In diesem Thema finden Sie schritt-für-Schritt-Anweisungen, wie Sie Ihre E-Mail-Nachrichten barrierefrei machen und Ihre Inhalte für alle Benutzer, einschließlich Menschen mit Behinderungen, freigeben.
Sie erfahren beispielsweise, wie Sie mit der Barrierefreiheitsprüfung arbeiten, um Barrierefreiheitsprobleme zu beheben, während Sie Ihre E-Mail-Nachricht schreiben. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Alternativtexte zu Bildern hinzufügen, sodass Personen, die Sprachausgaben verwenden, in der Lage sind, sich anzuhören, worum es in dem Bild geht. Sie können auch lesen, wie Sie Schriftarten, Farben und Stile verwenden, um die Inklusivität Ihrer E-Mail-Nachrichten vor dem Senden zu maximieren.
Inhalt
Überprüfen der Barrierefreiheit während der Arbeit in Outlook
Die Barrierefreiheitsprüfung ist ein Tool, das Ihre Inhalte überprüft und Barrierefreiheitsprobleme erkennt, auf die sie stoßen. Es wird erläutert, warum jedes Problem ein potenzielles Problem für jemanden mit einer Behinderung sein kann. Die Barrierefreiheitsprüfung schlägt auch vor, wie Sie die auftretenden Probleme beheben können.
In Outlook wird die Barrierefreiheitsprüfung automatisch im Hintergrund ausgeführt, wenn Sie eine E-Mail verfassen. Wenn die Barrierefreiheitsprüfung Probleme mit der Barrierefreiheit erkennt, bietet eine E-Mail-Info einen praktischen Anstoß, um die Probleme vor dem Senden Ihrer E-Mail zu überprüfen und zu beheben.
In Outlook können Sie definieren, wie die Barrierefreiheitsbenachrichtigungen und die Barrierefreiheitsprüfung funktionieren. Wählen Sie Datei > Optionen > Barrierefreiheit aus, und wählen Sie aus, ob Barrierefreiheitsbenachrichtigungen über eine E-Mail-Info angezeigt werden sollen, während Sie arbeiten, in bestimmten Szenarien oder nur, wenn Sie die Barrierefreiheitsprüfung manuell starten.
Die Standardoption besteht darin, Benachrichtigungen über Barrierefreiheit in bestimmten Szenarien anzuzeigen. Wenn Probleme mit der Barrierefreiheit erkannt werden, wird eine E-Mail-Info angezeigt, die Sie beim Überprüfen von Vorschlägen und beheben des Problems unterstützt.
Die folgenden Optionen sind verfügbar:
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Anzeigen von Barrierefreiheitswarnungen während meiner Arbeit
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Anzeigen von Barrierefreiheitswarnungen, wenn:
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Mindestens ein Empfänger barrierefreie Inhalte bevorzugt.
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Verwenden eines dunklen Hintergrunds zum Verfassen einer Nachricht. Wenn Sie ein schwarzes Design mit aktiviertem dunklen Modus erstellen (dies ist die Standardeinstellung für dieses Design), wird die Barrierefreiheitsprüfung ausgeführt, die jedoch nur Benachrichtigungen anzeigt, wenn der Textkontrast nicht ausreicht. Alle anderen Probleme werden weiterhin im Bereich Barrierefreiheit angezeigt, führen aber nicht dazu, dass die E-Mail-Info angezeigt wird.
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Verfassen einer Nachricht an eine große Zielgruppe
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Mindestens ein Empfänger befindet sich außerhalb meiner Organisation
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Verfassen einer Nachricht mit hoher Wichtigkeit
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Anzeigen von Barrierefreiheitswarnungen nur beim Öffnen der Barrierefreiheitsprüfung
Um die Barrierefreiheitsprüfung manuell zu starten, wählen Sie Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen aus. Der Bereich Barrierefreiheit wird geöffnet, und Sie können jetzt Probleme mit der Barrierefreiheit überprüfen und beheben. Weitere Informationen finden Sie unter Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung.
Vermeiden der Verwendung von Tabellen
Im Allgemeinen sollten Sie nach Möglichkeit Tabellen vermeiden und die Daten auf andere Weise darstellen, z. B. Absätze mit Überschriften und Bannern. Tabellen mit fester Breite können sich für Personen, die die Bildschirmlupe verwenden, als schwierig zu lesen erweisen, da solche Tabellen den Inhalt auf eine bestimmte Größe erzwingen. Dies macht die Schriftart sehr klein, was Benutzer der Bildschirmlupe zwingt, horizontal zu scrollen, insbesondere auf mobilen Geräten.
Wenn Sie Tabellen verwenden müssen, verwenden Sie die folgenden Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Tabelle so zugänglich wie möglich ist:
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Vermeiden Sie Tabellen mit fester Breite.
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Stellen Sie sicher, dass die Tabellen auf allen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, ordnungsgemäß gerendert werden.
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Wenn Sie Links in Ihrer Tabelle haben, bearbeiten Sie die Linktexte so, dass sie sinnvoll sind und nicht den Mittleren Satz unterbrechen.
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Stellen Sie sicher, dass die E-Mail mit der Bildschirmlupe leicht gelesen werden kann. Senden Sie den E-Mail-Entwurf an sich selbst, und zeigen Sie ihn auf einem mobilen Gerät an, um sicherzustellen, dass die Benutzer die E-Mail nicht horizontal auf einem Telefon scrollen müssen.
