Tip!: Har du foretaget uønskede ændringer, før du gemmer en kopi? Vær ikke bekymret! Du kan gå tilbage til den oprindelige fil, vælge dokumenttitlen over båndet og Gendanne en tidligere version af en fil med Versionshistorik.
Før Microsoft 365, skal du redigere en fil og derefter bruge Gem som til at gemme ændringerne som et nyt dokument. I disse dage med Automatisk lagring gemmes dine ændringer altid, så du ikke mister dit arbejde. For at sikre, at du ikke ved et uheld gemmer ændringer i den oprindelige fil, skal du bruge Gem en kopi, FØR du begynder at foretage dine ændringer for at sikre, at du arbejder på den nye kopi og ikke overskriver originalen.
Todds historie om Automatisk lagring og Gem en kopi
Åbn den fil, du vil kopiere
Inga bruger en månedlig Excel-budgetrapport, som hun har oprettet, til at holde styr på teamets udgifter til refusion.
Todd er for nylig blevet leder af sit eget team og ønsker at holde styr på sine egne månedlige udgifter. I stedet for at gøre arbejdet fra bunden, beslutter han, at det ville være mere effektivt at bruge Ingas budgetrapport som en skabelon.
Gem en kopi, der skal bruges som udgangspunkt
Todd går ind på Ingas team-SharePoint-websted og åbner Excel-budgetrapporten for den seneste måned. Da regnearket er i skyen, ved Todd, at Automatisk lagring automatisk gemmer sine ændringer i filen, hvis han foretager dem.
Da han ikke vil overskrive Ingas data, før han foretager ændringer, går han til Filer og klikker på Gem en kopi for at hente en kopi af rapporten til sit OneDrive.
Foretag ændringer i den kopierede fil
Når du har gemt på hans OneDrive, åbner Office automatisk filen i Excel. Nu arbejder Todd i sin version af Ingas rapport og er sikker på at foretage ændringer uden at bekymre sig om at ændre hendes data.
Han ændrer rapportens titel og bærernummer og rydder de felter, han skal bruge for at gøre den klar til udfyldning. Todd ved, at med Automatisk lagring gemmer hans rapport altid de seneste ændringer.
Slet uønskede redigeringer med Versionshistorik
Todd har lavet adskillige kopier af sin budgetrapport som forberedelse til de kommende måneder. Men han har lige indset, at den rapport, han har opdateret med tal for den næste måned, er faktisk rapporten for sidste måned. Selvom hans ændringer gemmes automatisk over hans data, er Todd ikke bekymret, fordi han kan gendanne en tidligere version af en fil med Versionshistorik.
Han vælger titlen på sin budgetrapport og vælger Versionshistorik. Han kan se de forskellige punkter i tiden, hvor Excel har oprettet en version af sin fil, og han åbner den uden sine utilsigtede ændringer i et nyt vindue. Nu kan han nemt gendanne sin fil uden skade gjort!
