Opsummere data ved hjælp af en forespørgsel

Angive eksempeldataene manuelt

1. Klik på fanen Opret i gruppen Tabeller og klik på Tabel.

   Access tilføjer en ny, tom tabel til databasen.

   Bemærk!: Du behøver ikke at udføre dette trin, hvis du åbner en ny, tom database, men du skal følge den, hver gang du vil føje en tabel til databasen.

2. Dobbeltklik på den første celle i overskriftsrækken, og angiv navnet på feltet i eksempeltabellen.

   Som standard udfylder Access tomme felter i overskriftsrækken med teksten Tilføj nyt felt, f.eks. således:

   

3. Brug piletasterne til at flytte til den næste tomme overskriftscelle, og angiv det andet feltnavn (du kan også trykke på TAB eller dobbeltklikke på den nye celle). Gentag dette trin, indtil du har angivet alle feltnavne.

4. Indtast data fra eksempeltabellen.

   Når du angiver dataene, udleder Access en datatype for hvert felt. Hvis du er ny bruger af relationsdatabaser, skal du angive en bestemt datatype, f.eks. Tal, Tekst eller Dato/klokkeslæt, for hvert af felterne i tabellerne. Angivelse af datatypen hjælper med at sikre nøjagtig dataindtastning og hjælper også med at forhindre fejl, f.eks. brug af et telefonnummer i en beregning. For disse eksempeltabeller skal du lade Access udlede datatypen.

5. Når du er færdig med at indtaste data, skal du klikke på Gem.

   Tastaturgenvej Tryk på CTRL + S.

   Dialogboksen Gem som åbnes.

6. I feltet Tabelnavn skal du skrive navnet på eksempeltabellen og derefter klikke på OK.

   Du skal bruge navnet på eksempeltabellen, da forespørgslerne i vejledningen anvender disse navne.

7. Gentag disse trin, indtil du har oprettet hvert af de eksempeltabeller, der er angivet i starten af dette afsnit.

Hvis du ikke vil angive data manuelt, skal du følge de næste trin for at kopiere dataene til en regnearksfil og derefter importere dataene fra regnearksfilen ind i Access.

Oprette eksempelregneark

1. Start din regnearksprogram, og opret en ny, tom fil. Hvis du bruger Excel, oprettes der en ny, tom projektmappe som standard.

2. Kopiér den første eksempeltabel, der blev angivet ovenfor, og sæt den ind i det første regneark med start ved den første celle.

3. Omdøb regnearket ved hjælp af den metode, der leveres af dit regnearksprogram. Giv regnearket samme navn som eksempeltabellen. Hvis eksempeltabellen f.eks. hedder Kategorier, skal du give regnearket det samme navn.

4. Gentag trin 2 og 3, hvor du kopierer hver eksempeltabel til et tomt regneark og omdøber regnearket.

   Bemærk!: Du kan være nødvendigt at føje regneark til din regnearksfil. Du kan finde oplysninger om denne opgave i hjælpen til din regnearksprogram.

5. Gem projektmappen et praktisk sted på computeren eller netværket, og gå til det næste trin.

Oprette databasetabeller ud fra regneark

1. På fanen Eksterne data i gruppen Importér & kæde skal du klikke på Ny datakilde > Fra fil > Excel.

   Dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark vises.

2. Klik på Gennemse, åbn regnearksfilen, du oprettede i de forrige trin, og klik derefter på OK.

   Guiden Importér regneark starter.

3. Som standard markerer guiden det første regneark i projektmappen (regnearket Kunder, hvis du har fulgt trinnene i forrige afsnit), og data fra regnearket vises i den nederste del af siden i guiden. Klik på Næste.

4. På den næste side i guiden skal du klikke på Første række indeholder kolonneoverskrifter og derefter klikke på Næste.

5. Hvis du vil, kan du på næste side bruge tekstbokse og lister under Feltindstillinger til at ændre feltnavne og datatyper eller til at udelade felter fra importen. Ellers skal du klikke på Næste.

6. Lad indstillingen Lad Access tilføje en primær nøgle være markeret, og klik på Næste.

7. Access anvender som standard navnet på regnearket til den nye tabel. Accepter det foreslåede navn, eller angiv et andet navn, og klik derefter på Udfør.

