Dieser Artikel bietet eine Übersicht über einige der Hauptkonzepte im Zusammenhang mit dem Arbeiten mit den neuen Features für verwaltete Metadaten in SharePoint Server. Es wird erörtert, in welcher Weise die neuen Features für verwaltete Metadaten die Implementierung formaler Taxonomien mithilfe von verwalteten Ausdrücken unterstützen. Darüber hinaus wird erläutert, wie Communitytags funktionieren und in welcher Weise sie mit den Features für verwaltete Metadaten wie verwalteten Ausdrücken und Unternehmensstichwörtern zusammenhängen.
Inhalt dieses Artikels
Features für verwaltete Metadaten
Die neuen Features für verwaltete Metadaten in SharePoint Server werden von einem neuen Dienst für verwaltete Metadaten aktiviert, der zwei wichtige Punkte unterstützt:
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Inhaltstypveröffentlichung Die gemeinsame Nutzung von Inhaltstypen über Websitesammlungen und Webanwendungen hinweg. Weitere Informationen zur Inhaltstypveröffentlichung finden Sie unter Einführung in Inhaltstypen und die Inhaltstypveröffentlichung.
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Taxonomien Die Erstellung und Verwaltung von hierarchischen Sammlungen mit zentral verwalteten Ausdrücken (Ausdruckssätzen), die als Attribute für Elemente auf SharePoint-Websites verwendet werden können. Diese Ausdruckssätze können in Websitesammlungen und Webanwendungen gemeinsam verwendet werden. Mithilfe eines Features mit Namen Terminologiespeicher-Verwaltungstool können Ausdruckssätze erstellt und verwaltet werden.
Schlüsselbegriffe und Konzepte
Es gibt mehrere Schlüsselbegriffe und Konzepte, die Sie kennen und verstehen können, wenn Sie mit den verschiedenen Metadatenfeatures in ihrer SharePoint Server. Das grundlegende Verständnis dieser Konzepte hilft Ihnen, die an späterer Stelle in diesem Artikel sowie in anderen Artikeln zu den Features für verwaltete Metadaten erläuterten Konzepte zu verstehen.
Taxonomie
Eine Taxonomie ist eine hierarchische Klassifizierung von Wörtern, Bezeichnungen oder Ausdrücken, die nach Ähnlichkeit geordnet in Gruppen organisiert werden. Eine Taxonomie kann von einer oder mehreren Personen definiert und zentral verwaltet werden. Die International Standard Industrial Classification (ISIC), die von den Vereinten Nationen entwickelt wurde, ist ein bekanntes Beispiel für eine industrielle Taxonomie zur Klassifizierung von Wirtschaftsdaten. Taxonomien sind hilfreich, denn sie ermöglichen eine logische, hierarchische Struktur von Metadaten, mit der Informationen konsistent klassifiziert werden können.
Folksonomie
Eine Folksonomie ist die Klassifizierung, die sich ergibt, wenn Websitebenutzer inhalte auf einer Website gemeinsam mit Wörtern, Bezeichnungen oder Begriffen versehen. Wenn Sie jemals eine Tag-Cloud auf einer Website gesehen haben, haben Sie eine Visualisierung einer Folksonomie gesehen. Die folgende Abbildung zeigt ein Tag Cloud-Web part auf einer SharePoint Website. Ein auf der Folksonomie basierender Ansatz für Metadaten kann nützlich sein, weil er auf das Wissen und Know-how von Websitebenutzern und Inhaltserstellern anzapfen kann und die Inhaltsklassifizierung mit den sich ändernden geschäftlichen Anforderungen und Interessen der Benutzer weiterentwickelt werden kann.
Ausdruckssatz
Ein Ausdruckssatz ist eine Gruppe zusammengehöriger Ausdrücke.
Je nachdem, wo der Ausdruckssatz erstellt wird, kann er im Umfang lokal oder global sein:
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Lokale Ausdruckssätze werden im Kontext einer Websitesammlung erstellt und stehen nur für die Benutzer dieser Websitesammlung zu Verfügung (und können nur von diesen angezeigt werden). Wenn Sie beispielsweise einer Liste oder Bibliothek eine Spalte für verwaltete Metadaten hinzufügen und für diese Spalte einen neuen Ausdruckssatz erstellen, erstellen Sie einen lokalen Ausdruckssatz für die Websitesammlung, die die Liste oder Bibliothek enthält.
