Du kan indrømme det – du har brugt et Microsoft Excel-regneark til at administrere dine projekter, og du kan ikke rigtig se en god grund til at ændre. Du er ikke alene.
Det er fristende at starte en projektplan i Excel, fordi det hjælper dig med hurtigt at få vist alle dine projekter, arrangere dem, som du vil have dem, og endda oprette noget, der ligner en Gantt-diagramvisning. Men et regneark mangler, når det drejer sig om at beregne ændringer i projektet.
Når du jonglerer med flere projekter, afbrudte tidsplaner og delte ressourcer, bliver det en overvældende opgave at vedligeholde en tidsplan i et regneark. Med det dynamiske planlægningsprogram, værktøjer til ressourcestyring og understøttelse af bedre kommunikation kan Microsoft Project hjælpe dig med at holde dig på rette spor.
Hvad vil du foretage dig?
Udnyt ressourcestyring for hele virksomheden
Når du bruger regneark til at spore projekter, hvad sker der så, når en enkelt ressource tildeles til flere projekter? Du skal administrere ressourcer uden for projektplanen, enten manuelt eller med et tredjepartsprogram. Ressourcer ender ofte utilsigtet overallokeret, og du kan bruge masser af tid på at forsøge at omlægge arbejdet.
Ved hjælp af Microsoft Project Server kan alle projekter i organisationen trække fra en central ressourcepuljefor hele virksomheden. Dette gør det muligt for projektledere hurtigt at se tilgængelighed af en ressource, før ressourcen tildeles en opgave.
Lad Project beregne effekten af datoændringer
Lad os antage, at du har sporet et projekt i et regneark. Dette projekt har en opgave, der ikke kan starte, før et andet projekt producerer en bestemt leverance. Denne leverance er planlagt til at blive udført den 18. juni. Det er nu den 25. juni, og du venter stadig på det. Hvor lang tid tager det dig at opdatere dit regneark med en ny dato for opgaven, der afhænger af den pågældende leverance? Måske ikke længe, hvis opgaven er tæt på slutningen af projektet, men hvad nu, hvis den er nær begyndelsen? Og hvad nu, hvis projektet har mere end 50 opgaver? Mere end 100 opgaver?
Project kan hjælpe dig med hurtigt at justere din projektplan og ressourcetildelinger med det dynamiske planlægningsprogram. Den håndterer en datoændring og dens effekter problemfrit og tager højde for alle afhængigheder, leverancer og ressourcetildelinger. Ikke alene genberegnes tidsplanen automatisk, men de datoer, der er ændret, fremhæves også i Project, så du hurtigt kan se effekten af hver tidsplans vagt.
Brug fleksible rapporteringsmetoder
Du har et improviseret møde med din chef om 10 minutter for at diskutere projektets status. Du vil gerne have en rapport over projektets status, men med så kort varsel er det bedste, du kan gøre, at udskrive dit regneark og håbe, at alle dataene er nøjagtige. Du vil gerne give din chef en mere robust rapport over projektet, men det er bare ikke muligt med så kort varsel, når du bruger et regneark.
Med Project kan du hurtigt oprette en visuel rapport, der bruger en skabelon, der eksporterer dataene til et pivotdiagram i Microsoft Visio Professional. Du kan vælge, hvilke felter du vil fremhæve i rapporten, herunder eventuelle brugerdefinerede felter, du har konfigureret for projektet, og præsentere en ren og præcis rapport for mødet med ledelsen.
Integrer med Excel
Ved at eksportere dine projektdata til Excel kan du fortsætte med at bruge dens effektive regnearksfunktionalitet, mens du drager fordel af Project til at spore projektets tidsplan og ressourcer. Du kan også importere eller integrere Excel-data i din projektplan.