Verwenden von Tabellenüberschriften
Bildschirmsprachausgaben verfolgen ihre Position in einer Tabelle durch Zählen der Tabellenzellen. Wenn eine Tabelle in einer anderen Tabelle verschachtelt oder eine Zelle zusammengeführt oder geteilt ist, ermittelt die Sprachausgabe eine falsche Anzahl und kann nach diesem Punkt keine hilfreichen Informationen mehr zur Tabelle bereitstellen. Leere Zellen in einer Tabelle können auch dazu führen, dass ein Benutzer, der eine Bildschirmsprachausgabe verwendet, annimmt, dass keine weiteren Inhalte in der Tabelle vorhanden sind. Verwenden Sie eine einfache Tabellenstruktur nur für Daten, und geben Sie Spaltenkopfinformationen an. Bildschirmsprachausgaben verwenden Kopfzeileninformationen außerdem zum Erkennen von Zeilen und Spalten.
Um sicherzustellen, dass Tabellen keine geteilten Zellen, zusammengeführten Zellen oder geschachtelten Tabellen enthalten, verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung.
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Platzieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in einer Tabelle.
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Aktivieren Sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf in der Gruppe Tabellenformatoptionen das Kontrollkästchen Kopfzeile .
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Geben Sie Die Spaltenüberschriften ein.
Verwenden integrierter Überschriften und Formatvorlagen
Überschriften sollen sowohl visuell als auch mit Hilfstechnologie gescannt werden. Im Idealfall erläutern Überschriften, worum es in einem E-Mail-Abschnitt geht. Verwenden Sie die integrierten Überschriftenstile, und erstellen Sie beschreibende Überschriftentexte, damit Benutzer der Sprachausgabe die Struktur der Nachricht leichter bestimmen und in den Überschriften navigieren können.
Ordnen Sie Überschriften in der vorgegebenen logischen Reihenfolge an. Verwenden Sie beispielsweise Überschrift 1 und dann Überschrift 2. Organisieren Sie die Informationen in Ihren E-Mails in kleinen Blöcken. Im Idealfall umfasst jede Überschrift nur ein paar Absätze.
Eine schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung der Überschriften und Formatvorlagen finden Sie unter Formatieren von E-Mail-Nachrichten mit Formatvorlagen.
Erstellen von Absatzbannern
Zusätzlich zur Verwendung von Überschriften zum Organisieren des Inhalts in Ihrer E-Mail-Nachricht können Sie auch Absatzbanner erstellen. In einem Absatzbanner erstreckt sich der Hintergrundfarbblock über die Breite der E-Mail-Nachricht und hebt den Text im Banner hervor. Dies ist eine hervorragende Alternative zu Tabellen zum Organisieren und Trennen von Inhalten.
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Wählen Sie Ihren Bannertext aus.
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Wählen Sie die Registerkarte Text formatieren aus.
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Wählen Sie in der Gruppe Absatz
Hinzufügen von Alternativtext zu visuellen Objekten
Alternativtext hilft Personen, die den Bildschirm nicht sehen können, zu verstehen, was in Bildern, Formen, SmartArt-Grafiken, Diagrammen und anderen Visuals wichtig ist. Beschreiben Sie im Alternativtext kurz das Bild und Erwähnung dessen Absicht. Sprachausgaben lesen den Text vor, um das Bild für Benutzer zu beschreiben, die das Bild nicht sehen können.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen von Alternativtext finden Sie unter Hinzufügen von Alternativtext zu einer Form, einem Bild, einem Diagramm, einer SmartArt-Grafik oder einem anderen Objekt.
Weitere Informationen zum Schreiben von Alternativtext finden Sie unter Alles, was Sie wissen müssen, um effektiven Alternativtext zu schreiben. Visuelle Inhalte umfassen Bilder, SmartArt-Grafiken, Shapes, Gruppen, Charts, eingebettete Objekte, Freihand und Videos.
Verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung, um fehlenden Alternativtext zu finden.
Hinweise:
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Schließen Sie für Audio- und Videoinhalte zusätzlich zu Alternativtext Untertitel für Gehörlose oder Schwerhörige ein.
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Vermeiden Sie die Verwendung von Text in Bildern als alleinige Methode zur Vermittlung wichtiger Informationen. Wenn Sie ein Bild mit darin enthaltenem Text verwenden müssen, wiederholen Sie diesen Text in der E-Mail-Nachricht.
Hinzufügen von barrierefreiem Linktext und QuickInfos
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Vermeiden Sie beispielsweise die Verwendung von Linktexten wie "Click here", "See this page", "Go here" oder "Learn more". Fügen Sie stattdessen den vollständigen Titel der Zielseite ein. Sie können auch QuickInfos hinzufügen, die angezeigt werden, wenn der Cursor über Text oder Bilder bewegt wird, die einen Link enthalten.
Tipp: Falls der Titel auf der Zielseite des Links eine genaue Zusammenfassung des Inhalts dieser Seite gibt, verwenden Sie diesen als Linktext. Dieser Linktext entspricht z. B. dem Titel auf der Zielseite: Erstellen Sie mehr mit Microsoft-Vorlagen.
Eine schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Links und QuickInfos finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten eines Links.
Verwenden von barrierefreiem Schriftformat und -farbe
Eine barrierefreie Schriftart schließt die Lesegeschwindigkeit von Personen, die eine E-Mail-Nachricht lesen, nicht aus oder verlangsamt diese, einschließlich Personen mit Sehbehinderung oder Lesebehinderung oder Blinden. Die richtige Schriftart verbessert die Lesbarkeit und Lesbarkeit der E-Mail-Nachrichten.
Anweisungen zum Ändern der Standardschriftart finden Sie unter Ändern oder Festlegen der Standardschriftart in Outlook.
Verwenden eines barrierefreien Schriftformats
Um die Leselast zu reduzieren, wählen Sie bekannte serifenlose Schriftarten wie Arial oder Calibri aus. Vermeiden Sie die ausschließliche Verwendung von Großbuchstaben und übermäßig viele Kursivformatierungen oder Unterstreichungen.