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Globale Ausdruckssätze stehen für alle Websites zur Verfügung, die einen bestimmten Dienst für verwaltete Metadaten abonniert haben.
Ausdruckssätze können als geschlossen konfiguriert werden, was bedeutet, dass die Benutzer keine neuen Werte mehr hinzufügen können, wenn sie einen Wert für eine Spalte eingeben, die dem Ausdruckssatz zugeordnet ist. Ausdruckssätze können auch als offen konfiguriert werden, was bedeutet, dass die Benutzer dem Ausdruckssatz neue Werte hinzufügen können, wenn sie einen Wert für eine Spalte eingeben, die dem Ausdruckssatz zugeordnet ist.
Begriff
Ein Ausdruck ist ein einzelnes Element in einem Ausdruckssatz, und es handelt sich um ein bestimmtes Wort oder einen Ausdruck, der einem Element auf einer Website zugeordnet SharePoint Server kann. Ein Ausdruck verfügt über eine eindeutige ID und kann viele unterschiedliche Bezeichnungen (Synonyme) aufweisen. Wenn Sie auf einer mehrsprachigen Website arbeiten, können die Bezeichnungen auch in unterschiedlichen Sprachen vorliegen.
Es gibt zwei Arten von Ausdrücken:
Verwaltete Ausdrücke
Verwaltete Ausdrücke wurden in der Regel von einem Terminologiespeicheradministrator oder einer anderen Person mit der Berechtigung zur Arbeit mit verwalteten Metadaten vordefiniert und in einem hierarchischen Ausdruckssatz organisiert.
Unternehmensstichwörter
Ein Unternehmensschlüsselwort ist ein Wort oder ein Ausdruck, das oder der Elementen auf einer Website SharePoint wird. Unternehmensstichwörter werden als einzelner, nicht hierarchischer Ausdruckssatz im Terminologiespeicher-Verwaltungstool verwaltet und als der Stichwortsatz bezeichnet. Da Benutzer einem Element in der Regel ein beliebiges Wort oder einen beliebigen Ausdruck als Stichwort hinzufügen können, können Unternehmensstichwörter als eine Art von "Folksonomie"-Verschlagwortung verwendet werden. Die Administratoren von Terminologiespeichern oder andere Personen mit der Berechtigung zum Verwalten von Metadaten können entscheiden, Stichwörter aus dem Stichwortausdruckssatz in einen speziell verwalteten Ausdruckssatz zu verschieben, sodass die Stichwörter im Kontext eines bestimmten Ausdruckssatzes verfügbar werden. Die Administratoren von Terminologiespeichern können Stichwortausdruckssätze zudem sperren, sodass die Benutzer keine neue Stichwörter hinzufügen können und auf die Nutzung vorhandener Stichwörter beschränkt sind.
Gruppe
Gruppen definieren Sicherheitsgrenzen. Eine Gruppe ist ein Satz von Ausdruckssätzen, für die gemeinsame Sicherheitsanforderungen gelten. Nur Benutzer, die als Mitwirkende einer bestimmten Gruppe festgelegt wurden, können Ausdruckssätze verwalten, die zur Gruppe gehören, oder neue Ausdruckssätze in der Gruppe erstellen. Organisationen sollten eindeutige Gruppen für Ausdruckssätze erstellen, für die eindeutige Zugriffs- oder Sicherheitserfordernisse gelten.
Terminologiespeicher-Verwaltungstool
Das Terminologiespeicher-Verwaltungstool ist das Tool, das von Taxonomikern, Administratoren oder sonstigen Personen, die Taxonomien verwalten, zum Erstellen, Importieren und Verwalten von Ausdruckssätzen und der in ihnen enthaltenen Ausdrücke verwendet werden kann. Im Terminologiespeicher-Verwaltungstool werden alle globalen Ausdruckssätze und die für die Websitesammlung, aus der auf das Terminologiespeicher-Verwaltungstool zugegriffen wird, verfügbaren lokalen Ausdruckssätze angezeigt.