8. Gentag trin 1 til 7, indtil du har oprettet en tabel fra hvert regneark i projektmappen.

Omdøb felter med primære nøgler

1. Højreklik på hver af de tabeller, du oprettede i forrige trin, i navigationsruden, og klik på Designvisning.

2. Find det primære nøglefelt for hver tabel. Som standard navngiver Access hvert felt ID.

3. I kolonnen Feltnavn for hvert primært nøglefelt skal du tilføje navnet på tabellen.

   Du kan f.eks. omdøbe id-feltet for tabellen Kategorier til "Kategori-id" og feltet for tabellen Ordrer til "Ordre-id". For tabellen Ordredetaljer skal du omdøbe feltet til "Detalje-id". Omdøb feltet til "Produkt-id" for tabellen Produkter.

4. Gem ændringerne.

Når eksempeltabellerne vises i denne artikel, inkluderer de primære nøglefelter, og feltet er omdøbt som beskrevet i foregående trin.

Toppen af siden

Opret en udvælgelsesforespørgsel

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Dobbeltklik på den eller de tabeller, du vil bruge i forespørgslen.

   Den eller de valgte tabeller vises som vinduer i den øverste del af Forespørgselsdesigner.

3. Dobbeltklik på de tabelfelter, du vil bruge i forespørgslen.

   Du kan medtage felter, der indeholder beskrivende data, f.eks. navne og beskrivelser, men du skal medtage et felt, der indeholder numeriske data eller valutadata.

   Hvert felt vises i en celle i designgitteret.

4. Klik på Kør for at køre forespørgslen.

   Forespørgselsresultatsættet vises i dataarkvisning.

5. Du kan skifte til designvisning og justere din forespørgsel. Det gør du ved at højreklikke på dokumentfanen for forespørgslen og klikke på Designvisning. Derefter kan du justere forespørgslen efter behov ved at tilføje eller fjerne felter. Hvis du vil fjerne et felt, skal du vælge kolonnen i designgitteret og trykke på DELETE.

6. Gem din forespørgsel.

Tilføj rækken Total

1. Sørg for, at forespørgslen er åben i dataarkvisning. Det gør du ved at højreklikke på dokumentfanen for forespørgslen og klikke på Dataarkvisning.

   eller

   Dobbeltklik på forespørgslen i navigationsruden. Dette kører forespørgslen og indlæser resultaterne i et dataark.

2. På fanen Hjem i gruppen Poster skal du klikke på Totaler.

   En ny række, Total, vises i dataarket.

3. I rækken Total skal du klikke på cellen i det felt, du vil summere, og derefter vælge Sum på listen.

Skjul rækken Total

• På fanen Hjem i gruppen Poster skal du klikke på Totaler.

Find flere oplysninger om brug af rækken Total i artiklen Vise totaler for kolonne i et dataark.

Toppen af siden

Beregn et enkel hovedtotal

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Dobbeltklik på den tabel, du vil bruge i forespørgslen.

   Hvis du bruger eksempeldataene, skal du dobbeltklikke på tabellen Ordrer.

   Tabellen vises i et vindue i den øverste del af forespørgselsdesigneren.

3. Dobbeltklik på det felt, du vil lægge sammen. Sørg for, at feltet er angivet til enten datatypen Tal eller Valuta. Hvis du forsøger at lægge værdier sammen i ikke-numeriske felter, f.eks. et tekstfelt, viser Access fejlmeddelelsen Datatypeuoverensstemmelse i kriterieudtryk , når du forsøger at køre forespørgslen.

   Hvis du bruger eksempeldataene, skal du dobbeltklikke på kolonnen Forsendelsesgebyr.

   Du kan føje yderligere numeriske felter til gitteret, hvis du vil beregne hovedtotaler for disse felter. En totalforespørgsel kan beregne hovedtotaler for mere end én kolonne.

4. Klik på Totaler i gruppen Vis/skjul under fanen Forespørgselsdesign.

   Rækken Total vises i designgitteret, og Gruppér efter vises i cellen i kolonnen Forsendelsesgebyr.

5. Rediger værdien i cellen i rækken Total til Sum.

6. Klik på Kør for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

   Tip!: Bemærk, at Access føjer "SumAf" til begyndelsen af navnet på det felt, du summerer. Hvis du vil ændre kolonneoverskriften til noget mere sigende, f.eks . Samlet levering, skal du skifte tilbage til designvisning og klikke på rækken Felt i kolonnen Forsendelsesgebyr i designgitteret. Placer markøren ud for Forsendelsesgebyr , og skriv ordene Samlet levering efterfulgt af et kolon, således: Samlet forsendelse: Forsendelsesgebyr.

