Geteilte Postfächer ermöglichen es einer bestimmten Personengruppe, E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie "info@contoso.com" oder "kontakt@contoso.com" auf einfache Weise zu überwachen und zu senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, wird als Absender der E-Mail das geteilte Postfach angegeben und nicht der einzelne Benutzer. In klassischen Outlook können Sie das freigegebene Postfach auch als freigegebenen Teamkalender verwenden. Ein freigegebenes Postfach eignet sich auch für die Verwendung als "noreply"-E-Mail-Konto.
Tipp: Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind und weitere Informationen zur Einrichtung von Microsoft 365 suchen, besuchen Sie die Seite Hilfe und Lernen für Kleinunternehmen.
Ein freigegebenes Postfach ist nicht für personen gedacht, die das Postfach freigeben, um sich direkt beim Konto anzumelden. Das Konto für das freigegebene Postfach selbst sollte in einem deaktivierten Zustand bleiben.
Tipp: Der Microsoft 365 Admin für Ihre Organisation muss das geteilte Postfach erstellen und Sie zur Gruppe der Benutzer hinzufügen, bevor Sie es verwenden können. Weitere Informationen, darüber, was der Administrator tun muss, finden Sie unter Erstellen eines geteilten Postfachs.
Wählen Sie unten eine Registerkartenoption für die outlook-Version aus, die Sie verwenden. Welche Outlook-Version habe ich?
Hinweis: Wenn die Schritte auf dieser Registerkarte "Neues Outlook " nicht funktionieren, verwenden Sie möglicherweise noch kein neues Outlook für Windows. Wählen Sie die Registerkarte Klassisches Outlook aus, und führen Sie stattdessen diese Schritte aus.
Tipp: Hier finden Sie einige E-Mail-Tipps, damit Geschäftsleitungsassistenten und Stellvertretungen besser in der Postfachverwaltung im neuen Outlook navigieren können.
Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Das neue Outlook
Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines freigegebenen Postfachs hinzugefügt hat, schließen SieDas neue Outlook und starten sie dann neu. Das freigegebene Postfach sollte automatisch im Ordnerbereich angezeigt werden.
Was tun, wenn es nicht funktioniert hat?
Wenn Ihr Administrator Sie gerade erst zu einem geteilten Postfach hinzugefügt hat, dauert es möglicherweise einige Minuten, bevor das geteilte Postfach angezeigt wird. Warten Sie einen Moment, schließen Sie dann dieDas neue Outlook, und starten Sie es erneut neu. Oder fügen Sie das freigegebene Feld manuell hinzu.
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Wählen Sie im Navigationsbereich inDas neue Outlook die Option E-Mail aus.
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Klicken Sie im Bereich Ordner mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen, und wählen Sie Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus.
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Geben Sie im Fenster Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen den Namen des Postfachs ein, auf das Sie zugreifen möchten, z. B. info@contoso.com.
Hinweis: Sie können das freigegebene Postfach jederzeit hinzufügen, aber bevor Sie es verwenden können, muss Ihr IT-Administrator Sie als Mitglied hinzufügen.
Suchen des freigegebenen Postfachs im Ordnerbereich
Suchen Sie im Ordnerbereich auf der linken Seite den Ordner Für mich freigegeben . Klicken Sie auf den Ordner, um ihn zu erweitern. Ihr freigegebenes Postfach ist ein Unterordner unter Für mich freigegeben. Wenn Sie dort den Namen des freigegebenen Postfachs auswählen, wird er erweitert, um die Standard-E-Mail-Ordner wie Posteingang, Entwürfe und Gesendete Elemente anzuzeigen.
Senden von E-Mails über das geteilte Postfach
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Wählen Sie im Navigationsbereich inDas neue Outlook für Windows die Option E-Mail aus.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Startdie Option Neu > E-Mail aus.
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Wenn das Feld Von oben in ihrer Nachricht (neben Senden) nicht angezeigt wird, wählen Sie auf der Registerkarte Optionen die Option Anzeigen von aus.