Spalte für verwaltete Metadaten
Die Spalte für verwaltete Metadaten ist ein neuer Spaltentyp, der Listen und Bibliotheken hinzugefügt werden kann, damit Websitebenutzer der Inhaltsbesitzer Werte aus einem bestimmten Ausdruckssatz mit verwalteten Ausdrücken auswählen und auf den Inhalt anwenden können. Eine Spalte für verwaltete Metadaten kann so konfiguriert werden, dass ein vorhandener Ausdruckssatz zugeordnet wird, oder Sie können speziell für diese Spalte einen neuen Ausdruckssatz erstellen. Wenn Sie einen neuen Ausdruckssatz speziell für die Spalte für verwaltete Metadaten erstellen, handelt es sich bei diesem Ausdruckssatz um einen lokalen Ausdruckssatz, der nur für die Nutzung in der Websitesammlung zur Verfügung steht, in der er erstellt wurde.
Spalte für Unternehmensstichwörter
Bei der Spalte für Unternehmensstichwörter handelt es sich um eine Spalte, die Inhaltstypen, Listen oder Bibliotheken hinzugefügt werden kann, um Benutzern das Kategorisieren von Elementen mithilfe der von ihnen ausgewählten Wörter oder Begriffe zu ermöglichen. Dabei handelt es sich standardmäßig um eine mehrwertige Spalte. Wenn Benutzer ein Wort oder einen Begriff in die Spalte eingeben, werden während der Eingabe Vorschläge angezeigt, die Elemente aus verwalteten Ausdruckssätzen und dem Stichwortausdruckssatz sein können. Die Benutzer können einen vorhandenen Wert auswählen oder einen neuen Wert eingeben (wenn der Stichwortausdruckssatz als offen konfiguriert ist).
Communitytags
Communitytags sind Wörter oder Ausdrücke, die Websitebenutzer Inhalten auf einer SharePoint-Website zuweisen können, um die Informationen auf eine für sie aussagekräftige Weise zu kategorisieren. Tags für soziale Netzwerke können auch auf URLs außerhalb einer Website SharePoint werden. Communitytags unterstützten die Folksonomie-basierte Kategorisierung. Ein Communitytag besteht aus Verweisen auf drei verschiedenartige Informationen:
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Benutzeridentität
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Element-URL
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Ausdruck
Dieser Verweise befinden sich im Speicher für Communitytags, der Teil des Benutzerprofildienstes ist. Technisch sind Kategorien für soziale Netzwerke nicht Teil der Features für verwaltete Metadaten in SharePoint Server, sie stellen jedoch eine Verbindung mit den Features für verwaltete Metadaten auf eine von wichtigen Weisen sicher, die die konsistente Verwendung von Metadaten in der gesamten Organisation unterstützen. Der Ausdrucksteil eines Communitytags verweist auf einen Ausdruck im Stichwortausdruckssatz des Terminologiespeichers und damit auf einen der Dienste für verwaltete Metadaten, mit denen die Website verbunden ist.
Wenn Sie beispielsweise ein neues Communitytag erstellen, haben Sie die Möglichkeit, unter den vorhandenen Ausdrücken zu wählen, zu denen verwaltete Ausdrücke ebenso wie Unternehmensstichwörter gehören können. Wenn Sie einen der vorhandenen Ausdrücken auswählen, enthält Ihr Communitytag einen Verweis auf diesen Ausdruck. Wenn Sie sich gegen die Auswahl eines vorhandenen Ausdrucks entscheiden und einen Ausdruck erstellen, der noch nie verwendet wurde ,wird im Stichwortausdruckssatz im Terminologiespeicher ein neues Stichwort hierfür erstellt, und das neue Communitytag verweist auf diesen Ausdruck.
Auf diese Weise werden Stichwörter, die in Communitytags verwendet werden, zum Stichwortausdruckssatz im Terminologiespeicher-Verwaltungstool hinzugefügt (sofern hier noch nicht vorhanden), und können von den Terminologiespeicheradministratoren verwaltet werden. Darüber hinaus können Communitytags automatisch erstellt werden, sodass diese Ausdrücke als Kategorien in Newsfeeds, Kategorienlisten oder Profilen vom Typ "Meine Website" angezeigt werden, wenn die Benutzer den Inhalten Unternehmensstichwörter oder verwaltete Ausdrücke hinzufügen, indem sie entweder die Spalte für Unternehmensstichwörter oder die Spalte für verwaltete Metadaten aktualisieren. Besitzer von Listen oder Bibliotheken können die Veröffentlichung von Metadaten aktivieren oder deaktivieren, indem sie die Einstellungen für die Unternehmensmetadaten und -stichwörter für eine Liste oder Bibliothek aktualisieren.
