Verwenden von Microsoft Query zum Abrufen externer Daten

Mithilfe von Microsoft Query können Sie eine Verbindung mit externen Datenquellen herstellen, Daten aus diesen externen Quellen auswählen, diese Daten in Ihr Arbeitsblatt importieren und die Daten nach Bedarf aktualisieren, um ihre Arbeitsblattdaten mit den Daten in den externen Quellen zu synchronisieren.

Typen von Datenbanken, auf die Sie zugreifen können     Sie können Daten aus verschiedenen Arten von Datenbanken abrufen, einschließlich Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server und Microsoft SQL Server OLAP Services. Sie können auch Daten aus Excel-Arbeitsmappen und Textdateien abrufen.

Microsoft Office bietet Treiber, mit denen Sie Daten aus den folgenden Datenquellen abrufen können:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-Anbieter )

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Paradox

• Textdateidatenbanken

Sie können auch ODBC-Treiber oder Datenquellentreiber von anderen Herstellern verwenden, um Informationen aus Datenquellen abzurufen, die hier nicht aufgeführt sind, einschließlich anderer Typen von OLAP-Datenbanken. Informationen zum Installieren eines ODBC-Treibers oder Datenquellentreibers, der hier nicht aufgeführt ist, finden Sie in der Dokumentation für die Datenbank, oder wenden Sie sich an Ihren Datenbankhersteller.

Auswählen von Daten aus einer Datenbank     Sie rufen Daten aus einer Datenbank ab, indem Sie eine Abfrage erstellen. Dies ist eine Frage, die Sie zu in einer externen Datenbank gespeicherten Daten stellen. Wenn Ihre Daten beispielsweise in einer Access-Datenbank gespeichert sind, möchten Sie möglicherweise die Umsatzzahlen für ein bestimmtes Produkt nach Region kennen. Sie können einen Teil der Daten abrufen, indem Sie nur die Daten für das Produkt und die Region auswählen, die Sie analysieren möchten.

Mit Microsoft Query können Sie die gewünschten Datenspalten auswählen und nur diese Daten in Excel importieren.

Aktualisieren des Arbeitsblatts in einem Vorgang     Sobald externe Daten in einer Excel-Arbeitsmappe vorhanden sind, können Sie bei jeder Änderung Ihrer Datenbank die Daten Aktualisieren, um Ihre Analyse zu aktualisieren, ohne Ihre Zusammenfassungsberichte und Diagramme neu erstellen zu müssen. Sie können beispielsweise eine monatliche Umsatzzusammenfassung erstellen und diese jeden Monat aktualisieren, wenn die neuen Verkaufszahlen eingehen.

Verwendung von Datenquellen durch Microsoft Query     Nachdem Sie eine Datenquelle für eine bestimmte Datenbank eingerichtet haben, können Sie sie immer dann verwenden, wenn Sie eine Abfrage erstellen möchten, um Daten aus dieser Datenbank auszuwählen und abzurufen, ohne alle Verbindungsinformationen erneut einzugeben. Microsoft Query verwendet die Datenquelle, um eine Verbindung mit der externen Datenbank herzustellen und Ihnen zu zeigen, welche Daten verfügbar sind. Nachdem Sie Ihre Abfrage erstellt und die Daten an Excel zurückgegeben haben, stellt Microsoft Query der Excel-Arbeitsmappe sowohl die Abfrage- als auch die Datenquelleninformationen bereit, damit Sie die Verbindung mit der Datenbank wiederherstellen können, wenn Sie die Daten aktualisieren möchten.

Verwenden von Microsoft Query zum Importieren von Daten     Führen Sie zum Importieren externer Daten in Excel mit Microsoft Query diese grundlegenden Schritte aus, die jeweils in den folgenden Abschnitten ausführlicher beschrieben werden.

Was ist eine Datenquelle?     Eine Datenquelle ist ein gespeicherter Satz von Informationen, mit denen Excel und Microsoft Query eine Verbindung mit einer externen Datenbank herstellen können. Wenn Sie Microsoft Query zum Einrichten einer Datenquelle verwenden, geben Sie der Datenquelle einen Namen und dann den Namen und den Speicherort der Datenbank oder des Servers, den Typ der Datenbank sowie Ihre Anmelde- und Kennwortinformationen an. Die Informationen enthalten auch den Namen eines OBDC-Treibers oder eines Datenquellentreibers, bei dem es sich um ein Programm handelt, das Verbindungen mit einem bestimmten Datenbanktyp herstellt.

