IRM (Information Rights Management) hjælper med at forhindre følsomme oplysninger i at blive udskrevet, videresendt eller kopieret af uautoriserede personer. Tilladelserne gemmes i dokumentet, projektmappen, præsentationen eller mailen, hvor de godkendes af en IRM-server.
For at få vist rettighedsstyret indhold, du har adgangstilladelse til, ved hjælp af Microsoft 365 skal du bare åbne dokumentet, projektmappen eller præsentationen.
Første gang du åbner et dokument, en projektmappe eller præsentation med begrænset tilladelse, opretter du forbindelse til en licensserver for at bekræfte dine legitimationsoplysninger og hente en brugslicens.
Hvis du vil have vist dine tilladelser, skal du enten klikke på Vis tilladelse i meddelelseslinjen eller klikke på en af de følgende indstillinger i statuslinjen i bunden af skærmen:
-
Dette dokument indeholder en tilladelsespolitik
-
Denne projektmappe indeholder en tilladelsespolitik
-
Denne præsentation indeholder en tilladelsespolitik
Hvis du nægtes adgang til en fil, skyldes det normalt, at den konto, du bruger, ikke har de korrekte rettigheder til at åbne filen. I visse tilfælde kan adgang blive nægtet, fordi den version af Office, du bruger, ikke understøtter en politik til beskyttelse af oplysninger, der anvendes på filen. Filer, der er beskyttet med et følsomhedsmærkat, der er konfigureret til dynamisk vandmærke, kan f.eks. kun åbnes i version 2411+.
Hvis du får vist en fejlmeddelelse, der angiver, at du ikke kan få adgang til filen på grund af den version af Office, du bruger, kan du prøve at opdatere til den nyeste version af Office eller åbne filen ved hjælp af Office til internettet.
-
Åbn det dokument, der har begrænsede tilladelser.
-
Hvis dette er første gang, du opretter forbindelse til licensserveren, skal du angive dit brugernavn og din adgangskode til licensserveren og derefter markere afkrydsningsfeltet Gem adgangskode i min Mac OS Nøglering.
Tip!: Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet Gem adgangskode i min Mac OS Nøglering, skal du muligvis angive dit brugernavn og din adgangskode flere gange.
-
Meddelelseslinjen vises og viser en meddelelse om, at dokumentet er rettighedsstyret. Klik på Vis tilladelser på meddelelseslinjen.
Bemærk!: Hvis du har tilladelsen Fuld kontrol, viser meddelelseslinjen Skift tilladelser.
-
Under Tilladelser kan du se listen over opgaver, du kan udføre med filen. Under Begrænsninger kan du se listen over opgaver, som du ikke kan udføre med filen.
Hvis du nægtes adgang til en fil, skyldes det normalt, at den konto, du bruger, ikke har de korrekte rettigheder til at åbne filen. I visse tilfælde kan adgang blive nægtet, fordi den version af Office, du bruger, ikke understøtter en politik til beskyttelse af oplysninger, der anvendes på filen. Filer, der er beskyttet med et følsomhedsmærkat, der er konfigureret til dynamisk vandmærke, kan f.eks. kun åbnes i version 16.87+.
Hvis du får vist en fejlmeddelelse, der angiver, at du ikke kan få adgang til filen på grund af den version af Office, du bruger, kan du prøve at opdatere til den nyeste version af Office eller åbne filen ved hjælp af Office til internettet.
Fordelene ved IRM (Information Rights Management):
-
Forhindrer en autoriseret modtager af begrænset indhold i at videresende, kopiere, ændre, udskrive, faxe eller anvende indholdet uautoriseret
-
Begrænser indhold uafhængigt af, hvor det sendes
-
Giver filen et udløbstidspunkt, så indhold i dokumenter ikke længere kan ses efter et angivet tidsrum
-
Håndhæver firmapolitikker, som styrer brugen og spredningen af indhold i organisationen
IRM kan ikke forhindre, at begrænset indhold:
-
Slettes, stjæles, hentes eller overføres via skadelige programmer som trojanske heste, tastetrykslogføringer og visse typer spyware
-
Mistes eller beskadiges som følge af computervirusser
-
Kopieres i hånden eller genindtastes af en modtager
-
Fotograferes digitalt (under visning på skærm) af en modtager
-
Kopieres ved hjælp af tredjeparters skærmbilledprogrammer
