Erstellen einer einfachen Auswahlabfrage

Vorteile der Verwendung einer Abfrage

Mit einer Abfrage können Sie:

• Nur Daten aus bestimmten Feldern, die Sie interessieren, anzeigen. Wenn Sie eine Tabelle öffnen, werden alle Felder angezeigt. Eine Abfrage ist eine praktische Methode, um eine Auswahl von Feldern zu speichern.

  Hinweis: Eine Abfrage verweist nur auf die Daten, die Daten werden in der Abfrage nicht gespeichert. Wenn Sie eine Abfrage speichern, wird keine Kopie der Daten gespeichert.

• Kombinieren von Daten aus mehreren Datenquellen. In einer Tabelle werden in der Regel nur gespeicherte Daten angezeigt. Mit einer Abfrage können Sie Felder aus verschiedenen Quellen auswählen und angeben, wie die Informationen kombiniert werden sollen.

• Ausdrücke als Felder verwenden. Sie könnten beispielsweise die Date-Funktion als ein Feld verwenden, oder Sie könnten mit der Format-Funktion für ein Feld steuern, wie die Daten aus dem Feld in den Abfrageergebnissen formatiert werden.

• Datensätze anzeigen, die von Ihnen festgelegte Kriterien erfüllen. Wenn Sie eine Tabelle öffnen, werden alle Datensätze angezeigt. Eine Abfrage ist eine praktische Methode, um eine Auswahl von Datensätzen zu speichern.

Grundlegende Schritte zum Erstellen einer Auswahlabfrage

Sie können eine Auswahlabfrage mithilfe des Abfrage-Assistenten oder in der Entwurfsansicht erstellen. Einige Entwurfselemente sind im Assistenten nicht verfügbar, aber diese Elemente können Sie später in der Entwurfsansicht hinzufügen. Obwohl die beiden Methoden sich voneinander unterscheiden, sind die grundlegenden Schritte im Wesentlichen identisch:

1. Wählen Sie die Tabellen oder Abfragen aus, die als Datenquellen verwendet werden sollen.

2. Geben Sie an, welche Felder aus den Datenquellen verwendet werden sollen.

3. Geben Sie optional Kriterien zum Einschränken der Datensätze an, die von der Abfrage zurückgegeben werden.

Nachdem Sie eine Auswahlabfrage erstellt haben, führen Sie sie aus, um die Ergebnisse anzuzeigen. Zum Ausführen einer Auswahlabfrage öffnen Sie sie in der Datenblattansicht. Wenn Sie die Abfrage speichern, können Sie sie später bei Bedarf wiederverwenden, z. B. als Datenquelle für ein Formular, einen Bericht oder eine andere Abfrage.

Erste Schritte

Wenn Sie Felder aus Datenquellen verwenden, die nicht miteinander verknüpft sind, fragt der Abfrage-Assistent Sie, ob Sie Beziehungen erstellen möchten. Der Assistent öffnet das Fenster Beziehungen für Sie, aber wenn Sie Beziehungen bearbeiten, müssen Sie den Assistenten neu starten. Sie sollten daher vor dem Ausführen des Assistenten in Erwägung ziehen, Beziehungen zu erstellen, die für Ihre Abfrage benötigt werden.

Weitere Informationen zum Erstellen von Tabellenbeziehungen finden Sie im Artikel Leitfaden für Tabellenbeziehungen.

Verwenden des Abfrage-Assistenten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrage-Assistent. 

   

2. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Auswahlabfrage-Assistent und dann auf OK.

3. Als Nächstes fügen Sie Felder hinzu. Sie können bis zu 255 Felder aus bis zu 32 Tabellen oder Abfragen hinzuzufügen.

   Führen Sie für jedes Feld diese zwei Schritte aus:

   1. Klicken Sie unter Tabellen/Abfragen auf die Tabelle oder Abfrage, die das Feld enthält.

   2. Doppelklicken Sie unter Verfügbare Felder auf das Feld, um es zur Liste Ausgewählte Felder hinzuzufügen. Wenn Sie alle Felder zu einer Abfrage hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Doppelpfeil nach rechts (>>).

   3. Wenn Sie alle gewünschten Felder hinzugefügt haben, klicken Sie auf Weiter.

      

4. Wenn Sie keine Zahlenfelder (Felder, die numerische Daten enthalten) hinzugefügt haben, fahren Sie mit Schritt 9 fort. Wenn Sie Zahlenfelder hinzugefügt haben, fragt der Assistent, ob die Abfrage Details oder Zusammenfassungsdaten zurückgeben soll.

   Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   1. Wenn einzelne Datensätze angezeigt werden sollen, klicken Sie auf Details und dann auf Weiter. Fahren Sie mit Schritt 9 fort.