7. Du kan også gemme forespørgslen og lukke den.

Beregn en hovedtotal, der udelader nogle poster

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Dobbeltklik på tabellen Ordre og tabellen Ordredetaljer.

3. Føj feltet Ordredato fra tabellen Ordrer til den første kolonne i forespørgselsgitteret.

4. I rækken Kriterier i den første kolonne skal du skrive Dato() -1. Udtrykket udelukker den aktuelle dags poster fra den beregnede total.

5. Dernæst skal du oprette den kolonne, der beregner salgsbeløbet for hver transaktion. Skriv følgende udtryk i rækken Felt i den anden kolonne i gitteret:

   Samlet salgsværdi: (1-[Ordredetaljer].[Rabat]/100)*([Ordredetaljer].[Enhedspris]*[Ordredetaljer].[Antal])

   Kontrollér, at udtrykket refererer til felter, der er angivet til datatyperne Tal eller Valuta. Hvis dit udtryk refererer til felter, der er angivet til andre datatyper, viser Access meddelelsen Datatyperne stemmer ikke overens i kriterieudtrykket, når du forsøger at køre forespørgslen.

6. Klik på Totaler i gruppen Vis/skjul under fanen Forespørgselsdesign.

   Rækken Total vises i designgitteret, og Gruppér efter vises i første og anden kolonne.

7. I den anden kolonne skal du redigere værdien i cellen i rækken Total til Sum. Funktionen Sum tilføjer de enkelte salgstal.

8. Klik på Kør for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

9. Gem forespørgslen som Dagligt salg.

   Bemærk!: Næste gang du åbner forespørgslen i designvisning, kan der være en lille ændring i de værdier, der er angivet i rækkerne Felt og Total i kolonnen Samlet salgsværdi. Udtrykket vises omsluttet i funktionen Sum, og rækken Total viser Udtryk i stedet for Sum.

   Hvis du f.eks. bruger eksempeldataene og opretter forespørgslen (som vist i de foregående trin), vil du se:

   Samlet salgsværdi: Sum((1-[Ordreoplysninger].Rabat/100)*([Ordredetaljer].Enhedspris*[Ordredetaljer].Antal))

Toppen af siden

Opret totalforespørgslen

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Vælg de tabeller, du vil arbejde med, og klik derefter på Tilføj.

   Hver tabel vises som et vindue i den øverste del af forespørgselsdesigneren.

   Hvis du bruger eksempeltabellerne herover, kan du tilføje tabellerne Produkter og Ordredetaljer.

3. Dobbeltklik på de tabelfelter, du vil bruge i forespørgslen.

   Som en hovedregel føjer du kun gruppefeltet og værdifeltet til forespørgslen. Du kan dog bruge en beregning i stedet for et værdifelt – de næste trin viser, hvordan du gør.

   1. Føj feltet Kategori fra tabellen Produkter til designgitteret.

   2. Opret den kolonne, der beregner salgsbeløbet for hver transaktion ved at skrive følgende udtryk i den anden kolonne i gitteret:

      Samlet salgsværdi: (1-[Ordredetaljer].[Rabat]/100)*([Ordredetaljer].[Enhedspris]*[Ordredetaljer].[Antal])

      Sørg for, at de felter, som du henviser til i udtrykket, er af datatypen Tal eller Valuta. Hvis dit refererer til felter med andre datatyper, viser Access fejlmeddelelsen Datatyperne stemmer ikke overens i kriterieudtrykket, når du forsøger at skifte til dataarkvisning.

   3. Klik på Totaler i gruppen Vis/skjul under fanen Forespørgselsdesign.

      Rækken Total vises i designgitteret, og i den række vises Gruppér efter i første og anden kolonne.

   4. I den anden kolonne skal du ændre værdien i rækken Total til Sum. Funktionen Sum tilføjer de enkelte salgstal.

   5. Klik på Kør for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

   6. Hold forespørgslen åben til brug i næste afsnit.

      Brug kriterier med en totalforespørgsel

      Den forespørgsel, du oprettede i forrige afsnit, omfatter alle posterne i de underliggende tabeller. Den udelukker ikke en rækkefølge, når du beregner totaler, og den viser totaler for alle kategorier.

