Forbered din Excel-datakilde til en brevfletning i Word

Windows macOS

Du har oprettet en liste over kontakter og andre data, du vil bruge til en Word-brevfletning. Hvis din datakilde er et eksisterende Excel-regneark, skal du blot forberede dataene til en brevfletning. Hvis datakilden imidlertid er en tabulatorsepareret (.txt) eller en kommasepareret (.csv) fil, skal du først importere dataene til Excel og derefter forberede dem til en brevfletning.

Trin 1: Konfigurer din datakilde i Excel

Hvis du bruger et Excel-regneark som datakilde til en brevfletning i Word, kan du springe dette trin over. Hvis datakilden er en. txt- eller .csv-fil, kan du bruge guiden Tekstimport til at konfigurere dine data i Excel.

Efter du har importeret en .txt- eller .csv-fil uden problemer, skal du gå til trin 2.

Åbn Excel.
Gå til data > fra tekst/CSV.
Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Importér.
I vinduet forhåndsvisning skal du vælge Transformer data.
Vælg postnummer eller en anden kolonne, du vil formatere.
Gå til Transformer > Datatype: , og markér Tekst.
Vælg Erstat den nuværende.
Gentag trin 5 – 7 efter behov.
Vælg Luk og indlæg.
Gå til Fil > Gem som , og gem med et andet navn.

Åbn Excel.
Excel 2016 Gå til Data > Hent eksterne data >Fra tekst.
Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Importér.
I Guiden Tekstimport i ruden Oprindelig datatype skal du vælge Afgrænset.
Markér Mine data har overskrifter over indholdsruden, hvis filen har overskrifter, og vælg derefter Næste.
I ruden Afgrænsere skal du markere det afkrydsningsfelt, der svarer til den afgrænser (f.eks. en tabulator eller et komma), som dataene anvender. Vælg derefter Næste.
Under Datavisning skal du vælge den kolonne, der indeholder postnumre, og under Kolonnedataformat skal du vælge Tekst.

Bemærk!: Hver gang du anvender et dataformat – generel, tekst eller dato – på en kolonne, vises navnet på formatet i tabeloverskriften for den pågældende kolonne.
Gentag trin 7 efter behov, vælg den kolonne, du vil ændre, og det dataformat, du vil anvende.
Vælg Finish.
I dialogboksen Importér data skal du acceptere standardindstillingen Eksisterende regneark og celleadressen. Vælg derefter OK.

Advarsel!: Celleadressen i dialogboksen Importér data viser den aktuelt markerede celle. Der importeres data, og der startes med den navngivne celleadresse.
Gem dit regneark med et nyt filnavn.

Trin 2: Forbered din datakilde

I din Excel-datakilde, som du skal bruge til en adresseliste i en Word-brevfletning, skal du sørge for at formatere kolonner med taldata korrekt. Formatér en kolonne med tal, f.eks. for at matche en bestemt kategori som f.eks. valuta.

Hvis du vælger procentsats som en kategori, skal du være opmærksom på, at procentformatet vil multiplicere værdien i cellen med 100. Formater en kolonne med procenter som tekst, hvis du vil undgå multiplikationsfaktoren.

Du skal også være opmærksom på, at en kolonne, der indeholder postnumre, desuden skal være formateret som tekst for at bevare data i løbet af en brevfletning. Hvis det ikke er gjort, når du har importeret, skal du formatere den nu. Foranstillede nuller – f.eks. 00399 – i koder udelades under en brevfletning, hvis de ikke er formateret som tekst.

Vælg den kolonne, der indeholder postnumre eller andre data, der skal formateres.
Gå til Hjem, vælg pilen ud for feltet Talformat i gruppen Tal, og vælg derefter en indstilling på listen (f.eks. tekst).

Husk at skrive det relevante symbol før eller efter et fletfelt. Her er f.eks. hvordan valuta- og procentværdier ser ud, hvis du udelader symboler.

Brevfletningsdokument hvori der står "dit bidrag på $50,00" og "giver dig 20 % rabat."

Hvis du medtager symbolerne, giver tallene mere mening.

Brevfletning giver et dokument hvori der står "dit bidrag på $50,00" og "giver dig 20 % rabat."

I dit dokument til brevfletning kan du tilføje symbolerne før eller efter fletfelterne således:

Brevfletningsdokumenteksempel hvor et felt med navnet Donation er indledet med et dollartegn, og et felt med navnet Procent efterfølges af et procenttegn.

Se også

Hvis du har oprettet en liste over kontakter i et Excel-regneark, er det vigtigt at formatere eventuelle postnumre som tekst for at undgå tab af data. Hvis du vil importere dine kontakter fra en tekstfil (.txt) eller en fil med kommaseparerede værdier (.csv) til et nyt regneark, hjælper guiden Tekstimport dig med at importere og formatere dine data.

Trin 1: Konfigurer din datakilde i Excel

Hvis du allerede bruger et Excel-regneark som din datakilde til brevfletning i Word, skal du gå til trin 2 i dette emne. Hvis datakilden f.eks. er en .txt- eller en .csv-fil, der indeholder dine Gmail-kontakter, skal du bruge guiden Tekstimport til at konfigurere dine data i Excel.

Åbn Excel, og vælg Fra tekst på fanen Data.
Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Hent data.
Vælg Næste i guiden Tekstimport.
I Afgrænsere skal du markere afkrydsningsfeltet, der svarer til den afgrænser, der adskiller hvert element i dine data (f.eks. en tabulator eller et komma). Vælg derefter Næste.

Tip!: Ruden Eksempel på markerede data viser, hvordan resultatet ser ud i et tabelformat.
I Eksempel på markerede data skal du vælge den kolonne, der indeholder postnumre. Bagefter skal du I Kolonnedataformat vælge Tekst.
Gentag trin 5 efter behov, vælg den kolonne, du vil ændre, og det dataformat, du vil anvende.

Bemærk!: Hver gang du anvender et dataformat på en kolonne, vises navnet på formatet i tabeloverskriften for den pågældende kolonne.
Klik på Afslut.
I dialogboksen Importér data skal du vælge, hvor Excel skal placere dine data. Klik derefter på OK.

Bemærk!: Gem dit regneark med et nyt filnavn.