Wenn Sie einem Element ein Communitytag hinzufügen, können Sie angeben, ob Ihre Identität und die Element-URL privat sein sollen, der Ausdruck (das Communitytag), der im Terminologiespeicher gespeichert wird, ist jedoch immer öffentlich.
Communitytags sind hilfreich, da sie es den Websitebenutzern ermöglichen, die Auffindbarkeit von Inhalten und Informationen auf der Website zu verbessern.
Weitere Informationen zu den Auswirkungen von Tags auf den Datenschutz und die Sicherheit finden Sie unter Auswirkungen von Tags auf soziale Netzwerke auf den Datenschutz und die Sicherheit.
Kategorisieren
Der Begriff "Kategorisieren" bezieht sich allgemein einfach auf die Zuordnung von Metadaten zu einem Element (unabhängig davon, ob es sich bei der Kategorie um verwaltete Metadaten oder ein Communitytag handelt). In diesem Artikel wird der Begriff "kategorisieren" ("taggen") in diesem Sinne verwendet und ist nicht auf Communitytags beschränkt.
Metadatenszenarien: von Taxonomien zu Folksonomien
Die Metadatenverwaltungsfeatures in SharePoint Server Unterstützung einer Reihe von Ansätzen für die Verwaltung und Verwendung von Metadaten. Stellen Sie sich diesen Bereich als eine Art von Kontinuum vor. Am einen Ende dieses Kontinuums gibt es Taxonomien, bei denen es sich um formale, zentral verwaltete und hierarchische Gruppen von Ausdrücken handelt. Am anderen Ende des Bereichs gibt es Folksonomien, bei denen es sich um gemeinsame Klassifizierungen handelt, die entstehen, wenn Personen Inhalte uneingeschränkt mit beliebigen Kategorien versehen können.
SharePoint Server unterstützt sowohl die Extreme dieses Kontinuums als auch Punkte, die dabei sind. Am einen Ende des Kontinuums können Sie mithilfe von verwalteten Ausdrücken und Ausdruckssätzen formale Taxonomien einführen. Am anderen Ende wird Unterstützung für Unternehmensstichwörter und Communitytags geboten, die es Benutzern jeweils ermöglichen, Inhalte mit Stichwörtern ihrer Wahl zu kategorisieren.
Zwischen diesen beiden Extremen können Metadaten graduell und auf flexible Weise strukturiert und kontrolliert werden, und Sie können den Umfang dieser Kontrolle anpassen, indem Sie sie global auf alle Websites oder lokal auf bestimmte Websites anwenden. So können Sie Ausdruckssätze beispielsweise als geschlossen oder offen für Benutzerbeiträge konfigurieren. Sie können angeben, ob Unternehmensstichwörter und Communitytags nur in Verbindung mit verwalteten Ausdrücken verwendet werden sollen. SharePoint Server ermöglicht es Organisationen, die Vorteile formaler, verwalteter Taxonomien auf angepasste Weise mit den dynamischen Vorteilen von Kategorien für soziale Netzwerke zu kombinieren.
Das folgende Diagramm zeigt, welche unterschiedlichen Herangehensweisen an Metadaten die verschiedenen von SharePoint gebotenen Lösungen je nach den geschäftlichen Notwendigkeiten erfordern.
Vorteile verwalteter Metadaten
Der übergreifende Einsatz von verwalteten Metadaten in den Websites einer Organisation bietet eine Reihe von Vorteilen:
Konsistente Verwendung von Metadaten Mithilfe der Features für verwaltete Metadaten in SharePoint Server Sie die Metadaten, die Inhalten hinzugefügt werden, mit anpassbaren Kontrollgraden aus. Mit Ausdruckssätzen und verwalteten Ausdrücken können Sie die Ausdruckstypen steuern, die Inhalten hinzugefügt werden können, und Sie können steuern wer neue Ausdrücke hinzufügen darf. Darüber hinaus können Sie auch die Verwendung von Unternehmensstichwörtern auf eine bestimmte Stichwortliste beschränken, indem Sie den Stichwortausdruckssatz als geschlossen konfigurieren.