Eine Person mit einer Sehbehinderung verfehlt möglicherweise die Bedeutung, die durch bestimmte Farben vermittelt wird. Fügen Sie beispielsweise eine Unterstreichung zu farbcodiertem Linktext hinzu, damit farbenblinde Personen erkennen können, dass es sich um einen Linktext handelt, auch wenn sie die Farbe nicht sehen können. Im Fall von Überschriften können Sie eine Fettformatierung oder eine größere Schriftart verwenden.
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Markieren Sie den Text.
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Wählen Sie die Registerkarte Text formatieren aus.
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Wählen Sie in der Gruppe Schriftart, die Optionen für Schriftart, Schriftgrad, Schriftschnitt und Schriftfarbe bietet, die gewünschten Formatierungsoptionen aus.
Verwenden einer barrierefreien Schriftfarbe
Der Text in Ihrer E-Mail sollte in einem Modus mit hohem Kontrast lesbar sein. Verwenden Sie beispielsweise helle Farben oder Farbschemas mit hohem Kontrast von gegenüberliegenden Enden des Farbspektrums. Weiße und schwarze Farbschemas erleichtern es farbenblinden Personen, zwischen Text und Formen zu unterscheiden.
Um sicherzustellen, dass Text in einem Modus mit hohem Kontrast gut angezeigt wird, verwenden Sie die Einstellung Automatisch für Schriftfarben. Um einen unzureichenden Farbkontrast zu finden, verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung.
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Markieren Sie den Text.
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Wählen Sie Nachricht aus.
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Wählen Sie in der Gruppe Schriftart die Option
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Wählen Sie Automatisch aus.
Erstellen barrierefreier Listen
Damit Sprachausgaben Ihre E-Mails einfacher lesen können, organisieren Sie die Informationen in Ihrer E-Mail in kleinen Blöcken, z. B. aufzählungen oder nummerierten Listen.
Eine schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Listen finden Sie unter Hinzufügen einer nummerierten liste oder einer Aufzählung zu einer Nachricht.
Anpassen des Leerraums zwischen Sätzen und Absätzen
Personen mit Dyslexie beschreiben ihre Wahrnehmung von Text dahingehend, dass der Text auf einer Seite "verschwimmt" und eine Textzeile mit der darunter liegenden Zeile zusammengestaucht erscheint. Sie sehen häufig ineinander übergehenden oder verzerrten Text. Um die Leselast zu reduzieren, können Sie den Leerraum zwischen Sätzen und Absätzen erhöhen.
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Markieren Sie den Text.
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Wählen Sie die Registerkarte Text formatieren aus.
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Wählen Sie in der Gruppe Absatz in der unteren rechten Ecke der Gruppe die Startschaltfläche des Dialogfelds aus, um die Gruppe zu erweitern. Das Dialogfeld Absatz wird geöffnet und zeigt die Registerkarte Einzüge und Abstände an.
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Wählen Sie unter Abstand die gewünschten Abstandsoptionen und dann OK aus.
Anfordern barrierefreier E-Mails
Lassen Sie Personen, die Ihnen eine E-Mail senden, wissen, dass Sie barrierefreie Inhalte bevorzugen.
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Um zu Ihren Kontodetails im Web zu wechseln , wählen Sie in Outlook datei > Info aus, und klicken Sie dann unter Kontoeinstellungen auf den Link unter Auf dieses Konto im Web zugreifen. Outlook im Web wird in Ihrem Browser geöffnet.
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Wählen Sie Outlook im Web, um zu Einstellungen für Barrierefreiheit zu wechseln,
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Aktivieren Sie zum Anfordern von barrierefreien Inhalten das Kontrollkästchen Absender bitten, barrierefreie Inhalte zu senden. Schließen Sie dann das Fenster Einstellungen .
Testen der Barrierefreiheit mit Plastischer Reader
Versuchen Sie, die E-Mail mit Plastischer Reader zu lesen, um zu überprüfen, wie sie sich anhört.
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Wählen Sie in Ihrer E-Mail-Nachricht > Plastischer Reader aus.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Plastischer Readerdie Option Laut vorlesen aus.
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Um Plastischer Reader zu beenden, wählen Sie Plastischer Reader schließen aus.
Siehe auch
Video: Verbessern der Barrierefreiheit bei E-Mails
Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung
Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung
Gestalten barrierefreier Word-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier Excel-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier PowerPoint-Präsentationen für Personen mit Behinderungen
Inhalt
Bewährte Methoden, um Outlook E-Mails barrierefrei zu machen
Die folgende Tabelle enthält die wichtigsten bewährten Methoden zum Erstellen einer Outlook für iOS-E-Mail, die für Menschen mit Behinderungen zugänglich ist.
|
Aspekte der Barrierefreiheit |
Gründe für die Behebung |
Behebung |
|---|---|---|
|
Fügen Sie Alternativtext in Visuals ein. |
Durch Alternativtext können Benutzer, die den Bildschirm nicht sehen können, die wichtigen Aussagen von Bildern und anderen visuellen Elementen verstehen. |
|
|
Fügen Sie einen aussagekräftigen Linktext hinzu. |
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. |
|
|
Verwenden sie integrierte Listen. |
Organisieren und strukturieren Sie die Informationen in Ihrer E-Mail in kleinen Einheiten, die leicht zu lesen, zu navigieren und zu durchlaufen sind. |
Hinzufügen von Alternativtext zu Visuals
Alternativtext hilft Personen, die den Bildschirm nicht sehen können, zu verstehen, was in Bildern, Formen, SmartArt-Grafiken, Diagrammen und anderen Visuals wichtig ist. Beschreiben Sie im Alternativtext kurz das Bild und Erwähnung dessen Absicht. Sprachausgaben lesen den Text vor, um das Bild für Benutzer zu beschreiben, die das Bild nicht sehen können.