So richten Sie eine Datenquelle mithilfe von Microsoft Query ein:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query.

   Hinweis: Excel 365 hat Microsoft Query in die Menügruppe Legacy-Assistenten verschoben.  Dieses Menü wird standardmäßig nicht angezeigt.  Um dies zu aktivieren, wechseln Sie im Abschnitt Assistenten zum Importieren von Legacydaten zu Datei, Optionen, Daten und aktivieren.

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Um eine Datenquelle für eine Datenbank, Textdatei oder Excel-Arbeitsmappe anzugeben, klicken Sie auf die Registerkarte Datenbanken .

   • Um eine OLAP-Cube-Datenquelle anzugeben, klicken Sie auf die Registerkarte OLAP-Cubes . Diese Registerkarte ist nur verfügbar, wenn Sie Microsoft Query aus Excel ausgeführt haben.

3. Doppelklicken Sie auf<Neue Datenquelle>.

   – oder –

   Klicken Sie auf<Neue Datenquelle>, und klicken Sie dann auf OK.

   Das Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen wird angezeigt.

4. Geben Sie in Schritt 1 einen Namen ein, um die Datenquelle zu identifizieren.

5. Klicken Sie in Schritt 2 auf einen Treiber für den Datenbanktyp, den Sie als Datenquelle verwenden.

   Hinweise: 

   • Wenn die externe Datenbank, auf die Sie zugreifen möchten, von den MIT Microsoft Query installierten ODBC-Treibern nicht unterstützt wird, müssen Sie einen Microsoft Office-kompatiblen ODBC-Treiber von einem Drittanbieter wie dem Hersteller der Datenbank beziehen und installieren. Wenden Sie sich an den Datenbankhersteller, um Installationsanweisungen zu erhalten.

   • FÜR OLAP-Datenbanken sind keine ODBC-Treiber erforderlich. Wenn Sie Microsoft Query installieren, werden Treiber für Datenbanken installiert, die mit Microsoft SQL Server Analysis Services erstellt wurden. Um eine Verbindung mit anderen OLAP-Datenbanken herzustellen, müssen Sie einen Datenquellentreiber und Clientsoftware installieren.

6. Klicken Sie auf Verbinden, und geben Sie dann die Informationen an, die zum Herstellen einer Verbindung mit Ihrer Datenquelle erforderlich sind. Bei Datenbanken, Excel-Arbeitsmappen und Textdateien hängen die von Ihnen bereitgestellten Informationen vom Typ der ausgewählten Datenquelle ab. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, einen Anmeldenamen, ein Kennwort, die Version der verwendeten Datenbank, den Datenbankspeicherort oder andere informationen anzugeben, die für den Datenbanktyp spezifisch sind.

   Wichtig: 

   • Verwenden Sie sichere Kennwörter, bei denen Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombiniert sind. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens acht Zeichen umfassen. Ein Pass-Ausdruck mit mindestens 14 Zeichen ist besser geeignet.

   • Es ist wichtig, dass Sie sich das jeweilige Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es nicht von Microsoft abgerufen werden. Bewahren Sie die notierten Kennwörter an einem sicheren Ort auf, damit sie nicht mit den zu schützenden Informationen in Verbindung gebracht werden können.

7. Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf OK oder Fertig stellen , um zum Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen zurückzukehren.

8. Wenn Ihre Datenbank Tabellen enthält und eine bestimmte Tabelle im Abfrage-Assistenten automatisch angezeigt werden soll, klicken Sie auf das Feld für Schritt 4, und klicken Sie dann auf die gewünschte Tabelle.

9. Wenn Sie ihren Anmeldenamen und ihr Kennwort nicht eingeben möchten, wenn Sie die Datenquelle verwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Benutzer-ID und das Kennwort in der Datenquellendefinition speichern . Das gespeicherte Kennwort ist nicht verschlüsselt. Wenn das Kontrollkästchen nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an Ihren Datenbankadministrator, um zu ermitteln, ob diese Option verfügbar gemacht werden kann.