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Klicken Sie in der Nachricht auf Von, und wechseln Sie zur geteilten E-Mail-Adresse. Wenn Sie die geteilte E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre geteilte E-Mail-Adresse ein.
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Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus.
Wenn Sie nun eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in Der Dropdownliste Von verfügbar.
Wenn Sie eine Nachricht aus einem freigegebenen Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.
Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden
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Öffnen Sie Das neue Outlook für Windows.
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Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.
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Im Feld Von am oberen Rand Ihrer Nachricht sollte der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie das Dropdownfeld Von und dann Ihr freigegebenes Postfach aus.
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Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus.
Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in der Dropdownliste Von verfügbar.
Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.
Suchen nach dem freigegebenen Postfach
Nachdem ein freigegebenes Postfach dem neuen Outlook hinzugefügt wurde, ähnelt die Suche darin der Suche in einem primären Postfach.
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Öffnen Sie Das neue Outlook für Windows.
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Wählen Sie im Ordnerbereich einen Ordner innerhalb des freigegebenen Postfachs aus.
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Geben Sie im Feld Suchen oben im fenster Outlook die Abfrage ein, die Sie für die Suche verwenden möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
In der Nachrichtenliste werden Ergebnisse angezeigt, die auf der Suche aus diesem ausgewählten Ordner im freigegebenen Postfach basieren.
Verwenden des freigegebenen Kalenders aus dem freigegebenen Postfach
Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Der geteilte Kalender, der mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Kalender hinzugefügt.
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Wechseln SieDas neue Outlook zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.
Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des geteilten Postfachs ist.
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Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann diese Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.
Verwenden der freigegebenen Kontaktliste im Postfach
Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Die geteilte Kontaktliste, die mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Meine Kontakte hinzugefügt.
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Wählen Sie Das neue OutlookPersonen aus.
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Wählen Sie unter Meine Kontakte den Ordner "Kontakte" der geteilten Kontaktliste aus.
Was muss ich sonst noch über freigegebene Postfächer imDas neue Outlook wissen?
Derzeit können freigegebene Postfächer als Ressourcen hinzugefügt werden. In einem bevorstehenden Update ermöglicht die Funktion zum Hinzufügen freigegebener Postfächer als Konten einen größeren Zugriff auf die Verwendung und Verwaltung der Postfacheinstellungen. Das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs als Konto umfasst Unterstützung für die folgenden Funktionen:
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Benachrichtigungen |
Ungelesene Anzahl |
Automatische Antworten |
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Kategorien |
Präferenz für barrierefreie Inhalte |
Fokussierter Posteingang |
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Nachrichtenformat |
Anlagepräferenz |
Regeln |
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Bedingte Formatierung |
Aufwischen |
Unerwünschte Post |
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QuickSteps |
Versand |
Aufbewahrungsrichtlinien |
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Ereignisse und Einladungen |
Arbeitszeiten |
Andere Funktionen, die derzeit nicht für freigegebene Postfächer verfügbar sind, aber in einem zukünftigen Update hinzugefügt werden:
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Zugriff auf das Onlinearchiv / In-Place Archiv des freigegebenen Postfachs
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Gewähren des neuen delegierten Zugriffs auf ein Postfach
Hier finden Sie einige E-Mail-Tipps, mit denen Führungskräfte und Stellvertretungen in der Postfachverwaltung imDas neue Outlook besser navigieren können.
E-Mail-Filter und -Regeln für Leitende Administratoren
Im neuen Outlook können Leitende Administratoren den E-Mail-Filter hat Kalendereinladungen verwenden, um Besprechungseinladungen einfach zu finden.
Sie können auch eine Email für das Konto Ihrer Führungskraft erhaltene Email einrichten und automatisch in einen separaten Ordner verschieben und nach Bedarf kategorisieren.
Ziehen und Ablegen von E-Mails zum Erstellen von Aufgaben
Behalten Sie mühelos den Überblick, indem Sie E-Mails in "Mein Tag" ziehen, um sie in Aufgaben zu verwandeln.