Vermeiden Sie die Verwendung von Text in Bildern als alleinige Methode zur Vermittlung wichtiger Informationen. Wenn Sie ein Bild mit darin enthaltenem Text verwenden müssen, wiederholen Sie diesen Text in der E-Mail-Nachricht.
Um einen guten Alternativtext zu schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt und den Zweck des Bilds präzise und eindeutig vermitteln. Der Alternativtext sollte nicht länger als ein oder zwei kurze Sätze sein – in den meisten Fällen sind einige mit Bedacht markierte Wörter der Fall. Wiederholen Sie im Alternativtext nicht den die Bilder umgebenden Textinhalt, und vermeiden Sie redundante Begriffe wie "eine Grafik mit" oder "ein Foto von".
Weitere Informationen zum Schreiben von Alternativtext finden Sie unter Alles, was Sie wissen müssen, um effektiven Alternativtext zu schreiben.
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Tippen Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, auf ein Bild, um es auszuwählen und das Kontextmenü zu öffnen.
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Wischen Sie im Kontextmenü nach links, und wählen Sie dann Alternativtext aus.
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Geben Sie den Alternativtext für das Bild ein.
Tipp: Fügen Sie die wichtigsten Informationen in die erste Zeile ein, und seien Sie so kurz wie möglich.
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Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK aus.
Hinzufügen von barrierefreiem Linktext
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Vermeiden Sie beispielsweise die Verwendung von Linktexten wie "Click here", "See this page", "Go here" oder "Learn more". Fügen Sie stattdessen den vollständigen Titel der Zielseite ein.
Tipp: Falls der Titel auf der Zielseite des Links eine genaue Zusammenfassung des Inhalts dieser Seite gibt, verwenden Sie diesen als Linktext. Dieser Linktext entspricht z. B. dem Titel auf der Zielseite: Erstellen Sie mehr mit Microsoft-Vorlagen.
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Wählen Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, den Text aus, in den Sie den Link einfügen möchten.
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Doppeltippen Sie bei Bedarf auf den markierten Text, um das Kontextmenü zu öffnen.
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Wischen Sie im Kontextmenü nach links, und wählen Sie dann Link hinzufügen aus.
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Wenn Sie den Linktext ändern möchten, geben Sie einen neuen Text in das Textfeld ein.
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Geben Sie im Feld Link die Ziel-URL ein, oder fügen Sie sie ein.
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Wählen Sie zum Einfügen des Links
Erstellen barrierefreier Listen
Damit Sprachausgaben Ihre E-Mails leichter lesen können, organisieren Sie die darin enthaltenen Informationen in kleinen Blöcken, z. B. aufzählungen oder nummerierten Listen.
Entwerfen Sie Listen so, dass Sie keinen einfachen Absatz ohne Aufzählungszeichen oder Zahlen zur Mitte einer Liste hinzufügen müssen. Wenn Ihre Liste durch einen einfachen Absatz aufgeschlüsselt ist, können einige Sprachausgaben die Anzahl der Listenelemente falsch ankündigen. Außerdem kann der Benutzer in der Mitte der Liste hören, dass er die Liste verlässt.
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Platzieren Sie in der E-Mail-Nachricht, die Sie verfassen, den Cursor an der Stelle, an der Sie eine Liste erstellen möchten.
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Wählen Sie auf der Symbolleiste über der Bildschirmtastatur
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Wählen Sie im Textformatierungsmenü
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Geben Sie den Text des Listenelements ein, und wählen Sie dann Die Rückgabe aus. Ein neues Listenelement wird hinzugefügt. Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes Listenelement, das Sie hinzufügen möchten.
Siehe auch
Gestalten barrierefreier Word-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier Excel-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier PowerPoint-Präsentationen für Personen mit Behinderungen
Machen Sie Ihre OneNote-Notizbücher für Menschen mit Behinderungen zugänglich
Inhalt
Bewährte Methoden, um Outlook E-Mails barrierefrei zu machen
Die folgende Tabelle enthält die wichtigsten bewährten Methoden zum Erstellen einer Outlook für Android E-Mail, die für Menschen mit Behinderungen zugänglich ist.
|
Aspekte der Barrierefreiheit |
Gründe für die Behebung |
Behebung |
|---|---|---|
|
Fügen Sie Alternativtext in Visuals ein. |
Durch Alternativtext können Benutzer, die den Bildschirm nicht sehen können, die wichtigen Aussagen von Bildern und anderen visuellen Elementen verstehen. |
|
|
Fügen Sie einen aussagekräftigen Linktext hinzu. |
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. |
|
|
Verwenden sie integrierte Listen. |
Organisieren und strukturieren Sie die Informationen in Ihrer E-Mail in kleinen Einheiten, die leicht zu lesen, zu navigieren und zu durchlaufen sind. |
Hinzufügen von Alternativtext zu Visuals
Alternativtext hilft Personen, die den Bildschirm nicht sehen können, zu verstehen, was in Bildern, Formen, SmartArt-Grafiken, Diagrammen und anderen Visuals wichtig ist. Beschreiben Sie im Alternativtext kurz das Bild und Erwähnung dessen Absicht. Sprachausgaben lesen den Text vor, um das Bild für Benutzer zu beschreiben, die das Bild nicht sehen können.
Vermeiden Sie die Verwendung von Text in Bildern als alleinige Methode zur Vermittlung wichtiger Informationen. Wenn Sie ein Bild mit darin enthaltenem Text verwenden müssen, wiederholen Sie diesen Text in der E-Mail-Nachricht.