   Sicherheitshinweis: Vermeiden Sie das Speichern von Anmeldeinformationen beim Herstellen einer Verbindung mit Datenquellen. Diese Informationen können als Nur-Text gespeichert werden, und ein böswilliger Benutzer kann auf die Informationen zugreifen, um die Sicherheit der Datenquelle zu gefährden.

Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, wird der Name Ihrer Datenquelle im Dialogfeld Datenquelle auswählen angezeigt.

Verwenden des Abfrage-Assistenten für die meisten Abfragen     Der Abfrage-Assistent erleichtert das Auswählen und Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Tabellen und Feldern in Ihrer Datenbank. Mithilfe des Abfrage-Assistenten können Sie die Tabellen und Felder auswählen, die Sie einschließen möchten. Ein innerer Join (ein Abfragevorgang, der angibt, dass Zeilen aus zwei Tabellen basierend auf identischen Feldwerten kombiniert werden) wird automatisch erstellt, wenn der Assistent ein Primärschlüsselfeld in einer Tabelle und ein Feld mit demselben Namen in einer zweiten Tabelle erkennt.

Sie können den Assistenten auch verwenden, um das Resultset zu sortieren und eine einfache Filterung durchzuführen. Im letzten Schritt des Assistenten können Sie die Daten an Excel zurückgeben oder die Abfrage in Microsoft Query weiter verfeinern. Nachdem Sie die Abfrage erstellt haben, können Sie sie entweder in Excel oder in Microsoft Query ausführen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Abfrage-Assistenten zu starten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query.

2. Stellen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen sicher, dass das Kontrollkästchen Abfrage-Assistent zum Erstellen/Bearbeiten von Abfragen verwenden aktiviert ist.

3. Doppelklicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten.

   – oder –

   Klicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Direktes Arbeiten in Microsoft Query für andere Arten von Abfragen     Wenn Sie eine komplexere Abfrage erstellen möchten, als der Abfrage-Assistent zulässt, können Sie direkt in Microsoft Query arbeiten. Sie können Microsoft Query verwenden, um Abfragen anzuzeigen und zu ändern, die Sie im Abfrage-Assistenten erstellen, oder Sie können neue Abfragen erstellen, ohne den Assistenten zu verwenden. Arbeiten Sie direkt in Microsoft Query, wenn Sie Abfragen erstellen möchten, die die folgenden Aktionen ausführen:

• Auswählen bestimmter Daten aus einem Feld     In einer großen Datenbank möchten Sie möglicherweise einige der Daten in einem Feld auswählen und daten weglassen, die Sie nicht benötigen. Wenn Sie z. B. Daten für zwei der Produkte in einem Feld benötigen, das Informationen für viele Produkte enthält, können Sie Kriterien verwenden, um nur Daten für die beiden gewünschten Produkte auszuwählen.

• Abrufen von Daten basierend auf unterschiedlichen Kriterien bei jeder Ausführung der Abfrage     Wenn Sie denselben Excel-Bericht oder dieselbe Excel-Zusammenfassung für mehrere Bereiche in den gleichen externen Daten erstellen müssen , z. B. einen separaten Umsatzbericht für jede Region, können Sie eine Parameterabfrage erstellen. Wenn Sie eine Parameterabfrage ausführen, werden Sie zur Eingabe eines Werts aufgefordert, der als Kriterium verwendet werden soll, wenn die Abfrage Datensätze auswählt. Beispielsweise kann eine Parameterabfrage Sie dazu auffordern, eine bestimmte Region einzugeben, und Sie können diese Abfrage wiederverwenden, um jeden Ihrer regionalen Verkaufsberichte zu erstellen.

• Verbinden von Daten auf unterschiedliche Weise     Die inneren Joins, die der Abfrage-Assistent erstellt, sind der häufigste Jointyp, der beim Erstellen von Abfragen verwendet wird. Manchmal möchten Sie jedoch einen anderen Jointyp verwenden. Wenn Sie beispielsweise über eine Tabelle mit Produktverkaufsinformationen und eine Tabelle mit Kundeninformationen verfügen, verhindert ein innerer Join (der vom Abfrage-Assistenten erstellte Typ) den Abruf von Kundendatensätzen für Kunden, die keinen Kauf getätigt haben. Mithilfe von Microsoft Query können Sie diese Tabellen verknüpfen, sodass alle Kundendatensätze zusammen mit Verkaufsdaten für die Kunden abgerufen werden, die Einkäufe getätigt haben.

