Konfigurere listen over indhold til at distribuere dokumenter

Hvad kan jeg bruge Liste over indhold til?

Liste over indhold kan udføre følgende opgaver automatisk:

• Distribuere dokumenter til forskellige biblioteker eller mapper    Det betyder, at Liste over indhold fungerer som adgangskontrol for dokumenterne. Hver gang der overføres et dokument, vil Liste over indhold bruge de regler, du har oprettet, til at bestemme, hvor dokumentet skal placeres. Derefter distribueres dokumentet til det korrekte bibliotek eller den korrekte mappe, som kan være placeret i en anden gruppe af websteder. Reglerne kan være baseret på en kombination af indholdstyper og metadata.

• Overføre alle dokumenter til et bibliotek til indlevering    Du kan konfigurere Liste over indhold til at placere alle overførte dokumenter i et bibliotek til indlevering, hvor der kan angives metadata og afsendelsen fuldføres.

• Administrere mappestørrelse    Du kan konfigurere Liste over indhold til at overvåge antal elementer i mapper og sikre, at ingen mappe indeholder mere end det angivne antal elementer. Som standard er denne grænse sat til 2.500 elementer, og når element nummer 2.501 modtages, opretter Liste over indhold automatisk en ny mappe, som elementet placeres i. Du kan angive det antal elementer, som Liste over indhold skal tillade i en enkelt mappe.

• Administrere duplikerede indsendelser    Når et dokument overføres, som allerede findes i biblioteket, kan du få Liste over indhold til enten at bruge SharePoint versioner eller ændre filnavnet ved at tilføje entydige tegn. Det sikrer, at både det eksisterende og den nye version af dokumentet bevares.

• Vedligeholde overvågningslogge    Liste over indhold kan gemme overvågningslogge om et dokument, som gemmes sammen med dokumentet, efter at det er distribueret.

Aktivere funktionen Liste over indhold på et websted

Du skal som minimum have tilladelser som webstedsejer, og publiceringsfunktionerne skal være aktiveret.

Sådan aktiverer du funktionen Liste over indhold for et websted

1. Gå til det websted, du vil konfigurere.

2. Klik på Indstillinger , og vælg derefter Indstillinger for websted i rullemenuen.

   For SharePointskal du klikke på Indstillinger , klikke på Webstedsindhold og derefter klikke på Indstillinger for websted.

3. Klik på Administrer webstedsfunktioner i gruppen Webstedshandlinger på siden Indstillinger for websted.

4. Klik på Aktivér ud for navnet på funktionen Liste over indhold. Når funktionen er aktiveret, vises Aktiv i kolonnen Status.

   

Konfigurere listen over indhold for at distribuere dokumenter

1. Gå til det websted, hvor du vil konfigurere listen over indhold til automatisk at distribuere dokumenter til specifikke placeringer.

2. Klik på Indstillinger , og vælg derefter Indstillinger for websted i rullemenuen.

   For SharePointskal du klikke på Indstillinger , klikke på Webstedsindhold og derefter klikke på Indstillinger for websted.

3. Vælg Indstillinger for liste over indhold i gruppen Webstedsadministration.

   Bemærk!: Linket til indstillingerne for Liste over indhold vises kun, hvis funktionen er aktiveret for webstedet.

4. I sektionen Omdiriger brugere til biblioteket til indlevering skal du markere afkrydsningsfeltet for at gennemtvinge Listen over indhold. Dette omdirigerer automatisk brugerne til biblioteket til indlevering, når de forsøger at overføre et dokument.

5. Markér afkrydsningsfeltet i sektionen Sender til et andet websted, hvis du til tillade, at regler distribuerer dokumenter til et andet websted.

6. Markér afkrydsningsfeltet Opret underordnede mapper, hvis der er for mange elementer i en måldestination i sektionen Mappepartitionering for automatisk at oprette undermapper, efter at en placering har overskredet det angivne antal elementer.

   • Skriv det antal dokumenter, der kan gemmes i en mappe, inden der oprettes en ny, i feltet Antal elementer i en enkelt mappe.

   • Angiv navnekonventionen for de nye mapper, der oprettes, i feltet Format- eller mappenavn.

7. I sektionen Dupliker anmodninger skal du angive, om dubletter skal bruge versionsstyring, eller om dubletter altid skal have entydige tegn føjet til elementets filnavn.

8. Markér afkrydsningsfeltet i sektionen Bevarer kontekst, hvis du vil gemme overvågningslogfiler eller metadata som en overvågningsregistrering på det afsendte element eller dokument.

9. I sektionen Regeladministratorer skal du angive brugernavne, der er regeladministratorer i organisationen. Regeladministratorer skal have tilladelsen Administrer websted for at få adgang til siden med indstillinger for regler for Indholdsstyring. Du kan finde flere oplysninger under Opret regler for liste over indhold for at distribuere dokumenter.

10. Markér de relevante afkrydsningsfelter for automatisk at sende mails til regeladministratorerne. Listen over indhold kan sende en mail, når en afsendelse ikke matcher en regel, eller når indhold sendes til listen over indhold.

    Bemærk!: Mail skal konfigureres af sharePoint- eller netværksadministratoren for serveren eller tjenesten, for at disse afkrydsningsfelter er aktiveret.

11. I sektionen Anmodningspunkter kan du angive oplysninger om websteder eller mailsoftware, der kan sende indhold til det aktuelle websted.

    Tip!: I denne sektion vises URL-adressen for den webtjeneste, der sender indhold til webstedet, hvis du opretter en arbejdsproces eller en brugerdefineret løsning for at sende dokumenter fra et mailsystem.