Um einen guten Alternativtext zu schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt und den Zweck des Bilds präzise und eindeutig vermitteln. Der Alternativtext sollte nicht länger als ein oder zwei kurze Sätze sein – in den meisten Fällen sind einige mit Bedacht markierte Wörter der Fall. Wiederholen Sie im Alternativtext nicht den die Bilder umgebenden Textinhalt, und vermeiden Sie redundante Begriffe wie "eine Grafik mit" oder "ein Foto von".
Weitere Informationen zum Schreiben von Alternativtext finden Sie unter Alles, was Sie wissen müssen, um effektiven Alternativtext zu schreiben.
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Tippen Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, auf ein Bild, und halten Sie es gedrückt, um das Kontextmenü zu öffnen.
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Wählen Sie im Kontextmenü Alternativtext aus.
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Geben Sie den Alternativtext für das Bild ein.
Tipp: Fügen Sie die wichtigsten Informationen in die erste Zeile ein, und seien Sie so kurz wie möglich.
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Wenn Sie bereit sind, wählen Sie SPEICHERN aus.
Hinzufügen von barrierefreiem Linktext
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Vermeiden Sie beispielsweise die Verwendung von Linktexten wie "Click here", "See this page", "Go here" oder "Learn more". Fügen Sie stattdessen den vollständigen Titel der Zielseite ein.
Tipp: Falls der Titel auf der Zielseite des Links eine genaue Zusammenfassung des Inhalts dieser Seite gibt, verwenden Sie diesen als Linktext. Dieser Linktext entspricht z. B. dem Titel auf der Zielseite: Erstellen Sie mehr mit Microsoft-Vorlagen.
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Wählen Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, den Text aus, dem Sie den Link hinzufügen möchten. Das Kontextmenü wird geöffnet.
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Wählen Sie im Kontextmenü Link hinzufügen aus.
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Wenn Sie den Linktext ändern möchten, geben Sie den neuen Text in das Textfeld Anzuzeigende Text ein.
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Geben Sie im Textfeld Link die Ziel-URL ein, oder fügen Sie sie ein.
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Um den Link einzufügen, wählen Sie SPEICHERN aus.
Erstellen barrierefreier Listen
Damit Sprachausgaben Ihre E-Mails leichter lesen können, organisieren Sie die darin enthaltenen Informationen in kleinen Blöcken, z. B. aufzählungen oder nummerierten Listen.
Entwerfen Sie Listen so, dass Sie keinen einfachen Absatz ohne Aufzählungszeichen oder Zahlen zur Mitte einer Liste hinzufügen müssen. Wenn Ihre Liste durch einen einfachen Absatz aufgeschlüsselt ist, können einige Sprachausgaben die Anzahl der Listenelemente falsch ankündigen. Außerdem kann der Benutzer in der Mitte der Liste hören, dass er die Liste verlässt.
-
Platzieren Sie in der E-Mail-Nachricht, die Sie verfassen, den Cursor an der Stelle, an der Sie eine Liste erstellen möchten.
-
Wählen Sie auf der Symbolleiste oberhalb der Bildschirmtastatur
-
Wählen Sie im Textformatierungsmenü
-
Geben Sie den Text des Listenelements ein, und wählen Sie dann
Siehe auch
Gestalten barrierefreier Word-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier Excel-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier PowerPoint-Präsentationen für Personen mit Behinderungen
Machen Sie Ihre OneNote-Notizbücher für Menschen mit Behinderungen zugänglich
Inhalt
Bewährte Methoden, um Outlook E-Mails barrierefrei zu machen
Die folgende Tabelle enthält die wichtigsten bewährten Methoden zum Erstellen Outlook im Web E-Mails, die für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind.
|
Aspekte der Barrierefreiheit |
Gründe für die Behebung |
Behebung |
|---|---|---|
|
Vermeiden Sie häufige Barrierefreiheitsprobleme wie fehlenden Alternativtext (Alternativtext) und Farben mit geringem Kontrast. |
Erleichtern Sie es jedem, Ihre E-Mail-Nachricht zu lesen. |
Überprüfen der Barrierefreiheit während der Arbeit in Outlook |
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Wenn Sie Tabellen verwenden müssen, erstellen Sie eine einfache Tabellenstruktur nur für Daten, und geben Sie Spaltenüberschrifteninformationen an. |
Bildschirmsprachausgaben verfolgen ihre Position in einer Tabelle durch Zählen der Tabellenzellen. |
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|
Verwenden Sie integrierte Überschriften und Formatvorlagen. |
Damit Sprachausgaben Ihre E-Mails einfacher lesen können, verwenden Sie eine logische Überschriftenreihenfolge und die integrierten Formatierungstools in Outlook. |
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|
Fügen Sie Alternativtext für alle visuellen Objekte hinzu. |
Durch Alternativtext können Benutzer, die den Bildschirm nicht sehen können, die wichtigen Aussagen von Bildern und anderen visuellen Elementen verstehen. |
|
|
Fügen Sie einen aussagekräftigen Linktext hinzu. |
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. |
|
|
Sicherstellen, dass Farben nicht die einzige Möglichkeit zur Vermittlung von Informationen darstellen |
Blinden, sehbehinderten oder farbenblinden Personen bleibt die Aussage, die mithilfe bestimmter Farben vermittelt wird, möglicherweise verborgen. |
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Verwenden von ausreichendem Kontrast für Text- und Hintergrundfarben |
Der Text in Ihrer E-Mail sollte im Modus für hohen Kontrast lesbar sein, damit er auch für Personen mit Sehbehinderungen gut sichtbar ist. |
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Verwenden eines größeren Schriftgrads (11 pt oder größer), serifenloser Schriftarten und ausreichender Leerräume |
Personen mit Dyslexie beschreiben ihre Wahrnehmung von Text dahingehend, dass der Text auf einer Seite "verschwimmt" und eine Textzeile mit der darunter liegenden Zeile zusammengestaucht erscheint. Sie sehen häufig ineinander übergehenden oder verzerrten Text. |
Verwenden von barrierefreiem Schriftformat und -farbe Verwenden der Textausrichtung und des Abstands für barrierefreien Text |
Überprüfen der Barrierefreiheit während der Arbeit in Outlook
Die Barrierefreiheitsprüfung ist ein Tool, das Ihre Inhalte überprüft und Barrierefreiheitsprobleme erkennt, auf die sie stoßen. Es wird erläutert, warum jedes Problem ein potenzielles Problem für jemanden mit einer Behinderung sein kann. Die Barrierefreiheitsprüfung schlägt auch vor, wie Sie die auftretenden Probleme beheben können.