Anheften von E-Mails für den Schnellzugriff
Sie können jetzt eine E-Mail anheften, die am oberen Rand Ihres Posteingangs angezeigt wird, sodass Sie keine Zeit mehr benötigen, um danach zu suchen. Zeigen Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, und wählen Sie Anheften aus, um sie anzuheften.
Planen, wann E-Mails gesendet werden sollen
In der hybriden Arbeitswelt von heute kann Ihr Tag der Abend eines anderen sein, so dass Sie nicht mitten in der Nacht eine E-Mail an jemanden schicken wollen. Mit dem neuen Outlook ist es ganz einfach, eine E-Mail zu versenden, wann immer Sie möchten. Wählen Sie einfach den Dropdownpfeil neben Senden aus, und wählen Sie Senden planen aus.
Snooze-E-Mail
Manchmal sind E-Mails sehr wichtig, aber noch nicht. Mit dem Erneut erinnern-Feature können Sie eine Zeit für die erneute Zustellung der E-Mail an Ihren Posteingang planen, die zum gewünschten Zeitpunkt angezeigt wird, sodass Sie sie behandeln können, wenn es der richtige Zeitpunkt für Sie ist. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Nachricht, und wählen Sie Snooze aus, oder wählen Sie im Menüband Die Option Snooze aus. Wählen Sie dann die Uhrzeit aus, zu der sie übermittelt werden soll.
Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zum klassischen Outlook
Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Das freigegebene Postfach sollte automatisch im Bereich Ordner im klassischenOutlook angezeigt werden.
Was tun, wenn es nicht funktioniert hat?
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Wenn Ihr Administrator Sie gerade erst zu einem geteilten Postfach hinzugefügt hat, dauert es möglicherweise einige Minuten, bevor das geteilte Postfach angezeigt wird. Warten Sie eine Weile, und dann schließen und starten Sie Outlook erneut.
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Wenn das nicht funktioniert hat, fügen Sie das geteilte Postfach manuell in Outlook hinzu:
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Öffnen Sie den klassischenOutlook.
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Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Datei und dann Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen aus.
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Wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.
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Stellen Sie sicher, dass das richtige Konto hervorgehoben ist, und wählen Sie dann Ändern aus.
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Wählen Sie Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen aus.
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Geben Sie die geteilte E-Mail-Adresse ein, z. B. info@contoso.com.
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Wählen Sie OK > OK aus.
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Wählen Sie Weiter > Fertig stellen > Schließen aus.
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Senden von E-Mails über das geteilte Postfach
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Öffnen Sie den klassischenOutlook.
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Wählen Sie Neue E-Mail aus.
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Wenn Sie das Feld Von am Anfang Ihrer Nachricht nicht sehen, klicken Sie auf Optionen und dann auf Von.
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Klicken Sie in der Nachricht auf Von, und wechseln Sie zur geteilten E-Mail-Adresse. Wenn Sie die geteilte E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre geteilte E-Mail-Adresse ein.
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Klicken Sie auf OK.
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Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.
Wenn Sie ab jetzt eine Nachricht über das geteilte Postfach senden möchten, wird die E-Mail-Adresse in der Dropdownliste im "Von"-Feld aufgeführt.
Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.
Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden
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Öffnen Sie den klassischenOutlook.
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Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.
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Im Feld Von am oberen Rand Ihrer Nachricht sollte der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn das nicht der Fall ist, wählen Sie in der Dropdownliste im Feld "Von“ Ihr geteiltes Postfach aus.
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Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.
Wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden möchten, wird die E-Mail-Adresse in der Dropdownliste im "Von"-Feld aufgeführt.
Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.
Suchen nach dem freigegebenen Postfach
Sobald ein freigegebenes Postfach zu Outlook hinzugefügt wurde, ähnelt die Suche darin der Suche in einem primären Postfach.
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Öffnen Sie den klassischenOutlook.