Wenn websiteübergreifend die gleichen Ausdrücke verwendet werden, ist es einfacher, stabile Prozesse oder Lösungen zu erstellen, die auf Metadaten basieren. Daneben wird es den Websitebenutzern dank der Benutzeroberfläche zum Arbeiten mit Metadaten auf Websites, in Listen und Bibliotheken sowie in den Office-Clientprogrammen vereinfacht, auf ihre Inhalte konsistente Metadaten anzuwenden.
Bessere Auffindbarkeit von Inhalten Wenn die Inhalte in einer Organisation auf allen Websites konsistente Metadaten aufweisen, vereinfacht dies das Auffinden von und den Zugriff auf Geschäftsinformationen und -daten mithilfe von Suchfunktionen. Neue Suchfunktionen, wie etwa der Einschränkungsbereich, der links auf der Suchergebnisseite angezeigt wird, ermöglichen Benutzern das Filtern von Suchergebnissen anhand von Metadaten.
Darüber hinaus können Sie eine Metadatennavigation für Listen und Bibliotheken konfigurieren, mit deren Hilfe Benutzer dynamische Ansichten von Daten basierend auf bestimmten Metadatenfeldern erstellen können. Benutzer können anhand von Ordnern oder mithilfe von Metadatenpivots in Bibliotheken navigieren, und sie können die Ergebnisse mit weiteren Filtern verfeinern.
Höhere Flexibilität Die Features für verwaltete Metadaten erleichtern Terminologiespeicheradministratoren (oder anderen Personen mit der Berechtigung zum Aktualisieren von verwalteten Metadaten) die Pflege und die Anpassung von Metadaten an geänderte Geschäftsanforderungen. Sie können einen Ausdruckssatz ohne großen Aufwand im Terminologiespeicher-Verwaltungstool aktualisieren, und neue oder aktualisierte Ausdrücke werden automatisch verfügbar, wann immer eine dem betreffenden Ausdruckssatz zugeordnete Spalte für verwaltete Metadaten verfügbar ist. Wenn Sie beispielsweise mehrere Ausdrücke in einem Ausdruck zusammenfassen, werden Inhalte, die die betreffenden Ausdrücke als Kategorien verwenden, automatisch aktualisiert, um diese Änderung zu berücksichtigen. Sie können für einzelne Ausdrücke mehrere Synonyme (oder Bezeichnungen) angeben. Bei einer mehrsprachigen Website können Sie darüber hinaus für einzelne Ausdrücke mehrsprachige Bezeichnungen angeben.
Metadaten verwalten
Planen und Konfigurieren von verwalteten Metadaten
Möglicherweise benötigt Ihre Organisation ein gewisses Maß an Planung, bevor mit der Nutzung von verwalteten Metadaten begonnen wird. Der Umfang der erforderlichen Planung ist mehr oder weniger proportional zum Umfang der Formalität und der Steuerungsmöglichkeiten, die Sie für Metadaten erzwingen möchten.
Wenn Sie Benutzer an der Entwicklung Ihrer Taxonomie beteiligen möchten, können Sie die Benutzer einfach Schlüsselwörter zu Elementen hinzufügen lassen und diese dann nach Bedarf in Ausdruckssätzen strukturieren.
Wenn Ihre Organisation verwaltete Ausdruckssätze verwenden möchte, um formale, vordefinierte Taxonomien einzuführen, müssen die wichtigsten Projektbeteiligten mit einem berechtigten Interesse an der Struktur der Taxonomie mit Ihnen zusammenarbeiten, um die zu verwendenden Ausdruckssätze und Ausdrücke zu planen und zu entwickeln. Weitere Informationen zu diesem Planungsprozess finden Sie unter Planen von Begriffen und Ausdruckssätzen. Weitere Informationen zum Konfigurieren einer Dienstanwendung für verwaltete Metadaten finden Sie unter Verwaltung verwalteter Metadaten.