      Hvis du vil udelade nogle poster, kan du føje kriterier til forespørgslen. Du kan f.eks. ignorere transaktioner, der er mindre end $ 100, eller beregne totaler for kun nogle af dine produktkategorier. Trinnene i dette afsnit beskriver, hvordan du bruger tre typer kriterier:

   7. Kriterier, der ignorerer bestemte grupper ved beregning af totaler.    Du kan f.eks. beregne totaler for kategorierne Videospil, Kunst og Indramning og Sport.

   8. Kriterier, der skjuler bestemte totaler efter beregning af dem.    Du kan f.eks. kun få vist totaler, der er større end $ 150.000.

   9. Kriterier, der udelader individuelle poster fra at blive medtaget i totalen.    Du kan f.eks. udelade individuelle salgstransaktioner, når værdien (Enhedspris * Antal) falder til under $ 100.

      Følgende trin beskriver, hvordan du tilføjer kriterierne enkeltvist og ser påvirkningen af forespørgselsresultatet.

      Føj kriterier til forespørgslen

   10. Åbn forespørgslen fra den forrige sektion i Designvisning. Det gør du ved at højreklikke på dokumentfanen for forespørgslen og klikke på Designvisning.

       eller

       Højreklik på forespørgslen i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning.

   11. I rækken Kriterier i kolonnen kategori-id skal du indtaste =Dukker eller Sport eller Kunst og indramning.

   12. Klik på Kør for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

   13. Skift tilbage til Designvisning og indtast >100 i rækken Kriterier i kolonnen Samlet salgsværdi.

   14. Kør forespørgslen for at se resultaterne, og skift derefter tilbage til Designvisning.

   15. Tilføj nu kriterier, der udelader individuelle salgstransaktioner, som er mindre end DKK 100. Hvis du vil gøre dette, er du nødt til at tilføje en ny kolonne.

       Bemærk!: Du kan ikke angive det tredje kriterie i kolonnen Samlet salgsværdi. Alle kriterier, du angiver i denne kolonne, gælder for den samlede værdi og ikke for de enkelte værdier.

   16. Kopiér udtrykket fra den anden kolonne til den tredje kolonne.

   17. I rækken Total for den nye kolonne skal du vælge Hvor og i rækken Kriterierindtaste > 20.

   18. Kør forespørgslen for at se resultaterne, og gem derefter forespørgslen.

       Bemærk!: Næste gang du åbner forespørgslen i Designvisning, kan der være mindre ændringer i designgitteret. I den anden kolonne, vises udtrykket i rækken Felt inde i funktionen Sum, og værdien i rækken Total viser Udtryk i stedet for Sum.

       Samlet salgsværdi: Sum((1-[Ordreoplysninger].Rabat/100)*([Ordredetaljer].Enhedspris*[Ord redetaljer].Antal))

       Du vil også se en fjerde kolonne. Denne kolonne er en kopi af den anden kolonne, men de kriterier, du har angivet i den anden kolonne, vises faktisk som en del af den nye kolonne.

Toppen af siden

Oprette en krydstabuleringsforespørgsel

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Dobbeltklik på de tabeller, du vil bruge i forespørgslen.

   Hver tabel vises som et vindue i den øverste del af forespørgselsdesigneren.

   Hvis du bruger eksempeltabellerne, skal du dobbeltklikke på tabellen Ordrer og tabellen Ordredetaljer.

3. Dobbeltklik på de felter, du vil bruge i forespørgslen.

   Hvert feltnavn vises i en tom celle i rækken Felt i designgitteret.

   Hvis du bruger eksempeltabellerne, kan du tilføje felterne Forsendelsesby og Forsendelsesdato fra tabellen Ordrer.

4. I den næste tomme celle i rækken Felt skal du kopiere og indsætte eller indtaste følgende udtryk: Samlet salg: Sum(CCur([Ordredetaljer].[Enhedspris]*[Antal]*(1-[Rabat])/100)*100)

5. Klik på Krydstabulering i gruppen Forespørgselstype under fanen Forespørgselsdesign.

   Rækken Total og rækken Krydstabulering vises i designgitteret.

6. Klik på cellen i rækken Total i feltet By, og vælg Gruppér efter. Gør det samme for feltet Afsendelsesdato. Skift værdien i cellen Total for feltet Samlet salg til Udtryk.

7. I rækken Krydstabulering skal du angive cellen i feltet By som Rækkeoverskrift, angive feltet Afsendelsesdato som Kolonneoverskrift og angive feltet Samlet salg som Værdi.

8. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign.

   Resultatet af forespørgslen vises i dataarkvisningen.

Toppen af siden