Um die Barrierefreiheitsprüfung zu starten, wählen Sie Optionen > Barrierefreiheit oder Nachricht überprüfen> Barrierefreiheit überprüfen aus. Der Bereich Barrierefreiheitsprüfung wird geöffnet, und Sie können jetzt Probleme mit der Barrierefreiheit überprüfen und beheben. Weitere Informationen finden Sie unter Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung.
Vermeiden der Verwendung von Tabellen
Im Allgemeinen sollten Sie nach Möglichkeit Tabellen vermeiden und die Daten auf andere Weise darstellen, z. B. Absätze mit Überschriften und Bannern. Tabellen mit fester Breite können sich für Personen, die die Bildschirmlupe verwenden, als schwierig zu lesen erweisen, da solche Tabellen den Inhalt auf eine bestimmte Größe erzwingen. Dies macht die Schriftart sehr klein, was Benutzer der Bildschirmlupe zwingt, horizontal zu scrollen, insbesondere auf mobilen Geräten.
Wenn Sie Tabellen verwenden müssen, verwenden Sie die folgenden Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Tabelle so zugänglich wie möglich ist:
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Vermeiden Sie Tabellen mit fester Breite.
-
Stellen Sie sicher, dass die Tabellen auf allen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, ordnungsgemäß gerendert werden.
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Wenn Sie Links in Ihrer Tabelle haben, bearbeiten Sie die Linktexte so, dass sie sinnvoll sind und nicht den Mittleren Satz unterbrechen.
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Stellen Sie sicher, dass die E-Mail mit der Bildschirmlupe leicht gelesen werden kann. Senden Sie den E-Mail-Entwurf an sich selbst, und zeigen Sie ihn auf einem mobilen Gerät an, um sicherzustellen, dass die Benutzer die E-Mail nicht horizontal auf einem Telefon scrollen müssen.
Verwenden von Tabellenüberschriften
Bildschirmsprachausgaben verfolgen ihre Position in einer Tabelle durch Zählen der Tabellenzellen. Wenn eine Tabelle in einer anderen Tabelle verschachtelt oder eine Zelle zusammengeführt oder geteilt ist, ermittelt die Sprachausgabe eine falsche Anzahl und kann nach diesem Punkt keine hilfreichen Informationen mehr zur Tabelle bereitstellen. Leere Zellen in einer Tabelle können auch dazu führen, dass ein Benutzer, der eine Bildschirmsprachausgabe verwendet, annimmt, dass keine weiteren Inhalte in der Tabelle vorhanden sind. Verwenden Sie eine einfache Tabellenstruktur nur für Daten, und geben Sie Spaltenkopfinformationen an. Bildschirmsprachausgaben verwenden Kopfzeileninformationen außerdem zum Erkennen von Zeilen und Spalten.
Um sicherzustellen, dass Tabellen keine geteilten Zellen, zusammengeführten Zellen oder geschachtelten Tabellen enthalten, verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung.
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Platzieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in einer Tabelle.
-
Wählen Sie auf der Registerkarte Tabelledie Option Tabellenoptionen > Zeile Kopfzeile aus.
-
Geben Sie die Spaltenüberschriften ein.
Verwenden integrierter Überschriften und Formatvorlagen
Überschriften sollen sowohl visuell als auch mit Hilfstechnologie gescannt werden. Im Idealfall erläutern Überschriften, worum es in einem E-Mail-Abschnitt geht. Verwenden Sie die integrierten Überschriftenstile, und erstellen Sie beschreibende Überschriftentexte, damit Benutzer der Sprachausgabe die Struktur der Nachricht leichter bestimmen und in den Überschriften navigieren können.
Organisieren Sie Überschriften in der vorgeschriebenen logischen Reihenfolge, und überspringen Sie keine Überschriftenebenen. Verwenden Sie beispielsweise Überschrift 1, Überschrift 2 und dann Überschrift 3 statt Überschrift 3, Überschrift 1 und dann Überschrift 2. Organisieren Sie die Informationen in Ihrem Dokument in kleinen Blöcken. Im Idealfall umfasst jede Überschrift nur ein paar Absätze.
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Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie in eine Überschrift umwandeln möchten.
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Wählen Sie Nachricht > Formatvorlagen und dann die gewünschte Überschriftenformatvorlage aus, z. B . Überschrift 1.
Hinzufügen von Alternativtext zu visuellen Objekten
Alternativtext hilft Personen, die den Bildschirm nicht sehen können, zu verstehen, was in visuellen Inhalten wichtig ist. Visuelle Inhalte umfassen Bilder, SmartArt-Grafiken, Shapes, Gruppen, Charts, eingebettete Objekte, Freihand und Videos. Beschreiben Sie im Alternativtext kurz das Bild und Erwähnung dessen Absicht. Sprachausgaben lesen den Text vor, um das Bild für Benutzer zu beschreiben, die das Bild nicht sehen können.
