Flyt data fra Excel til Access

Trin 1: Importér data fra Excel til Access

Import af data er en handling, der kan gå meget mere problemfrit, hvis du tager tid til at forberede og rense dine data. Import af data svarer til at flytte til et nyt hjem. Hvis du rydder ud og organisere dine ejendele, før du flytter, afvikling i dit nye hjem er meget nemmere.

Rengør dine data, før du importerer

Før du importerer data til Access, er det en god ide i Excel at:

• Konvertér celler, der indeholder ikke-atomiske data (dvs. flere værdier i én celle) til flere kolonner. En celle i kolonnen "Færdigheder", der indeholder flere kompetenceværdier, f.eks. "C#-programmering", "VBA-programmering" og "Webdesign", bør f.eks. opdeles for at adskille kolonner, der hver indeholder kun én kompetenceværdi.

• Brug kommandoen FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE til at fjerne foranstillede, efterstillede og flere integrerede mellemrum.

• Fjern tegn, der ikke udskrives.

• Find og ret stave- og tegnsætningsfejl.

• Fjern dublerede rækker eller dublerede felter.

• Sørg for, at kolonner med data ikke indeholder blandede formater, især tal, der er formateret som tekst eller datoer, der er formateret som tal.

Du kan finde flere oplysninger i følgende Emner i Hjælp til Excel:

• Top 10-tip til at rydde op i dine data

• Filtrér entydige værdier eller fjern dublerede værdier

• Konvertere tal, der er gemt som tekst, til tal

• Konvertere datoer, der er gemt som tekst, til datoer

Vælg den bedste datatype, når du importerer

Under importen i Access vil du foretage nogle gode valg, så du får nogle (hvis nogen) konverteringsfejl, der kræver manuel indgriben. Følgende tabel opsummerer, hvordan Excel-talformater og Access-datatyper konverteres, når du importerer data fra Excel til Access, og indeholder nogle tip til de bedste datatyper at vælge i guiden Importér regneark.

Når dataene er i Access, kan du slette Excel-dataene. Glem ikke at sikkerhedskopiere den oprindelige Excel-projektmappe først, før du sletter den.

Du kan finde flere oplysninger i Hjælp-emnet Importere eller oprette en kæde til data i en Excel-projektmappe.

Tilføj automatisk data på den nemme måde

Et almindeligt problem, som Excel-brugere har, er at tilføje data med de samme kolonner i ét stort regneark. Du kan f.eks. have en løsning til sporing af aktiver, der startede i Excel, men som nu er vokset til at omfatte filer fra mange arbejdsgrupper og afdelinger. Disse data kan være i forskellige regneark og projektmapper eller i tekstfiler, der er datafeeds fra andre systemer. Der er ingen kommando i brugergrænsefladen eller nem måde at tilføje lignende data på i Excel.

Den bedste løsning er at bruge Access, hvor du nemt kan importere og tilføje data i én tabel ved hjælp af guiden Importér regneark. Desuden kan du tilføje mange data i én tabel. Du kan gemme importhandlingerne, tilføje dem som planlagte Microsoft Outlook-opgaver og endda bruge makroer til at automatisere processen.

Trin 2: Normaliser data ved hjælp af guiden Tabelanalyse

Ved første øjekast kan det virke skræmmende at gennemgå processen med at normalisere dine data. Heldigvis er normalisering af tabeller i Access en proces, der er meget nemmere takket være guiden Tabelanalyse.

1. Træk markerede kolonner til en ny tabel, og opret automatisk relationer

2. Brug knapkommandoer til at omdøbe en tabel, tilføje en primær nøgle, gøre en eksisterende kolonne til en primær nøgle og fortryde den seneste handling

Du kan bruge denne guide til at gøre følgende:

• Konvertér en tabel til et sæt mindre tabeller, og opret automatisk en primær nøgle- og fremmed nøgle-relation mellem tabellerne.

• Føj en primær nøgle til et eksisterende felt, der indeholder entydige værdier, eller opret et nyt id-felt, der bruger datatypen Autonummerering.

• Opret automatisk relationer for at gennemtvinge referentiel integritet med overlappende opdateringer. Overlappende sletninger tilføjes ikke automatisk for at forhindre utilsigtet sletning af data, men du kan nemt tilføje overlappende sletninger senere.

• Søg i nye tabeller efter overflødige eller dublerede data (f.eks. den samme kunde med to forskellige telefonnumre), og opdater dette efter behov.

• Sikkerhedskopiér den oprindelige tabel, og omdøb den ved at føje "_OLD" til dens navn. Derefter skal du oprette en forespørgsel, der rekonstruerer den oprindelige tabel med det oprindelige tabelnavn, så alle eksisterende formularer eller rapporter baseret på den oprindelige tabel fungerer sammen med den nye tabelstruktur.

Du kan få mere at vide under Normaliser dine data ved hjælp af Tabelanalyse.

Trin 3: Opret forbindelse til Access-data fra Excel

Når dataene er blevet normaliseret i Access, og der er oprettet en forespørgsel eller tabel, der rekonstruerer de oprindelige data, er det et enkelt spørgsmål om at oprette forbindelse til Access-dataene fra Excel. Dine data er nu i Access som en ekstern datakilde og kan derfor forbindes til projektmappen via en dataforbindelse, som er en beholder med oplysninger, der bruges til at finde, logge på og få adgang til den eksterne datakilde. Forbindelsesoplysninger gemmes i projektmappen og kan også gemmes i en forbindelsesfil, f.eks. en Office-dataforbindelsesfil (ODC)-fil (.odc-filtypenavn) eller en datakildenavnsfil (.dsn-filtypenavn). Når du har oprettet forbindelse til eksterne data, kan du også automatisk opdatere (eller opdatere) din Excel-projektmappe fra Access, når dataene opdateres i Access.

Du kan få mere at vide under Importér data fra eksterne datakilder (Power-forespørgsel).

Få dine data ind i Access

Dette afsnit fører dig gennem følgende faser af normalisering af dine data: Opbrydning af værdier i kolonnerne Sælger og Adresse i deres mest atomare dele, adskillelse af relaterede emner i deres egne tabeller, kopiering og indsættelse af disse tabeller fra Excel i Access, oprettelse af nøglerelationer mellem de nyoprettede Access-tabeller og oprettelse og kørsel af en simpel forespørgsel i Access for at returnere oplysninger.

Eksempeldata i ikke-normaliseret form

Følgende regneark indeholder ikke-atomiske værdier i kolonnen Sælger og kolonnen Adresse. Begge kolonner skal opdeles i to eller flere separate kolonner. Dette regneark indeholder også oplysninger om sælgere, produkter, kunder og ordrer. Disse oplysninger bør også opdeles yderligere efter emne i separate tabeller.

Har du brug for mere hjælp?

Du kan altid spørge en ekspert i Excel Tech Community eller få support i community'er.