Einführung in Formulare

Ein Formular in Access ist ein Datenbankobjekt, mit dem Sie eine Benutzeroberfläche für eine Datenbankanwendung erstellen können. Ein "gebundenes" Formular ist ein Formular, das direkt mit einer Datenquelle verbunden ist, z. B. mit einer Tabelle oder Abfrage, und zum Eingeben, Bearbeiten oder Anzeigen von Daten aus einer Datenquelle verwendet werden kann. Alternativ können Sie ein "ungebundenes" Formular erstellen, das nicht direkt mit einer Datenquelle verknüpft ist, aber dennoch Befehlsschaltflächen, Beschriftungen oder andere Steuerelemente enthält, die Sie zum Bedienen der Anwendung benötigen.

Dieser Artikel konzentriert sich hauptsächlich auf gebundene Formulare. Sie können gebundene Formulare verwenden, zum den Zugriff auf Daten zu steuern, also beispielsweise, welche Datenfelder oder -zeilen angezeigt werden. So müssen einige Benutzer beispielsweise nur einige Felder aus einer Tabelle mit zahlreichen Feldern anzeigen können. Wenn Sie diese Benutzer mit einem Formular ausstatten, das nur diese Felder enthält, vereinfachen Sie ihnen die Nutzung der Datenbank. Sie können Formularen auch Befehlsschaltflächen und andere Features hinzufügen, um häufig ausgeführte Aktionen zu automatisieren.

Stellen Sie sich gebundene Formulare wie Fenster vor, durch die die Benutzer Ihre Datenbank sehen und darauf zugreifen können. Ein effizientes Formular beschleunigt die Nutzung Ihrer Datenbank, da die Benutzer nicht suchen müssen, was sie benötigen. Ein visuell ansprechendes Formular macht die Arbeit mit der Datenbank zudem angenehmer und effizienter und kann zudem verhindern, dass falsche Daten eingegeben werden.

Hinweis: In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Sie bereits eine Tabelle (oder eine Abfrage basierend auf mehreren Tabellen) erstellt haben und dass Sie ein Formular zum Anzeigen oder Bearbeiten der Daten erstellen möchten.

Inhalt dieses Artikels

Erstellen eines Formulars mit dem Tool für einfache Formulare
Erstellen eines geteilten Formulars mit dem Tool "Geteiltes Formular"
Erstellen eines Formulars, in dem mehrere Datensätze angezeigt werden, mit dem Tool "Mehrere Elemente"
Erstellen eines Formulars mit dem Formular-Assistenten
Erstellen eines Formulars mit dem Tool zum Erstellen von leeren Formularen
Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht
Optimieren Ihres Formulars in der Layoutansicht
Optimieren Ihres Formulars in der Entwurfsansicht

Erstellen eines Formulars mit dem Formulartool

Mit dem Formulartool können Sie mit einem Mausklick ein Formular erstellen. Wenn Sie dieses Tool verwenden, werden alle Felder aus der zugrunde liegenden Datenquelle auf dem Formular platziert. Sie können sofort mit der Verwendung des neuen Formulars beginnen, oder Sie können es in der Layoutansicht oder der Entwurfsansicht so ändern, dass es Ihren Anforderungen besser entspricht.

Verwenden des Formulartools zum Erstellen eines neuen Formulars

Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular.

Wenn Access eine einzelne Tabelle findet, die eine 1:n-Beziehung mit der Tabelle oder Abfrage aufweist, die Sie zum Erstellen des Formulars verwendet haben, fügt Access dem Formular ein Datenblatt hinzu, das auf der verknüpften Tabelle oder Abfrage basiert. Wenn Sie beispielsweise ein einfaches Formular erstellen, das auf der Tabelle "Mitarbeiter" basiert, und eine 1:n-Beziehung zwischen der Tabelle "Mitarbeiter" und der Tabelle "Bestelllungen" definiert wurde, werden im Datenblatt alle Datensätze in der Tabelle "Bestellungen" angezeigt, die zum aktuellen Datensatz "Mitarbeiter" gehören. Sie können das Datenblatt aus dem Formular löschen, wenn Sie es nicht benötigen. Wenn mehr als eine Tabelle mit einer 1:n-Beziehung zu der Tabelle vorhanden ist, die Sie zum Erstellen des Formulars verwendet haben, fügt Access dem Formular keine Datenblätter hinzu.

Erstellen eines geteilten Formulars mit dem Tool "Geteiltes Formular"

Mit einem geteilten Formular erhalten Sie zwei Ansichten der Daten gleichzeitig – eine Formularansicht und eine Datenblattansicht.