Führen Sie zum Starten von Microsoft Query die folgenden Schritte aus.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query.

2. Stellen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen sicher, dass das Kontrollkästchen Abfrage-Assistent zum Erstellen/Bearbeiten von Abfragen verwenden deaktiviert ist.

3. Doppelklicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten.

   – oder –

   Klicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Wiederverwendung und Freigabe von Abfragen     Sowohl im Abfrage-Assistenten als auch in Microsoft Query können Sie Ihre Abfragen als DQY-Datei speichern, die Sie ändern, wiederverwenden und freigeben können. Excel kann DQY-Dateien direkt öffnen, sodass Sie oder andere Benutzer zusätzliche externe Datenbereiche aus derselben Abfrage erstellen können.

So öffnen Sie eine gespeicherte Abfrage aus Excel:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query. Das Dialogfeld Datenquelle auswählen wird angezeigt.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf die Registerkarte Abfragen .

3. Doppelklicken Sie auf die gespeicherte Abfrage, die Sie öffnen möchten. Die Abfrage wird in Microsoft Query angezeigt.

Wenn Sie eine gespeicherte Abfrage öffnen möchten und Microsoft Query bereits geöffnet ist, klicken Sie auf das Menü Microsoft Query-Datei und dann auf Öffnen.

Wenn Sie auf eine DQY-Datei doppelklicken, wird Excel geöffnet, führt die Abfrage aus und fügt die Ergebnisse dann in ein neues Arbeitsblatt ein.

Wenn Sie eine Excel-Zusammenfassung oder einen Bericht freigeben möchten, der auf externen Daten basiert, können Sie anderen Benutzern eine Arbeitsmappe mit einem externen Datenbereich bereitstellen, oder Sie können eine Vorlage erstellen. Mit einer Vorlage können Sie die Zusammenfassung oder den Bericht speichern, ohne die externen Daten zu speichern, sodass die Datei kleiner ist. Die externen Daten werden abgerufen, wenn ein Benutzer die Berichtsvorlage öffnet.

Nachdem Sie eine Abfrage entweder im Abfrage-Assistenten oder in Microsoft Query erstellt haben, können Sie die Daten an ein Excel-Arbeitsblatt zurückgeben. Die Daten werden dann zu einem Externer Datenbereich oder einem PivotTable-Bericht, den Sie formatieren und aktualisieren können.

Formatieren abgerufener Daten     In Excel können Sie Tools wie Diagramme oder automatische Teilergebnisse verwenden, um die von Microsoft Query abgerufenen Daten darzustellen und zusammenzufassen. Sie können die Daten formatieren, und Ihre Formatierung wird beibehalten, wenn Sie die externen Daten aktualisieren. Sie können ihre eigenen Spaltenbeschriftungen anstelle der Feldnamen verwenden und Zeilennummern automatisch hinzufügen.

Excel kann neue Daten, die Sie am Ende eines Bereichs eingeben, automatisch so formatieren, dass sie mit den vorherigen Zeilen übereinstimmen. Excel kann auch Formeln, die in den vorherigen Zeilen wiederholt wurden, automatisch kopieren und auf zusätzliche Zeilen erweitern.

Sie können diese Option jederzeit aktivieren (oder wieder deaktivieren):

1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.

2. Wählen Sie im Abschnitt Bearbeitungsoptionen das Kontrollkästchen Datenbereichsformate und Formeln erweitern aus. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die automatische Formatierung des Datenbereichs erneut zu deaktivieren.

<c0>Aktualisieren von externen Daten</c0>.     Wenn Sie externe Daten aktualisieren, führen Sie die Abfrage aus, um alle neuen oder geänderten Daten abzurufen, die Ihren Spezifikationen entsprechen. Sie können eine Abfrage sowohl in Microsoft Query als auch in Excel aktualisieren. Excel bietet mehrere Optionen zum Aktualisieren von Abfragen, darunter das Aktualisieren der Daten bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe und das automatische Aktualisieren der Arbeitsmappe in zeitbedingten Intervallen. Sie können weiterhin in Excel arbeiten, während die Daten aktualisiert werden, und Sie können auch den Status überprüfen, während die Daten aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren einer externen Datenverbindung in Excel.

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