   2. Wenn Sie zusammengefasste numerische Daten, z. B. Durchschnittswerte, anzeigen möchten, klicken Sie auf Zusammenfassung und dann auf Zusammenfassungsoptionen.

      

5. Geben Sie im Dialogfeld Zusammenfassungsoptionen an, welche Felder Sie zusammenfassen und wie Sie die Daten zusammenfassen möchten. Es werden nur Zahlenfelder aufgeführt.

   Wählen Sie für jedes Zahlenfeld eine der folgenden Funktionen aus:

   1. Summe    Die Abfrage gibt die Summe aller Werte des Felds zurück.

   2. Avg     Die Abfrage gibt den Durchschnitt der Werte des Felds zurück.

   3. Min    Die Abfrage gibt den kleinsten Wert des Felds zurück.

   4. Max    Die Abfrage gibt den größten Wert des Felds zurück.

   

6. Wenn in den Abfrageergebnissen die Anzahl der Datensätze in einer Datenquelle enthalten sein soll, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen Datensätze zählen in <Datenquellenname>.

7. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Zusammenfassungsoptionen zu schließen.

8. Wenn Sie kein Datums-/Uhrzeitfeld zur Abfrage hinzugefügt haben, fahren Sie mit Schritt 9 fort. Wenn Sie ein Datums-/Uhrzeitfeld zur Abfrage hinzugefügt haben, fragt der Abfrage-Assistent, wie die Datumswerte gruppiert werden sollen. Angenommen, Sie haben der Abfrage ein Zahlenfeld, z. B. "Preis", und ein Datums-/Uhrzeitfeld, z. B. "Transaktionszeit", hinzugefügt und dann im Dialogfeld Zusammenfassungsoptionen angegeben, dass Sie den Durchschnittswert des Zahlenfelds "Preis" anzeigen möchten. Da Sie ein Datums-/Uhrzeitfeld einbezogen haben, könnten Sie Zusammenfassungswerte für jeden einzelnen Datums- /Uhrzeitwert – also für jeden Tag, jeden Monat, jedes Quartal oder jedes Jahr – berechnen.

   

   Wählen Sie den Zeitraum aus, den Sie zum Gruppieren der Datums-/Uhrzeitwerte verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

   Hinweis: In der Entwurfsansicht Sie einen Ausdruck zum Gruppieren nach einem beliebigen Zeitraum verwenden, der Assistent bietet jedoch nur diese Auswahlmöglichkeiten.

9. Auf der letzten Seite des Assistenten geben Sie der Abfrage einen Titel, legen fest, ob Sie die Abfrage öffnen oder ändern möchten und klicken dann auf Fertig stellen.

   Wenn Sie angegeben haben, dass Sie die Abfrage öffnen möchten, werden die ausgewählten Daten in der Datenblattansicht angezeigt. Wenn Sie angegeben haben, dass Sie die Abfrage ändern möchten, wird die Abfrage in der Entwurfsansicht geöffnet.

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Automatische Verknüpfungen

Wenn die Datenquellen beim Hinzufügen bereits Beziehungen aufweisen, werden diese automatisch als Verknüpfungen zur Abfrage hinzugefügt. Verknüpfungen geben an, wie Daten aus verknüpften Quellen kombiniert werden. Access erstellt außerdem automatisch eine Verknüpfung zwischen zwei Tabellen, wenn diese Felder mit kompatiblen Datentypen enthalten und ein Felder ein Primärschlüssel ist.

Möglicherweise möchten Sie die von Access erstellten Verknüpfungen anpassen. Access bestimmt basierend auf der Beziehung, die die Verknüpfung darstellt, welcher Verknüpfungstyp erstellt wird. Wenn Access eine Verknüpfung erstellt, aber keine definierte Beziehung vorhanden ist, erstellt Access eine Innere Verknüpfung.

Wenn Access beim Hinzufügen der Datenquellen automatisch die richtigen Verknüpfungen erstellt, können Sie mit Schritt 3: Hinzufügen von Ausgabefeldern fortfahren.

Mehrmaliges Verwenden der gleichen Datenquelle

In einigen Fällen möchten Sie zwei Kopien derselben Tabelle oder Abfrage verknüpfen, eine so genannte Selbstverknüpfung, um Datensätze aus derselben Tabelle zu kombinieren, wenn die verknüpften Felder übereinstimmende Werte enthalten. Angenommen, Sie verfügen über eine Tabelle "Mitarbeiter", in der das Feld "Vorgesetzte(r)" für jeden Mitarbeiterdatensatz die ID des Vorgesetzten anzeigt, und nicht den Namen. Sie können nun eine Selbstverknüpfung verwenden, um stattdessen in jedem Mitarbeiterdatensatz den Namen des Vorgesetzten anzuzeigen.

