Automatisches Erstellen eines Organigramms aus Mitarbeiterdaten

Automatisches Generieren eines Diagramms aus einer vorhandenen Datenquelle

Wenn Sie auswählen, ein Diagramm aus der Vorlage zu erstellen, wird der Organigramm-Assistent gestartet. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten Informationen aus, die bereits in einer Datei oder Datenbank gespeichert sind, und befolgen Sie dann die Anweisungen im Assistenten.

Erstellen eines Organigramms aus einer neuen Datendatei

Wenn Sie Ihre Daten nicht bereits in einem anderen Programm vorliegen haben, diese aber gerne hätten, öffnet Visio Excel oder einen Text-Editor mit Beispieldaten in einem guten Beispielformat. Ersetzen Sie die Beispieldaten durch Ihre echten Daten, und stellen Sie den Assistenten fertig, um das Organigramm zu generieren.

1. Um den Organigramm-Assistenten zu starten, wählen Sie Datei > Neu und dann die Kategorie Organigramm und dann Erstellen aus.

   Wählen Sie in Visio 2016 Datei > Neues > Business > Organigramm und dann Erstellen aus.

2. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten Informationen aus, die ich mithilfe des Assistenten ein gebe, und wählen Sie dann Weiter aus.

3. Wählen Sie Excel oder Text mit Trennzeichen aus, geben Sie einen Namen für die neue Datei ein, und wählen Sie dann Weiter aus.
   Wenn Sie Excel auswählen, wird ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt mit Beispieltext geöffnet. Wenn Sie Durch Trennzeichen getrennter Text auswählen, wird eine Editor-Datei mit Beispieltext geöffnet.

4. Wenn entweder Excel oder Notepad geöffnet wird, verwenden Sie den Beispieltext als Beispiel dafür, welcher Informationstyp eingefügt werden soll, und überschreiben die vorhandenen Angaben mit Ihren Informationen. Die Spalten für Mitarbeitername und Vorgesetzten sind erforderlich, doch Sie können auch noch andere Spalten hinzufügen oder löschen.

5. Beenden Sie Excel bzw. Editor, und schließen Sie dann den Assistenten ab.

Ändern von Layout und Shapes sowie Einfügen von Bildern

Bei den Organigramm-Vorlagen wird dem Menüband eine Registerkarte Organigramm hinzugefügt. Mithilfe der auf dieser Registerkarte vorhandenen Tools können Sie umfassende Änderungen am Erscheinungsbild des Diagramms vornehmen.

Die Gruppen Layout und Anordnen enthalten Tools zum Ändern des Layouts und der Hierarchie der Shapes.

Über den Shapes-Katalog können Sie die Art der im Diagramm verwendeten Shapes auswählen. Mithilfe der Tools in der Gruppe Grafik können Sie ein Bild in das ausgewählte Shape einfügen, die Platzhaltergrafik löschen und das Bild ändern, nachdem es in ein Shape eingefügt wurde. Wenn Sie nicht allen Shapes mithilfe des Assistenten Bilder hinzugefügt haben, können Sie dies jetzt nachholen. Wählen Sie auf der Registerkarte Organigramm die Option Einfügen > Mehrere Bilder aus. Die Bilder müssen sich alle in einem einzelnen Ordner befinden und jeweils einen Dateinamen im Format "Mitarbeitername.Dateityp" haben, beispielsweise Jonathan Haas.jpg (der Name muss mit dem Namen in der Datenquelle exakt übereinstimmen).

Die Gruppe Organisationsdaten enthält Tools zum Importieren von Daten aus einer externen Quelle mithilfe des Assistenten, zum Exportieren von Organisationsdaten in Excel oder in eine Textdatei und zum Vergleichen der Daten im Diagramm mit einer externen Datenquelle.

Anzeigen von Teams mithilfe des Teamrahmens oder gepunkteter Linien

Nach der Erstellung eines Organigramms können Sie die Informationen so anordnen, dass sie virtuelle Teambeziehungen darstellen. Platzieren Sie verwandte Shapes näher beieinander, und fügen Sie dann Verbinder mit gepunkteten Linien hinzu, um untergeordnete Vorgesetztenstrukturen darzustellen. Sie können ein virtuelles Team auch mit einem Shape Teamrahmen hervorheben. Ziehen Sie das Shape "Teamrahmen" aus dem Fenster "Shapes" auf die Zeichnung, und verwenden Sie dann die Ziehpunkte zur Größenänderung an den Seiten, um die einzelnen Personen zu dem virtuellen Team hinzuzufügen.

Aktualisieren eines Organigramms, das eine externe Datenquelle verwendet.

Wenn sich die Struktur der Organisation ändert, können Sie die Diagrammdaten oder das Organigramm manuell aktualisieren.

• Wählen Sie Daten > Externe Daten > Alle aktualisieren aus.

Wenn die neuen Daten nicht exakt den Daten entsprechen, auf denen das Diagramm basiert, müssen Sie einige Personen ggf. manuell verschieben.

Wenn Sie über ein neues Diagramm verfügen, können Sie es in Visio mit dem älteren Diagramm vergleichen, damit die Änderungen angezeigt werden.

1. Öffnen Sie entweder die neue Version oder die ältere Version des Organigramms.

2. Wählen Sie Organigramm > Organisationsdaten > Vergleichen aus. Suchen Sie im Feld Unternehmensdaten vergleichen die Version, mit der der Vergleich erfolgen soll.

3. Wählen Sie unter Typ vergleichen die Situation aus, und zwar abhängig davon, welche Version Sie geöffnet haben.

4. Wählen Sie unter Berichtstyp die gewünschten Optionen aus.

5. Wählen Sie OK aus.

Wenn das Organigramm auf diese Weise nicht Ihren Vorstellungen entsprechend aktualisiert werden kann, müssen Sie es ggf. neu erstellen.

Weitere Tipps gefällig?

Suchen von Visio-Beispielvorlagen und -Diagrammen für Organigramme

Siehe auch

Erstellen eines Organigramms in der Visio-Web-App