access fügt dem Formular kein Unterformular hinzu. Wenn Sie die Tabellenbeziehungen untersuchen möchten, klicken Sie auf Abbrechen, bevor Sie den Vorgang fortsetzen.

7. Wählen Sie unten auf der Seite des Assistenten Formular mit Unterformular(en), und klicken Sie anschließend auf Weiter.

8. Klicken Sie auf der Seite Welches Layout möchten Sie für Ihr Unterformular? auf die gewünschte Layoutoption, und klicken Sie dann auf Weiter. Beide Layoutstile ordnen die Daten des Unterformulars in Zeilen und Spalten an, aber ein tabellarisches Layout ist besser anpassbar. Sie können einem tabellarischen Unterformular Farbe, Grafiken und andere Formatierungselemente hinzufügen, während ein Datenblatt kompakter ist, wie die Datenblattansicht einer Tabelle.

9. Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten eine Formatvorlage für das Formular aus, und klicken Sie dann auf Weiter. Wenn Sie auf der vorhergehenden Seite Tabellarisch ausgewählt haben, wird die ausgewählte Formatvorlage auch auf das Unterformular angewendet.

10. Geben Sie auf der letzten Seite des Assistenten die gewünschten Titel für die Formulare ein. Access benennt die Formulare auf Basis der eingegebenen Titel und das Unterformular auf Basis des dafür eingegebenen Titels.

11. Geben Sie an, ob das Formular in der Formularansicht geöffnet werden soll, damit Sie Informationen anzeigen oder eingeben können, oder in der Entwurfsansicht, damit Sie den Entwurf ändern können, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

    Access erstellt zwei Formulare – eins für das Hauptformular, das das Unterformular-Steuerelement enthält, und eins für das Unterformular selbst.

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Hinzufügen von einem oder mehreren Unterformularen zu einem vorhandenen Formular mithilfe des Unterformular-Assistenten

Mithilfe dieses Verfahrens können Sie einem vorhandenen Formular ein oder mehrere Unterformulare hinzufügen. Für jedes Unterformular können Sie auswählen, ob von Access ein neues Formular erstellt oder ein vorhandenes Formular als Unterformular verwendet werden soll.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das vorhandene Formular im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Formularentwurf in der Gruppe Steuerelemente auf den Pfeil nach unten, um den Steuerelementkatalog anzuzeigen, und stellen Sie sicher, dass Steuerelement-Assistenten verwenden ausgewählt ist.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Formularentwurf in der Gruppe Steuerelemente auf die Schaltfläche Unterformular/Unterbericht .

4. Klicken Sie im Formular an die Stelle, an der das Unterformular platziert werden soll.

5. Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten.

   Wenn Sie auf Fertig stellen klicken, fügt Access dem Formular ein Unterformular-Steuerelement hinzu. Wenn Sie ausgewählt haben, dass von Access für das Unterformular ein neues Formular erstellt wird, statt ein vorhandenes Formular zu verwenden, erstellt Access das neue Formularobjekt und fügt es dem Navigationsbereich hinzu

Erstellen eines Unterformulars durch Ziehen eines Formulars in ein anderes

Dieses Verfahren verwenden Sie, wenn Sie ein vorhandenes Formular als Unterformular verwenden und diesem Formular ein oder mehrere vorhandene Formulare als Unterformulare hinzufügen möchten.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, das als Hauptformular verwendet werden soll, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.

2. Ziehen Sie das Formular, das Sie als Unterformular verwenden möchten, aus dem Navigationsbereich auf das Hauptformular.

   Access fügt dem Hauptformular ein Unterformular-Steuerelement hinzu und bindet das Steuerelement an das Formular, das aus dem Navigationsbereich gezogen wurde. Access versucht außerdem, das Unterformular auf Grundlage der in Ihrer Datenbank definierten Beziehungen mit dem Hauptformular zu verknüpfen.

3. Wiederholen Sie diesen Schritt, um dem Hauptformular weitere Unterformulare hinzuzufügen.

4. Klicken Sie zur Überprüfung des Erfolgs der Verknüpfung auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, dann auf Formularansicht, und verwenden Sie den Datensatzmarkierer des Hauptformulars, um mehrere Datensätze zu durchlaufen. Wenn sich das Unterformular ordnungsgemäß nach jedem Mitarbeiter filtern lässt, ist das Verfahren abgeschlossen.

Wenn der vorherige Test nicht funktioniert, konnte Access nicht bestimmen, wie das Unterformular mit dem Hauptformular verknüpft werden soll, und die Eigenschaften Verknüpfen von und Verknüpfen nach des Unterformular-Steuerelements bleiben leer. Sie müssen diese Eigenschaften folgendermaßen manuell festlegen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hauptformular im Navigationsbereich und dann auf Entwurfsansicht.