Wenn Sie eine Datenquelle zum zweiten Mal hinzufügen, fügt Access an den Namen der zweiten Instanz automatisch "_1" an. Wenn Sie beispielsweise die Tabelle "Mitarbeiter" zweimal hinzufügen, wird die zweite Instanz "Mitarbeiter_1" genannt.

Hinzufügen einer Verknüpfung

• Wenn Sie eine Verknüpfung hinzufügen möchten, ziehen Sie ein Feld aus einer Datenquelle auf ein entsprechendes Feld in einer anderen Datenquelle.

  Access zeigt mit einer Linie zwischen den beiden Feldern an, dass eine Verknüpfung erstellt wurde.

  

Ändern einer Verknüpfung

1. Doppelklicken Sie auf die Verknüpfung, die Sie ändern möchten.

   Das Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften wird angezeigt.

   

2. Überprüfen Sie die drei Optionen im Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften.

3. Klicken Sie auf die gewünschte Option, und klicken Sie dann auf OK.

Nachdem die Verknüpfungen fertig sind, fügen Sie Ausgabefelder hinzu, d. h. Felder für die Daten, die in den Abfrageergebnissen angezeigt werden sollen.

Verwenden eines Ausdrucks als Ausgabefeld

Wenn Sie Berechnungen durchführen oder mithilfe einer Funktion eine Abfrageausgabe erzeugen möchten, können Sie einen Ausdruck als Ausgabefeld verwenden. Im Ausdruck können Daten aus jeder der Abfragedatenquellen sowie Funktionen wie "Format" oder "InStr" verwendet werden, und es können darin außerdem Konstanten und arithmetische Operatoren enthalten sein.

1. Klicken Sie in einer leeren Spalte im Abfrageentwurfsbereich mit der rechten Maustaste auf die Zeile Feld und dann im Kontextmenü auf Zoom.

2. Geben Sie im Feld Zoom Ihren Ausdruck ein, oder fügen Sie ihn ein. Stellen Sie dem Ausdruck den Namen, den Sie für dessen Ausgabe verwenden möchten, und dahinter einen Doppelpunkt voran. Um beispielsweise den Ausdruck mit "Letzte Aktualisierung" zu beschriften, beginnen Sie Ihren Ausdruck mit Letzte Aktualisierung:

   Hinweis: Mit Ausdrücken können Sie eine Vielzahl von Aktionen ausführen. Eine ausführliche Erläuterung von Ausdrücken geht über das Thema dieses Artikels hinaus. Weitere Informationen zum Erstellen von Ausdrücken finden Sie im Artikel Erstellen eines Ausdrucks.

Festlegen von Kriterien für ein Ausgabefeld

1. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien des Felds, dessen Werte Sie beschränken möchten, einen Ausdruck ein, den die Feldwerte erfüllen müssen, um in den Ergebnissen angezeigt zu werden. Wenn Sie beispielsweise eine Abfrage auf die Datensätze einschränken möchten, in denen das Feld "Ort" den Wert "Las Vegas" enthält, geben Sie in die Zeile Kriterien unterhalb dieses Felds Las Vegas ein.

   Viele Beispiele zu Abfragekriterien verschiedener Datentypen finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

2. Geben Sie in der Zeile Oder unter der Zeile Kriterien beliebige alternative Kriterien an.

   Wenn Sie alternative Kriterien angeben, braucht ein Feldwert nur eines der aufgeführten Kriterien zu erfüllen, um zum Abfrageergebnis hinzugefügt zu werden.

Kriterien aus mehreren Feldern

Sie können Kriterien für mehrere Felder festlegen. In diesem Fall müssen alle Kriterien einer bestimmten Kriterien- oder Oder-Zeile zutreffen, damit der Eintrag zum Abfrageergebnis hinzugefügt wird.

Angeben von Kriterien mithilfe eines Felds, das nicht ausgeben werden soll

Sie können Ihrem Abfrageentwurf ein Feld hinzufügen, dessen Daten Sie aber in der Abfrageausgabe nicht anzeigen möchten. Sie tun dies, wenn Sie die Werte des Felds zum Einschränken der Abfrageergebnisse verwenden, die Feldwerte aber nicht anzeigen möchten.

1. Fügen Sie das Feld zum Entwurfsbereich hinzu.

2. Deaktivieren Sie in der Zeile Einblenden das Kontrollkästchen für das Feld.

3. Legen Sie die Kriterien genau wie für ein Ausgabefeld fest.