Nachdem die wichtigsten Projektbeteiligten der Organisation den erforderlichen Ausdruckssätzen zugestimmt haben, können Sie das Terminologiespeicher-Verwaltungstool verwenden, um Ausdruckssätze zu importieren oder zu erstellen und um die Ausdruckssätze zu verwalten und zu pflegen, während die Benutzer mit der Arbeit mit Metadaten beginnen. Wenn der Dienst für verwaltete Metadaten für Ihre Webanwendung konfiguriert wurde und Sie ein Websitesammlungsadministrator oder ein designierter Terminologiespeicheradministrator sind, können Sie zum Terminologiespeicher-Verwaltungstool wechseln, indem Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen und dann unter Websiteverwaltung auf Terminologiespeicherverwaltung klicken.
Erstellen und Verwalten von Ausdruckssätzen
Das Terminologiespeicher-Verwaltungstool umfasst ein Struktursteuerelement, das für die meisten Aufgaben verwendet werden kann. Ihre Benutzerrolle für dieses Tool bestimmt die Aufgaben, die Sie durchführen können. Um das Terminologiespeicher-Verwaltungstool verwenden zu können, müssen Sie Farmadministrator oder Terminologiespeicher-Administrator oder eine Person sein, die als Gruppenmanager oder Mitwirkender für Ausdruckssätze festgelegt wurde. Ausführliche Informationen zu diesen Rollen finden Sie unter Rollen für verwaltete Metadaten.
Um Aktionen für ein Element innerhalb der Hierarchie durchzuführen, zeigen Sie auf den Namen der Anwendung für den Dienst für verwaltete Metadaten, auf die Gruppe, den Ausdruckssatz oder den Ausdruck, den Sie ändern möchten, klicken Sie auf den nun angezeigten Pfeil, und wählen Sie die gewünschte Aktion aus dem Menü aus.
Beispiel:
Wenn Sie ein Terminologiespeicheradministrator sind, können Sie im Dienst für verwaltete Metadaten Gruppen erstellen oder löschen.
Wenn Sie Terminologiespeicheradministrator oder Gruppenmanager sind, können Sie Ausdruckssätze in einer Gruppe erstellen, importieren oder löschen. Mitwirkende an Ausdruckssätzen können neue Ausdruckssätze erstellen.
Wenn Sie Terminologiespeicheradministrator, Gruppenmanager oder Mitwirkender an Ausdruckssätzen sind, können Sie Ausdrücke in einem Ausdruckssatz erstellen oder erneut verwenden sowie einen ausgewählten Ausdruckssatz kopieren, verschieben oder löschen.
Wenn Sie Terminologiespeicheradministrator, Gruppenmanager oder Mitwirkender an Ausdruckssätzen sind, können Sie einzelne Ausdrücke in einem Ausdruckssatz kopieren, erneut verwenden, zusammenführen, als veraltet kennzeichnen, verschieben oder löschen.
Auf jeder Ebene der Hierarchie können Sie für eine Gruppe, einen Ausdruckssatz oder einen Ausdruck bestimmte Eigenschaften konfigurieren. Verwenden Sie hierzu den Bereich Eigenschaften, der rechts neben dem Terminologiespeicherstruktur-Steuerelement angezeigt wird.
Wenn Sie beispielsweise einen Ausdruckssatz konfigurieren, können Sie im Bereich Eigenschaften Details wie Name, Beschreibung, Besitzer, Kontakt und Projektbeteiligten angeben. Sie können angeben, ob ein Ausdruckssatz für neue Übermittlungen von Benutzern offen oder geschlossen werden soll. Sie können auch angeben, ob der Ausdruckssatz für das Tagging verfügbar sein soll. Wenn Sie sich entscheiden, einen Ausdruckssatz für das Tagging nicht zur Verfügung zu stellen, ist er für die meisten Benutzer nicht sichtbar. Wenn ein Ausdruckssatz noch in der Entwicklung ist, können Sie z. B. festlegen, dass er nicht für das Tagging zur Verfügung steht.
Anwenden von Metadaten
Kategorisieren von Inhalten mit verwalteten Ausdrücken
Wenn die Spalte "Verwaltete Metadaten" einem Inhaltstyp, einer Liste oder eine Bibliothek hinzugefügt wurde, können Inhaltsbesitzer ihre Inhalte mit verwalteten Ausdrücken aus einem bestimmten Ausdruckssatz kategorisieren, indem sie die Eigenschaften eines Listen- oder Bibliothekselements bearbeiten und dann die relevanten Felder im Formular Eigenschaften bearbeiten des Elements oder Dokuments aktualisieren. Spalten für verwaltete Metadaten sind einfach zu erkennen, da hierin ein Symbol für Kategorien angezeigt wird, über das das Dialogfeld für die Ausdrucksauswahl geöffnet werden kann.
