Freigeben und Zugreifen auf einen Kalender mit Bearbeitungs- oder Stellvertretungsberechtigungen in Outlook

Im klassischen Outlook als Stellvertretung festlegen

Die Stellvertretung erhält automatisch die Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag. Standardmäßig kann die Stellvertretung nur Ihre Besprechungsanfragen und Antworten lesen. Die Stellvertretung erhält nicht die Berechtigung zum Lesen anderer Nachrichten in Ihrem Posteingang.

1. Wählen Sie die Registerkarte Datei und dann Kontoeinstellungen > Stellvertretungszugriff aus.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Hinzufügen aus.

   Wenn Hinzufügen nicht angezeigt wird, besteht möglicherweise keine aktive Verbindung zwischen Outlook und Exchange. Der Verbindungsstatus wird auf der Statusleiste in Outlook angezeigt.

3. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertretung festlegen möchten, oder suchen Sie nach dem Namen, und wählen Sie den Namen in der Liste der Suchergebnisse aus.

   : Bei der Stellvertretung muss es sich um eine Person in der globalen Adressliste (Global Address List, GAL) von Exchange in Ihrer Organisation handeln.

4. Wählen Sie Hinzufügen und dann OK aus.

5. Übernehmen Sie im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung die Standardberechtigungseinstellung, oder wählen Sie benutzerspezifische Berechtigungsstufen für Exchange-Ordner aus.

   Benötigt eine Stellvertretung lediglich die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und -antworten, sind die Standardberechtigungseinstellungen, z. B. Erhält Kopien, der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten, ausreichend. Die Berechtigungseinstellung für Posteingang kann Keine bleiben. Besprechungsanfragen und -antworten gehen direkt an den Posteingang der Stellvertretung.

   : Standardmäßig wird der Stellvertretung die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für Ihren Ordner Kalender erteilt. Wenn die Stellvertretung auf eine Besprechungsanfrage für Sie antwortet, wird die Besprechung automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt.

6. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

7. Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen.

   : Diese Einstellung wirkt sich auf alle Exchange-Ordner aus. Dazu zählen die Ordner "E"-Mail, "Kontakte", "Kalender", "Aufgaben", "Notizen" und "Journal". Es besteht keine Möglichkeit, Zugriff auf private Elemente nur in angegebenen Ordnern zu erteilen.

8. Wählen Sie OK aus.

   : 

   • Nachrichten, die mit der Berechtigung "Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag" gesendet werden, enthalten sowohl den Namen der Stellvertretung als auch Ihren Namen neben dem Feld Von. Wenn eine Nachricht mit "Senden als"-Berechtigungen gesendet wird, wird nur Ihr Name angezeigt.

   • Nachdem Sie eine Person als Stellvertretung hinzugefügt haben, kann sie Ihrem Outlook-Profil Ihr Exchange-Postfach hinzufügen. Anweisungen finden Sie unter Verwalten der E-Mails und Kalenderelemente einer anderen Person.

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Ändern der Berechtigungen für eine Stellvertretung

1. Wählen Sie die Registerkarte Datei und dann Kontoeinstellungen > Stellvertretungszugriff aus.

2. Wählen Sie den Namen des Delegaten aus, für den Sie Berechtigungen ändern möchten, und wählen Sie dann Berechtigungen aus.

   : Wenn Sie alle Berechtigungen zum Stellvertretungszugriff entfernen möchten, wählen Sie nicht Berechtigungen aus, sondern wählen Sie stattdessen Entfernen aus, und überspringen Sie die restlichen Schritte.

3. Ändern Sie die Berechtigungen für alle Outlook-Ordner, auf die die Stellvertretung zugreifen kann.

4. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

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Ändern der Zugriffsrechte für Stellvertretung für private Elemente

Wenn Sie einem Delegaten Berechtigungen zugewiesen haben, damit dieser auf Ihre Outlook Ordner zugreifen kann, können Sie persönliche Informationen in Terminen, Besprechungen, Aufgaben und Kontakten ausblenden. Öffnen Sie jedes persönliche Element, und wählen Sie in der Gruppe Tagsdie Option Privat aus.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Zugriff auf Ihre privaten Elemente zu erlauben:

1. Wählen Sie die Registerkarte Datei und dann Kontoeinstellungen > Stellvertretungszugriff aus.

2. Wählen Sie den Namen des Delegaten aus, für den Sie den Zugriff auf Ihre privaten Termine ändern möchten, und wählen Sie dann Berechtigungen aus.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen.

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Sie können jedem Benutzer innerhalb Ihrer Organisation Bearbeitungs- oder Stellvertretungszugriff auf Ihren Kalender erteilen. Bearbeiter können Ihrem primären Kalender (als "Kalender" bezeichnet) oder beliebigen zusätzlichen Kalendern, die Sie erstellt haben, zugewiesen werden. Stellvertretungen können nur Ihrem primären Kalender zugewiesen werden. Personen außerhalb Ihrer Organisation können Sie keinen Bearbeitungs- oder Stellvertretungszugriff erteilen.

Zuweisen eines Editors ohne Delegierungsberechtigungen

1. Wählen Sie in Outlook im Web im Navigationsbereich Kalender aus.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben aus.

3. Geben Sie auf der Seite Freigeben und Berechtigungen den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten. Obwohl Sie Ihren Kalender für mehr als eine Person freigeben können, können Sie immer nur eine Person hinzufügen.

4. Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, die Ihren Kalender verwalten soll, klicken Sie auf die Dropdownliste neben dem Namen, und wählen Sie die gewünschte Zugriffsstufe aus.

5. Wählen Sie Kann bearbeiten aus, um der Person die Berechtigung für Änderungen an Ihrem Kalender zu erteilen.

   • Die Optionen Kann sehen, wenn ich beschäftigt bin, Kann Titel und Orte anzeigen und Kann alle Details anzeigen ermöglichen einer anderen Person das Anzeigen Ihres Kalenders, jedoch nicht das Ändern. Der Zugriff für Personen von außerhalb Ihrer Organisation ist auf diese Optionen beschränkt.

Zuweisen eines Delegaten

Delegate kann nicht nur Ihren Kalender bearbeiten, sondern auch Besprechungen in Ihrem Namen planen und beantworten.

1. Wählen Sie im neuen Outlook im Navigationsbereich Kalender aus.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben aus.

3. Geben Sie auf der Seite Freigabe und Berechtigungen den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, und weisen Sie Stellvertretungszugriff zu. Zwar können Sie Ihren Kalender für mehrere Personen freigeben, doch können Sie immer nur jeweils eine Person aus Outlook im Web hinzufügen.

4. Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, die Ihren Kalender verwalten soll, klicken Sie auf die Dropdownliste neben dem Namen, und wählen Sie die gewünschte Zugriffsstufe aus.

   • Wählen Sie Stellvertretung aus, um der Person die gleiche Berechtigung wie einem Bearbeiter zu erteilen und den Empfang von Besprechungsanfragen und Antworten in Ihrem Auftrag zu gestatten. Damit die Stellvertretung Ereignisse in Ihrem Kalender anzeigen kann, die Sie als Privat markiert haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Zulassen, dass Stellvertretung private Ereignisse anzeigen kann.

     

     : Als Privat gekennzeichnete Kalenderelemente sind geschützt. Die meisten Personen, für die Sie Ihren Kalender freigeben, sehen nur die Uhrzeit der mit Privat gekennzeichneten Elemente, nicht den Betreff, den Ort oder sonstige Details. Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung das Anzeigen privater Ereignisse gestatten aktivieren.

5. Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, und ausgewählt haben, welche Berechtigung dieser Person erteilt werden soll, wählen Sie Freigeben aus. Wenn Sie Ihren Kalender jetzt nicht freigeben möchten, wählen Sie Entfernen aus.