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Wählen Sie im Ordnerbereich auf der linken Seite einen Ordner im freigegebenen Postfach aus.
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Geben Sie die Abfrage im Suchfeld oben im Menüband (Symbolleiste) ein.
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Beginnen Sie die Suche, indem Sie die EINGABETASTE drücken oder rechts neben dem Suchfeld auf die Bildschirmlupe-Schaltfläche klicken.
Die Nachrichtenliste gibt Ergebnisse basierend auf der Suche aus dem ausgewählten Ordner im freigegebenen Postfach zurück.
Verwenden des geteilten Kalenders
Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Der geteilte Kalender, der mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Kalender hinzugefügt.
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Wechseln Sie in der klassischenOutlook zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.
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Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des geteilten Postfachs ist.
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Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann diese Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.
Verwenden einer geteilten Kontaktliste
Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Die geteilte Kontaktliste, die mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Meine Kontakte hinzugefügt.
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Wählen Sie im klassischenOutlook die Option Personen aus.
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Wählen Sie unter Meine Kontakte den Ordner "Kontakte" der geteilten Kontaktliste aus.
Freigegebene Postfächer ermöglichen es einer bestimmten Personengruppe, E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie "info@contoso.com" oder "kontakt@contoso.com" auf einfache Weise zu überwachen und zu senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, scheint die Antwort von der freigegebenen Adresse zu stammen, nicht von der einzelnen Person. Darüber hinaus können Sie das freigegebene Postfach als freigegebenen Teamkalender verwenden.
Tipp: Der Microsoft 365 Admin für Ihre Organisation muss das geteilte Postfach erstellen und Sie zur Gruppe der Benutzer hinzufügen, bevor Sie es verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines freigegebenen Postfachs, in dem beschrieben wird, was der Administrator tun muss.
Hinzufügen des freigegebenen Postfachs, sodass es unter Ihrem primären Postfach angezeigt wird
Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie Ihre E-Mails im primären Postfach und im freigegebenen Postfach gleichzeitig überwachen möchten. Nachdem Sie diese Aufgabe abgeschlossen haben, werden das freigegebene Postfach und seine Ordner jedes Mal im linken Navigationsbereich angezeigt, wenn Sie Outlook im Web öffnen.
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Melden Sie sich bei Ihrem Konto in Outlook im Web an.
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Klicken Sie für Exchange Online Postfächer im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner, und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus. Klicken Sie bei lokalen Exchange-Postfächern im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihres primären Postfachs (z. B. Molly Dempsey), und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus.
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Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen des freigegebenen Postfachs ein, in dem Sie Mitglied sind, z. B. info@contoso.com.
Das freigegebene Postfach wird in der Ordnerliste in Outlook im Web angezeigt. Sie können die Ordner des freigegebenen Postfachs ebenso erweitern und reduzieren wie die des primären Postfachs. Sie können das freigegebene Postfach auch aus der Ordnerliste entfernen. Klicken Sie zum Entfernen mit der rechten Maustaste auf das freigegebene Postfach und dann auf Löschen.
Empfangen von Benachrichtigungen über neue Nachrichten in einem freigegebenen Postfach
Um Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Posteingang eines freigegebenen Postfachs zu erhalten, müssen Sie das freigegebene Postfach in einem separaten Browserfenster öffnen.
Öffnen des freigegebenen Postfachs in einem separaten Browserfenster
Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie die E-Mail für das freigegebene Postfach in einem eigenen Browserfenster anzeigen und verwalten möchten. Mit dieser Methode können Sie auch Benachrichtigungen über neue Elemente im Posteingang des freigegebenen Postfachs erhalten.
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Melden Sie sich bei Ihrem Konto in Outlook im Web an.
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Klicken Sie in der Outlook im Web-Navigationsleiste auf Ihren Namen. Nun wird eine Liste angezeigt.
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Klicken Sie auf Weiteres Postfach öffnen.
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Geben Sie die E-Mail-Adresse des anderen Postfachs ein, das Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen. Eine weitere Outlook im Web-Sitzung wird in einem separaten Fenster geöffnet und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf das andere Postfach.