2. Klicken Sie einmal auf das Unterformular-Steuerelement, um es auszuwählen.

3. Falls der Aufgabenbereich "Eigenschaftenblatt" nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um ihn anzuzeigen.

4. Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Daten.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen neben dem Eigenschaftenfeld Untergeordnete Felder verknüpfen .

   Das Dialogfeld Feldverknüpfungs-Assistent für Unterformulare wird angezeigt.

6. Wählen Sie in den Dropdownlisten Felder in übergeordneter Tabelle und Felder in untergeordneter Tabelle die Felder aus, die Sie mit den Formularen verknüpfen möchten, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Felder Sie verwenden sollen, klicken Sie auf Vorschlagen, damit Access versucht, die verknüpfenden Felder zu ermitteln.

   Tipp: Wenn das Feld, das Sie zum Verknüpfen der Formulare verwenden möchten, nicht angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise die Datensatzquelle des übergeordneten Formulars oder des untergeordneten Formulars bearbeiten, um sicherzustellen, dass das verknüpfende Feld darin enthalten ist. Wenn das Formular beispielsweise auf einer Abfrage basiert, müssen Sie sicherstellen, dass sich das verknüpfende Feld im Abfrageergebnis befindet.

7. Speichern Sie das Hauptformular, wechseln Sie zur Formularansicht, und überprüfen Sie, ob das Formular wie erwartet funktioniert.

Öffnen eines Unterformulars in einem neuen Fenster in der Entwurfsansicht

Wenn Sie Entwurfsänderungen an einem Unterformular vornehmen möchten, während Sie an dessen Hauptformular in der Entwurfsansicht arbeiten, können Sie das Unterformular in einem eigenen Fenster öffnen:

1. Klicken Sie auf das Unterformular, um es auswählen.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Formularentwurf in der Gruppe Extrasin Neues Fenster auf Unterformular.

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Ändern der Standardansicht eines Unterformulars

Wenn Sie einem Formular ein Unterformular hinzufügen, wird das Unterformular vom Unterformular/-bericht-Steuerelement gemäß der Eigenschaft Standardansicht des Unterformulars angezeigt. Diese Eigenschaft kann auf die folgenden Werte festgelegt werden:

• Einzelnes Formular

• Endlosformular

• Datenblatt

• Geteiltes Formular

Beim ersten Erstellen eines Unterformulars ist diese Eigenschaft eventuell aufEndlosformularoder vielleicht auf Einzelnes Formular festgelegt. Wenn Sie die Eigenschaft Standardansicht eines Unterformulars aber auf Datenblatt festlegen, wird das Unterformular im Hauptformular als Datenblatt angezeigt.

So legen Sie die Eigenschaft Standardansicht eines Unterformulars fest:

1. Schließen Sie alle geöffneten Objekte.

2. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Unterformular, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

3. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

4. Vergewissern Sie sich, dass in der Dropdownliste oben im Eigenschaftenblatt die Option Formular ausgewählt ist.

5. Legen Sie auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Standardansicht auf die zu verwendende Ansicht fest.

   Hinweis: Wenn sich die gewünschte Ansicht nicht in der Liste befindet, stellen Sie sicher, dass die Eigenschaft "…ansicht zulassen" für die Ansicht auf Ja festgelegt ist. Wenn Sie beispielsweise Datenblatt als Standardansicht für das Formular angeben möchten, stellen Sie sicher, dass die Eigenschaft Datenblattansicht zulassen auf Ja festgelegt ist.

6. Speichern und schließen Sie das Unterformular, und öffnen Sie das Hauptformular, um die Ergebnisse zu überprüfen.

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Hinzufügen von verknüpften Daten zu einem Formular ohne Erstellung eines Unterformulars

Es ist nicht immer notwendig, ein gesondertes Formularobjekt zu erstellen, um verknüpfte Daten anzuzeigen. Wenn Sie beispielsweise ein Formular in der Layout- oder in der Entwurfsansicht bearbeiten und eine Tabelle oder Abfrage aus dem Navigationsbereich auf das Formular ziehen, wird von Access ein Unterformular/-bericht-Steuerelement erstellt, das die Daten in dem Objekt anzeigt. Die Eigenschaft Standardansicht des Objekts bestimmt, wie die Daten angezeigt werden. Normalerweise ist diese auf "Datenblattansicht" festgelegt, doch Sie können die Eigenschaft Standardansicht einer Tabelle oder Abfrage auch auf Einzelnes Formular, Geteiltes Formular oder Endlosformular festlegen, was Ihnen mehr Flexibilität bei der Anzeige verknüpfter Daten in Formularen gibt.

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