Sicherstellen, dass Ihre Präsentation mit einer Sprachausgabe verwendet werden kann

Einige blinde oder sehbehinderte Menschen verwenden eine Sprachausgabe auf ihrem Computer. Anstatt Text visuell zu lesen und die Grafiken zu sehen, navigieren sie durch den Inhalt, damit er laut vorgelesen oder in Braille präsentiert wird. Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass Ihre Präsentation mit einer Sprachausgabe verwendet werden kann:

1. Überprüfen Sie die Rechtschreibung, damit die Sprachausgabe den gesamten Inhalt richtig aussprechen kann. Die Schaltfläche Rechtschreibung auf der Registerkarte Barrierefreiheit des Menübands führt alle Rechtschreibfehler in der Präsentation mit Ausnahme von Alternativtext und Beschriftungen durch. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechtschreibung auch an diesen Stellen überprüfen.

2. Fügen Sie jeder Folie einen eindeutigen und aussagekräftigen Titel hinzu. Benutzer von Sprachausgabeprogrammen müssen wissen, wo sie sich in der Präsentation befinden. Verwenden Sie die Schaltfläche Folientitel auf der Registerkarte Barrierefreiheit des Menübands:

   • Wenn Sie kein Objekt markiert haben und die Schaltfläche Folientitel auswählen, wird das Titelobjekt ausgewählt und in den Textbearbeitungsmodus gewechselt, sodass Sie bei Bedarf Änderungen am Titel vornehmen können.

   • Wenn kein Titelobjekt verfügbar ist, wird über die Schaltfläche Folientitel ein neues Objekt erstellt und in den Textbearbeitungsmodus gewechselt, sodass Sie den Titel eingeben können. Wenn der Titel während der Präsentation nicht auf der Folie angezeigt werden soll, verschieben Sie einfach das Titelobjekt, sodass es sich außerhalb der Foliengrenzen befindet.

   • Wenn Sie ein weiteres Textfeld oder eine andere Form als Titel verwenden möchten, wählen Sie das Objekt und dann die Schaltfläche Folientitel aus. Sie können dies auch tun, wenn bereits ein Titelobjekt vorhanden ist. Beachten Sie, dass Gruppen und Objekte in einer Gruppe nicht zu einem Titel gemacht werden können.

   • Wählen Sie den Dropdownpfeil neben der Schaltfläche Folientitel aus, um weitere Optionen anzuzeigen.

     Tipp: Wechseln Sie zur Gliederungsansicht, um zu überprüfen, ob die Folie den gewünschten Titel hat. Der Titel wird rechts neben dem Foliensymbol fett formatiert angezeigt.

3. Stellen Sie sicher, dass die Objekte auf der Folie eine logische Lesereihenfolge aufweisen. Andernfalls macht der Inhalt für Benutzer einer Sprachausgabe möglicherweise keinen Sinn. Wählen Sie auf der Registerkarte Barrierefreiheit des Menübands die Schaltfläche Auswahlbereich aus. Wenn die Sprachausgabe diese Folie liest, werden die Objekte in der umgekehrten Reihenfolge gelesen, in der sie im Auswahlbereich aufgelistet sind. Wenn Sie die Lesereihenfolge ändern möchten, ziehen Sie Elemente mit Drag & Drop an die neue Position.

4. Fügen Sie allen grafischen Objekten, einschließlich Bildern, SmartArt, Diagrammen und Gruppen, Alternativtext hinzu. Benutzer von Sprachausgabeprogrammen verlassen sich auf Alternativtext, um den Inhalt zu verstehen, da sie ihn nicht sehen können. So fügen Sie Alternativtext hinzu:

   1. Wählen Sie auf der Registerkarte Barrierefreiheit des Menübands die Schaltfläche Alternativtext aus.

   2. Geben Sie eine Beschreibung für das Objekt ein. Weitere Informationen finden Sie unter Alles, was Sie wissen müssen, um effektiven Alternativtext zu schreiben.

5. Wenn die Objekte nur für visuelles Interesse und nicht informativ sind, markieren Sie sie als dekorativ, anstatt Alternativtext hinzuzufügen. Beim Lesen der Folie in der Bildschirmpräsentation mit einer Sprachausgabe werden die Objekte übersprungen. Wählen Sie mindestens ein Objekt und dann die Schaltfläche Als Dekorativ markieren aus.

6. Wenn Sie über ein Diagramm oder eine Abbildung verfügen, die aus vielen Objekten besteht, gruppieren Sie die Objekte, und fügen Sie der Gruppe dann Alternativtext hinzu. Wählen Sie die Objekte und dann auf der Registerkarte Barrierefreiheit des Menübands die Schaltfläche Gruppieren aus. Der Benutzer der Sprachausgabe kann den Inhalt viel besser verstehen, wenn eine Beschreibung des Ganzen statt aller einzelnen Elemente bereitgestellt wird. Außerdem geht es schneller, das Ganze zu beschreiben, als jedes einzelne Element.

7. Geben Sie für Tabellen Spaltenüberschrifteninformationen an, um das Lesen mit einer Sprachausgabe zu erleichtern. Wählen Sie Kopfzeile einfügen aus, um eine neue Zeile am Anfang einzufügen und sie zur Kopfzeile zu machen. Wenn Sie nur die erste Zeile in die Kopfzeile einfügen möchten, wählen Sie das Element Kopfzeile in der Dropdownliste neben der Schaltfläche Kopfzeile einfügen aus. Die Dropdownliste enthält auch die Befehle Kopfzeile einfügen und Kopfzeilenspalte einfügen. Verwenden Sie außerdem eine einfache Struktur ohne verbundene oder geteilte Zellen. Möglicherweise müssen Sie Zellen verbinden oder Zellen teilen verwenden, wie unter Verbinden, Teilen oder Löschen von Tabellenzellen beschrieben, um die Tabelle wieder in eine einfache Struktur zu bringen. 

8. Fügen Sie aussagekräftigen Linktext hinzu. Menschen, die eine Sprachausgabe verwenden, durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Anstatt beispielsweise mit dem Text Select here zu verknüpfen, fügen Sie den vollständigen Titel der Zielseite ein. Sie können sogar die URL der Seite verwenden, wenn diese kurz und beschreibend ist, z. B. www.microsoft.com. Wählen Sie den Link und dann auf der Registerkarte Barrierefreiheit des Menübands die Schaltfläche Text verknüpfen aus, um den Linktext festzulegen.