Tipp: Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Postfachs falsch eingeben, lautet das Ergebnis "keine Übereinstimmung wurde gefunden". Versuchen Sie erneut, die E-Mail-Adresse einzugeben.
Hinweis: Wenn Sie ein freigegebenes Postfach mit der Option Anderes Postfach öffnen öffnen, können Probleme beim Zugriff auf Office-Add-Ins aus dem Postfach auftreten. Um sicherzustellen, dass Add-Ins in Ihrem freigegebenen Postfach wie erwartet funktionieren, empfiehlt es sich, das Postfach im selben Bereich wie Ihr primäres Benutzerpostfach zu öffnen. Wenn Sie das freigegebene Postfach lieber mit der Option Weiteres Postfach öffnen öffnen möchten, empfehlen wir, das Add-In sowohl für Ihren primären Benutzer als auch für freigegebene Postfächer bereitzustellen.
E-Mails über das freigegebene Postfach senden
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Wählen Sie neue E-Mail über der Ordnerliste aus. Ein neues Nachrichtenformular wird im Lesebereich geöffnet.
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Wählen Sie oben in der Nachricht
Damit sehen die Personen, die diese E-Mail empfangen, dass sie über das freigegebene Postfach und nicht über Ihr eigenes E-Mail-Konto gesendet wurde.
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Wenn Sie das freigegebene Postfach zum ersten Mal verwenden, müssen Sie die Adresse den Optionen in der Dropdownliste Von hinzufügen:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse Von , und wählen Sie Entfernen aus.
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Geben Sie die freigegebene Adresse ein. Wenn Sie das nächste Mal aus dem freigegebenen Postfach antworten, wird seine Adresse als Option in der Dropdownliste Von angezeigt.
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Um Empfänger hinzuzufügen, geben Sie die Namen beliebiger Personen aus Ihrem Kontaktordner oder der Adressliste der Organisation oder aber die E-Mail-Adresse in das Feld An oder Cc ein. Wenn Sie den Namen einer Person zum ersten Mal eingeben, sucht Outlook im Web nach der Adresse dieser Person. Danach ist der Name im Cache gespeichert, sodass er schnell aufgelöst werden kann.
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Geben Sie einen Betreff ein.
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Verfassen Sie die Nachricht.
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Wenn Sie die Nachricht fertig erstellt haben, klicken Sie auf Senden.
Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden
Wenn Sie zum ersten Mal auf eine Nachricht antworten, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, müssen Sie die freigegebene Adresse dem Dropdownfeld Von hinzufügen. Hier erfahren Sie, wie das geht:
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Öffnen Sie Outlook im Web, und wechseln Sie zu Ihrem freigegebenen Postfach.
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Öffnen Sie eine an die freigegebene Adresse gesendete Nachricht.
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Klicken Sie auf Antworten.
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Wählen Sie oben in der Nachricht
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse Von , und wählen Sie Entfernen aus.
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Geben Sie die freigegebene Adresse ein, und senden Sie die Nachricht. Wenn Sie das nächste Mal aus dem freigegebenen Postfach antworten, wird seine Adresse als Option in der Dropdownliste Von angezeigt.
Senden von automatischen Antworten aus einem geteilten Postfach
Nur Ihr Microsoft 365 Administrator ist berechtigt, die Möglichkeit zum Senden automatischer Antworten aus einem freigegebenen Postfach einzurichten. Anweisungen hierzu finden Sie unter Erstellen eines freigegebenen Postfachs von Ihrem Administrator.
Senden von automatischen Antworten aus einem geteilten Postfach
Nur Ihr Microsoft 365 Admin hat die Berechtigungen, dies einzurichten. Anweisungen hierfür finden Sie unter Erstellen eines geteilten Postfachs.
Siehe auch
Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook Mobile
Öffnen Sie einen freigegebenen E-Mail-, Kalender- oder Personen ordner in Outlook für Mac