   Die Person, für die Sie Ihren Kalender freigegeben haben, erhält eine E-Mail-Nachricht mit der entsprechenden Information. Wenn sie die Schaltfläche Annehmen in der Einladung auswählt, wird Ihr Kalender zur Liste der Kalender dieser Person hinzugefügt.

6. Nachdem Sie einer Stellvertretung Zugriff auf Ihren Kalender erteilt haben, wird unter Freigabe und Berechtigungen eine zusätzliche Option angezeigt, mit der Sie steuern können, wie Besprechungsanfragen und -antworten verarbeitet werden. Wenn Sie über mehrere Delegaten verfügen, müssen Sie dies für jeden Ihrer Delegaten tun.

7. Wählen Sie unter Stellvertretungen neben Einladungen und Antworten darauf senden an eine der folgenden Optionen aus:

   • Nur Stellvertretung Besprechungsanfragen und die Antworten darauf werden nur an Ihre Stellvertretung gesendet.

   • Stellvertretung und Kopie an mich Besprechungsanfragen und die Antworten darauf werden an Sie und Ihre Stellvertretung gesendet. Die Option zum Annehmen oder Ablehnen einer Besprechungsanfrage wird nur Ihrer Stellvertretung angezeigt, und die an Sie gesendete Benachrichtigung wird wie eine normale E-Mail-Nachricht angezeigt. Sie können dennoch auf die Besprechungsanfrage antworten, indem Sie das Kalenderelement öffnen und darauf antworten.

   • Meine Stellvertretung und mich Besprechungsanfragen und die Antworten darauf werden sowohl an Sie als auch Ihre Stellvertretung gesendet. Sie können beide auf die Besprechungsanfrage antworten.

8. Wenn Sie Ihren Kalender nicht für eine andere Person freigeben möchten, wählen Sie unter Stellvertretungen die Option Entfernen für die Person aus , die Sie nicht mehr als Stellvertretung fungieren möchten. 

Beenden der Freigabe eines Kalenders

Wenn Sie die Freigabe Ihres Kalenders für eine andere Person beenden und deren Berechtigung entfernen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Wählen Sie im neuen Outlook im Navigationsbereich Kalender aus.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben aus.

   Standardmäßig wird Ihr Hauptkalender als "Kalender" bezeichnet. Wenn Sie weitere Kalender erstellt haben, können Sie stattdessen einen dieser Kalender auswählen. Von Kalendern, die sich im Besitz anderer Personen befinden, können Sie keine Freigabeberechtigungen entfernen.

3. Wählen Sie Entfernen neben der Person aus, für die Sie die Freigabe Ihres Kalenders beenden möchten.

   Die Person wird jetzt aus der Liste der Personen mit Zugriff auf Ihren Kalender entfernt. Wenn sich die Person in Ihrer Organisation befindet, wird Ihr Kalender aus der Liste der Kalender entfernt. Wenn sich die Person außerhalb Ihrer Organisation befindet, wird ihre Kopie Ihres Kalenders nicht entfernt, sondern nicht mehr mit Ihrem Kalender synchronisiert oder erhält keine Updates mehr.

Zuweisen von Bearbeitungsberechtigungen

1. Wählen Sie Outlook.com im Navigationsbereich Kalender aus.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben aus.

3. Geben Sie auf der Seite Freigeben und Berechtigungen den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten. Obwohl Sie Ihren Kalender für mehr als eine Person freigeben können, können Sie immer nur eine Person hinzufügen.

4. Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, wählen Sie die Dropdownliste neben ihrem Namen aus, und wählen Sie die Gewünschte Zugriffsebene aus.

5. Wählen Sie Kann bearbeiten aus, um dieser Person die Berechtigung zu erteilen, Änderungen an Ihrem Kalender vorzunehmen.  Wählen Sie dann Freigeben aus. Die Person, mit der Sie teilen, erhält eine E-Mail-Einladung zum Akzeptieren und Anzeigen des Kalenders.