Mithilfe der Ausdrucksauswahl können Sie einen Ausdruck aus der Hierarchie eines Ausdruckssatzs auswählen. Dies ist nützlich, wenn Sie mit den möglicherweise verfügbaren Begriffen nicht vertraut sind. Wenn ein Ausdruckssatz als offen konfiguriert wurde und die Spalte für verwaltete Metadaten dafür Das Ausfüllen von Werten zulässt, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, einem Ausdruckssatz einen neuen Ausdruck hinzuzufügen. Möglicherweise haben Sie auch einfach die Möglichkeit, Feedback an den designierten Kontakt für den Ausdruckssatz zu senden.
Wenn Sie mit der Eingabe des gewünschten Ausdrucks beginnen, werden die verfügbaren Ausdrücke automatisch basierend auf Ihrer Eingabe angezeigt, und Sie können den gewünschten Ausdruck auswählen. Möglicherweise werden hinter dem Ausdruck Informationen in Klammern angezeigt, die den Namen des Ausdruckssatzes und die Hierarchie des Ausdrucks angeben. Dies kann hilfreich sein, um unter ähnlichen Ausdrücken zu wählen.
Wenn doppelte oder ähnliche Ausdrücke vorgeschlagen werden, können Sie unter Umständen auch beschreibenden Text anzeigen, den der Terminologiespeicheradministrator konfiguriert hat, um den Benutzern bei der Auswahl zu helfen.
Kategorisieren von Inhalten mit Unternehmensstichwörtern
Wenn einem Inhaltstyp, einer Liste oder einer Bibliothek eine Spalte für Unternehmensstichwörter hinzugefügt wurde, können die Inhaltsbesitzer (oder jede Person mit de Berechtigung "Mitwirken" für die Liste oder Bibliothek) Inhalte mit verfügbaren verwalteten Ausdrücken oder Schlüsselwörtern kategorisieren, indem sie die Eigenschaften der Liste oder Bibliothek bearbeiten und dann die gewünschten Stichwörter in das Feld Unternehmensstichwörter eingeben. Wenn ein übereinstimmender oder ähnlicher Ausdruck vorhanden ist, wird er vorgeschlagen und kann ausgewählt werden. Sie können auch ein neues Stichwort hinzufügen, wenn der Stichwortausdruckssatz so konfiguriert ist, dass neue Ausdrücke hinzugefügt werden können. Das Feld "Unternehmensstichwörter" ist mehrwertig, sodass Sie einem Element mehrere Stichwörter hinzufügen können.
Kategorisieren von Inhalten mit Communitytags
Wenn das Feature für Communitytags aktiviert ist, können Sie Inhalte auf einer SharePoint-Website kategorisieren, die Sie bedeutsam oder interessant finden. Zum Kategorisieren einer Seite können Sie das Symbol für Kategorisieren verwenden, das oben auf der Seite angezeigt wird.
Zum Kategorisieren von Dokumenten oder Listenelementen verwenden Sie den Befehl "Kategorisieren", der auf der Registerkarte Bibliothek oder Liste im Menüband angezeigt wird.
Wenn Sie mit der Eingabe der Kategorie oder der Kategorien beginnen, die Sie zuweisen möchten, können Sie aus vorhandenen Stichwörtern oder verwalteten Ausdrücken wählen, oder Sie können neue Stichwörter hinzufügen, wenn der Stichwortausdruckssatz offen ist.
Sie haben auch die Möglichkeit, Inhalte auf externen Websites zu kategorisieren, wie auf anderen Intranet- oder Internetwebsites, indem Sie in Ihrem Browser das SharePoint-Tool für Kategorien und Notizen hinzufügen. Weitere Informationen zum Kategorisieren von externen Websites finden Sie unter Erste Schritte mit der eigenen "Meine Website".
Weitere Informationen zu den Features für Kategorien für soziale Netzwerke finden Sie unter Verwenden von Kategorien und Notizen zum Freigeben von Informationen für Kollegen.