Ein geteiltes Formular unterscheidet sich von einer Kombination aus Formular/Unterformular dadurch, dass beide Ansichten mit derselben Datenquelle verbunden sind und ständig miteinander synchronisiert werden. Wenn Sie ein Feld in einem Teil des Formulars markieren, wird dasselbe Feld auch im anderen Teil des Formulars markiert. Sie können Daten in beiden Teilen hinzufügen, bearbeiten oder löschen (vorausgesetzt, die Datensatzquelle ist aktualisierbar, und Sie haben das Formular nicht so konfiguriert, dass diese Aktionen verhindert werden) .

Bei der Arbeit mit geteilten Formularen nutzen Sie die Vorteile beider Formulararten in einem einzigen Formular. So können Sie beispielsweise im Datenblattteil des Formulars schnell nach einem Datensatz suchen, um diesen dann im Formularteil anzuzeigen oder zu bearbeiten.

Verwenden Sie zum Erstellen eines geteilten Formulars das Tool "Geteiltes Formular":

Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll. Oder öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht.
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Weitere Formulare, und klicken Sie dann auf Geteiltes Formular.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden. So können Sie beispielsweise die Größe der Textfelder bei Bedarf an die Daten anpassen. Weitere Informationen zu Formularansichten finden Sie im Abschnitt Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht.

Erstellen eines Formulars, in dem mehrere Datensätze angezeigt werden, mit dem Tool "Mehrere Elemente"

Wenn Sie ein Formular mit dem Formulartool erstellen, zeigt das formular, das Access erstellt, jeweils einen einzelnen Datensatz an. Wenn Sie ein Formular benötigen, das mehrere Datensätze anzeigt, sich jedoch besser anpassen lässt als ein Datenblatt, verwenden Sie dazu das Tool "Mehrere Elemente".

Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Weitere Formulare, und klicken Sie dann auf Mehrere Elemente.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden.

Wenn Sie das Tool Mehrere Elemente verwenden, ähnelt das Formular, das Access erstellt, einem Datenblatt. Die Daten sind in Zeilen und Spalten angeordnet, und es wird mehr als ein Datensatz gleichzeitig angezeigt. Ein Formular vom Typ "Mehrere Elemente" bietet jedoch mehr Anpassungsoptionen als ein Datenblatt, wie die Möglichkeit, grafische Elemente, Schaltflächen und andere Steuerelemente hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Anpassen des Formulars finden Sie in den Abschnitten Optimieren Ihres Formulars in der Layoutansicht und Optimieren Ihres Formulars in der Entwurfsansicht.

Erstellen eines Formulars mit dem Formular-Assistenten

Wenn Sie genauer festlegen möchten, welchen Felder auf dem Formular angezeigt werden, können Sie den Formular-Assistenten anstelle der unterschiedlichen Tools zum Erstellen von Formularen verwenden, die zuvor genannt wurden. Sie können auch definieren, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehr als einer Tabelle oder Abfrage verwenden, vorausgesetzt, Sie haben im Vorfeld die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen festgelegt.

Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular-Assistent.
Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Formular-Assistenten.

Hinweis: Falls Ihr Formular Felder aus mehreren Tabellen und Abfragen enthalten soll, klicken Sie weder auf Weiter noch auf Fertig stellen, nachdem Sie die Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Formular-Assistenten ausgewählt haben. Wiederholen Sie stattdessen die Schritte zum Auswählen einer Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie auf weitere Felder, die Sie in das Formular einfügen möchten. Klicken Sie dann auf Weiter oder Fertig stellen, um den Vorgang fortzusetzen.
Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Erstellen eines Formulars mit dem Tool zum Erstellen von leeren Formularen

Wenn der Formular-Assistent oder die Tools zum Erstellen von Formularen nicht Ihre Anforderungen erfüllen, können Sie das Tool "Leeres Formular" verwenden, um ein Formular zu erstellen. Dies kann eine schnelle Methode zum Erstellen eines Formulars sein, besonders, wenn Sie nur einige Felder im Formular anzeigen möchten.

Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Leeres Formular.

Access öffnet ein leeres Formular in der Layoutansicht und zeigt den Bereich Feldliste an.
Klicken Sie im Bereich Feldliste auf das Pluszeichen (+) neben der Tabelle oder den Tabellen, die die Felder enthalten, die im Formular angezeigt werden sollen.
Doppelklicken Sie zum Hinzufügen eines Felds zum Formular auf das entsprechende Feld, oder ziehen Sie es auf das Formular.
- Nachdem das erste Feld hinzugefügt wurde, können Sie mehrere Felder gleichzeitig hinzufügen, indem Sie die STRG-TASTE gedrückt halten, auf mehrere Felder klicken und sie dann gleichzeitig auf das Formular ziehen.
- Die Reihenfolge der Tabellen im Bereich Feldliste hängt jeweils davon ab, welcher Teil des Formulars gerade ausgewählt ist. Wenn das hinzuzufügende Feld nicht angezeigt wird, wählen Sie einen anderen Teil des Formulars aus, und versuchen Sie dann erneut, das Feld hinzuzufügen.
Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Kopf-/Fußzeile auf der Registerkarte Formularlayoutentwurf , um dem Formular ein Logo, einen Titel oder Datum und Uhrzeit hinzuzufügen.
Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Steuerelemente der Registerkarte Formularlayoutentwurf , um dem Formular eine größere Vielfalt von Steuerelementen hinzuzufügen.