Vermeiden Sie die Verwendung von Text in Bildern als alleinige Methode zur Vermittlung wichtiger Informationen. Wenn Sie ein Bild mit darin enthaltenem Text verwenden müssen, wiederholen Sie diesen Text im Dokument. Beschreiben Sie im Alternativtext kurz das Bild, und geben Sie das Vorhandensein von Text und seine Aussage an.
Um einen guten Alternativtext zu schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt und den Zweck des Bilds präzise und eindeutig vermitteln. Der Alternativtext sollte nicht länger als ein oder zwei kurze Sätze sein – in den meisten Fällen sind einige mit Bedacht markierte Wörter der Fall. Wiederholen Sie im Alternativtext nicht den die Bilder umgebenden Textinhalt, und vermeiden Sie redundante Begriffe wie "eine Grafik mit" oder "ein Foto von". Weitere Informationen zum Schreiben von Alternativtext finden Sie unter Alles, was Sie wissen müssen, um effektiven Alternativtext zu schreiben.
Verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung, um fehlenden Alternativtext zu finden.
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Wenn Sie eine E-Mail verfassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild im Nachrichtentext. Das Kontextmenü wird geöffnet.
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Wählen Sie im Kontextmenü Alternativtext hinzufügen aus.
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Geben Sie den Alternativtext für das Bild ein, und wählen Sie dann OK aus.
Verwenden barrierefreier Hyperlinktexte
Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Vermeiden Sie beispielsweise die Verwendung von Linktexten wie "Click here", "See this page", "Go here" oder "Learn more". Fügen Sie stattdessen den vollständigen Titel der Zielseite ein.
Tipp: Falls der Titel auf der Zielseite des Links eine genaue Zusammenfassung des Inhalts dieser Seite gibt, verwenden Sie diesen als Linktext. Dieser Linktext entspricht z. B. dem Titel auf der Zielseite: Erstellen Sie mehr mit Microsoft-Vorlagen.
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Wenn Sie eine E-Mail verfassen, geben Sie einen aussagekräftigen Linktext in den Nachrichtentext ein.
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Markieren Sie den Linktext, und drücken Sie STRG+K. Das Dialogfeld Link einfügen wird geöffnet.
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Wenn Sie den Linktext ändern möchten, geben Sie einen neuen Text in das Feld Als Text anzeigen ein.
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Geben Sie im Textfeld Webadresse (URL) die Ziel-URL ein, oder fügen Sie sie ein.
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Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK aus.
Deaktivieren der Linkvorschau
Wenn Sie einer E-Mail in Outlook.com oder Outlook im Web eine URL hinzufügen oder eine E-Mail mit einer URL im Text erhalten, wird eine Rich-Text-Vorschau angezeigt, die einen Linktitel, ein Miniaturbild und eine Beschreibung des Links enthält. Dies wird als Linkvorschau bezeichnet und ist standardmäßig aktiviert.
Um Unübersichtlichkeit und Ablenkungen zu reduzieren, können Sie die Linkvorschau deaktivieren.
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Wählen Sie (Einstellungen) aus . Dann wird das Fenster Einstellungen geöffnet.
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Wählen Sie im Fenster Einstellungen die Option Mail > Compose und antworten aus.
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Deaktivieren Sie unter Linkvorschau das Kontrollkästchen Vorschau von Links in E-Mail , um die Linkvorschau zu deaktivieren.
Verwenden von barrierefreiem Schriftformat und -farbe
Eine barrierefreie Schriftart schließt die Lesegeschwindigkeit von Personen, die eine E-Mail-Nachricht lesen, nicht aus oder verlangsamt diese, einschließlich Personen mit Sehbehinderung oder Lesebehinderung oder Blinden. Die richtige Schriftart verbessert die Lesbarkeit und Lesbarkeit der E-Mail-Nachrichten.
Verwenden eines barrierefreien Schriftformats
Um die Leselast zu reduzieren, wählen Sie bekannte serifenlose Schriftarten wie Arial oder Calibri aus, und verwenden Sie einen ausreichend großen Schriftgrad (11pt oder größer). Vermeiden Sie die ausschließliche Verwendung von Großbuchstaben und übermäßig viele Kursivformatierungen oder Unterstreichungen.
Eine Person mit einer Sehbehinderung verfehlt möglicherweise die Bedeutung, die durch bestimmte Farben vermittelt wird. Fügen Sie beispielsweise eine Unterstreichung zu farbcodiertem Linktext hinzu, damit farbenblinde Personen erkennen können, dass es sich um einen Linktext handelt, auch wenn sie die Farbe nicht sehen können.
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Markieren Sie den Text, den Sie formatieren möchten.
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Um den Schriftarttyp zu ändern, erweitern Sie das Menü "Schriftarten" im Menüband, und wählen Sie dann den gewünschten Schriftarttyp aus.
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Um den Schriftgrad zu ändern, erweitern Sie das Menü mit dem Schriftgrad im Menüband, und wählen Sie dann die gewünschte Größe aus.
Verwenden einer barrierefreien Schriftfarbe
Der Text in Ihrer E-Mail sollte in einem Modus mit hohem Kontrast lesbar sein. Verwenden Sie beispielsweise helle Farben oder Farbschemas mit hohem Kontrast von gegenüberliegenden Enden des Farbspektrums. Weiße und schwarze Farbschemas erleichtern es farbenblinden Personen, zwischen Text und Formen zu unterscheiden.
Verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung, um einen unzureichenden Farbkontrast zu finden.
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Markieren Sie den Text, den Sie formatieren möchten.
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Wählen Sie im Menüband
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Wählen Sie im Menü Schriftfarbe die gewünschte Farbe aus.
Erstellen barrierefreier Listen
Damit Bildschirmsprachausgaben Ihre E-Mail-Nachricht leichter lesen können, organisieren Sie die darin enthaltenen Informationen in kleinen Blöcken, z. B. aufzählungen oder nummerierten Listen.
Entwerfen Sie Listen so, dass Sie keinen einfachen Absatz ohne Aufzählungszeichen oder Zahlen zur Mitte einer Liste hinzufügen müssen. Wenn Ihre Liste durch einen einfachen Absatz aufgeschlüsselt ist, können einige Sprachausgaben die Anzahl der Listenelemente falsch ankündigen. Außerdem kann der Benutzer in der Mitte der Liste hören, dass er die Liste verlässt.
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Platzieren Sie in Ihrer E-Mail den Cursor an der Stelle, an der Sie eine Liste erstellen möchten.
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Wählen Sie im Menüband
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Geben Sie jedes Listenelement in der Aufzählung oder nummerierten Liste ein.
Verwenden der Textausrichtung und des Abstands für barrierefreien Text
Personen mit Legasthenie nehmen Text in einer Weise wahr, die das Unterscheiden von Buchstaben und Wörtern schwierig machen kann. So kann beispielsweise in ihrer Wahrnehmung eine Textzeile mit der darunter liegenden Textzeile zusammenfließen, oder benachbarte Buchstaben scheinen ineinander zu fließen. Außerdem können mehrere Leerzeilen oder aufeinanderfolgende Leerzeichen die Tastaturnavigation verlangsamen und die Verwendung der Sprachausgabe umständlicher machen.
Richten Sie den Absatz links aus, um ungleiche Lücken zwischen Wörtern zu vermeiden, und vergrößern oder verkleinern Sie den Leerraum zwischen den Zeilen, um die Lesbarkeit zu verbessern. Fügen Sie genügend Leerzeichen zwischen Zeilen und Absätzen ein, vermeiden Sie jedoch mehr als zwei Leerzeichen zwischen Wörtern und zwei Leerzeilen zwischen Absätzen.
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Platzieren Sie in Ihrer E-Mail den Cursor innerhalb des Absatzes, dessen Textausrichtung Sie anpassen möchten.
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Wählen Sie im Menüband
Anfordern barrierefreier E-Mails
Lassen Sie Personen, die Ihnen eine E-Mail senden, wissen, dass Sie barrierefreie Inhalte bevorzugen.
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Wählen Sie Outlook im Web (Einstellungen) aus . Dann wird das Fenster Einstellungen geöffnet.
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Wählen Sie im Fenster Einstellungen die Option Allgemein > Barrierefreiheit aus.
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Aktivieren Sie zum Anfordern von barrierefreien Inhalten das Kontrollkästchen Absender bitten, barrierefreie Inhalte zu senden. Schließen Sie dann das Fenster Einstellungen.
Testen der Barrierefreiheit Ihrer E-Mail-Nachricht
Wenn Ihre E-Mail bereit ist, können Sie einige Dinge ausprobieren, um sicherzustellen, dass die E-Mail zugänglich ist:
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Führen Sie die Barrierefreiheitsprüfung aus. Anweisungen finden Sie unter Überprüfen der Barrierefreiheit während der Arbeit in Outlook oder Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung.
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Versuchen Sie, die E-Mail mithilfe der integrierten Sprachausgabe zu navigieren und zu lesen. Die Sprachausgabe ist im Lieferumfang von Windows vorhanden, sodass keine Installation erforderlich ist. Dies ist beispielsweise eine zusätzliche Möglichkeit, Probleme in der Navigationsreihenfolge zu erkennen.
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Um die Sprachausgabe zu aktivieren, drücken Sie windows-Logo-Taste+STRG+EINGABETASTE.
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Um durch den Inhalt der Nachricht zu navigieren, verwenden Sie die Pfeiltasten. Ändern Sie bei Bedarf die Lesereihenfolge der Elemente in der E-Mail.
Damit die Sprachausgabe das gesamte E-Mail-Fenster lesen kann, drücken Sie die Sprachausgabetaste (FESTSTELLTASTE oder EINFÜGEN)+W.
Weitere Informationen zur Navigation mit der Sprachausgabe finden Sie in Kapitel 3: Verwenden des Scanmodus, Kapitel 4: Lesen von Text oder Kapitel 5: Navigation.
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Um die Sprachausgabe zu deaktivieren, drücken Sie Windows-Logo-Taste+STRG+EINGABETASTE.
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Siehe auch
Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung
Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung
Gestalten barrierefreier Word-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier Excel-Dokumente für Personen mit Behinderungen
Gestalten barrierefreier PowerPoint-Präsentationen für Personen mit Behinderungen
Machen Sie Ihre OneNote-Notizbücher für Menschen mit Behinderungen zugänglich
Technischer Support für Kunden mit Behinderungen
Microsoft möchte allen Kunden die bestmögliche Benutzererfahrung bieten. Wenn Sie eine Behinderung oder Fragen zum Thema "Barrierefreiheit" haben, wenden Sie sich an den Microsoft Disability Answer Desk, um technische Unterstützung zu erhalten. Das Supportteam des Disability Answer Desk ist gut geschult und mit vielen bekannten Hilfstechnologien vertraut und kann Unterstützung in den Sprachen Englisch, Spanisch und Französisch sowie in amerikanischer Gebärdensprache bieten. Wechseln Sie zur Website des Microsoft Disability Answer Desk, um die Kontaktdetails für Ihre Region zu erhalten.
Wenn Sie ein Benutzer in einer Behörde oder einem Unternehmen oder ein kommerzieller Benutzer sind, wenden Sie sich an den Enterprise Disability Answer Desk.