Wechseln Sie für eine leicht umfassendere Auswahl an Steuerelementen zur Entwurfsansicht, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular und dann auf Entwurfsansicht klicken.

Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht

Layoutansicht Die Layoutansicht ist die intuitivste Ansicht für die Formularänderung und kann für fast alle Änderungen verwendet werden, die Sie an einem Formular in Access vornehmen möchten.

In der Layoutansicht wird das Formular tatsächlich ausgeführt. Daher können Sie Ihre Daten quasi so sehen, wie sie bei der Verwendung des Formulars angezeigt werden. In dieser Ansicht können Sie aber auch Änderungen am Formularentwurf vornehmen. Da Sie Ihre Daten sehen können, während Sie das Formular ändern, ist dies eine sehr nützliche Ansicht für das Einstellen der Größe von Steuerelementen oder für fast alle anderen Aufgaben, die das Aussehen und die Nutzbarkeit des Formulars betreffen.

Wenn eine Aufgabe auftritt, die in der Layoutansicht nicht ausgeführt werden kann, können Sie zur Entwurfsansicht wechseln. In bestimmten Situationen zeigt Access eine Meldung an, die besagt, dass Sie zur Entwurfsansicht wechseln müssen, bevor Sie eine bestimmte Änderung vornehmen können.

Entwurfsansicht Die Entwurfsansicht bietet einen detaillierteren Blick auf die Struktur des Formulars. Sie sehen die Abschnitte "Kopfzeile", "Fußzeile" und "Details" des Formulars. Das Formular wird nicht ausgeführt, wenn es in der Entwurfsansicht angezeigt wird. Daher können Sie die zugrunde liegenden Daten nicht sehen, während Sie Entwurfsänderungen vornehmen. Es gibt jedoch einige Aufgaben, die Sie in der Entwurfsansicht einfacher erledigen können als in der Layoutansicht. Sie können folgende Aufgaben ausführen:

Fügen Sie eine größere Auswahl von Steuerelementen zu Ihrem Formular hinzu, z. B. gebundene Objektfelder, Seitenumbrüche und Diagramme.
Bearbeiten der Steuerelementinhalte von Textfeldern in den Textfeldern selbst, ohne das Eigenschaftenblatt zu verwenden
Ändern der Größe von Formularabschnitten wie den Abschnitten "Kopfzeile" und "Details"
Ändern bestimmter Formulareigenschaften, die in der Layoutansicht nicht geändert werden können

Optimieren Ihres Formulars in der Layoutansicht

Nachdem Sie ein Formular erstellt haben, können Sie es in der Layoutansicht problemlos optimieren. Anhand der eigentlichen Formulardaten als Richtschnur können Sie die Steuerelemente neu anordnen und deren Größe anpassen. Außerdem können Sie neue Steuerelemente im Formular platzieren und die Eigenschaften für das Formular und dessen Steuerelemente festlegen.

Zum Wechseln in die Layoutansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Formularnamen und dann auf Layoutansicht.

Access zeigt das Formular in der Layoutansicht an.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Formulars und der zugehörigen Steuerelemente und Abschnitte zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Formularentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. So zeigen Sie den Bereich Feldliste an:

Klicken Sie auf der Registerkarte Formularlayoutentwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen , oder verwenden Sie die Tastenkombination, indem Sie ALT+F8 drücken.

Anschließend können Sie Felder direkt aus dem Bereich Feldliste auf das Formular ziehen.

Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, doppelklicken Sie darauf, oder ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Abschnitt des Formulars, in dem das Feld angezeigt werden soll.
Wenn Sie mehrere Felder gleichzeitig hinzufügen möchten, halten Sie STRG gedrückt, und klicken Sie auf die Felder, die Sie hinzufügen möchten. Ziehen Sie dann die ausgewählten Felder auf das Formular.

Optimieren Ihres Formulars in der Entwurfsansicht

Sie können den Entwurf des Formulars auch in der Entwurfsansicht optimieren. Sie können neue Steuerelemente und Felder zum Formular hinzufügen, indem Sie diese dem Entwurfsbereich hinzufügen. Das Eigenschaftenblatt bietet Ihnen Zugriff auf viele Eigenschaften, die Sie zum Anpassen Ihres Formulars festlegen können.

Zum Wechseln in die Entwurfsansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular und dann auf Entwurfsansicht.

Access zeigt das Formular in der Entwurfsansicht an.