Průvodce návrhem sestav

Vytvoření náčrtu sestavy

Tento krok není povinný – možná zjistíte, že Průvodce sestavou aplikace Access nebo nástroj Sestava (oba jsou k dispozici na kartě Create ve skupině Sestavy) poskytují dostatečný počáteční návrh sestavy. Pokud se ale rozhodnete sestavu navrhnout bez použití těchto nástrojů, může být užitečné vytvořit hrubý náčrt sestavy na kusu papíru tak, že nakreslíte pole, kam každé pole přejde, a do každého pole napíšete název pole. Případně můžete k vytvoření modelu sestavy použít programy, jako je Word nebo Visio. Bez ohledu na to, kterou metodu použijete, nezapomeňte zahrnout dostatek řádků, které označují, jak se data opakují.

Můžete například použít řádek pro informace o produktu, pak několik opakujících se řádků pro prodej daného produktu a nakonec řádek celkových prodejů pro daný produkt. Potom se sekvence opakuje pro další produkt a tak dále až do konce sestavy. Nebo může být sestava jednoduchým výpisem dat v tabulce. V tomto případě může skica obsahovat jenom řadu řádků a sloupců.

Po vytvoření skicy určete, která tabulka nebo tabulky obsahují data, která chcete v sestavě zobrazit. Pokud jsou všechna data obsažená v jedné tabulce, můžete sestavu založit přímo na této tabulce. Požadovaná data se častěji ukládají do několika tabulek, které musíte v dotazu stáhnout dohromady, než je budete moct zobrazit v sestavě. Dotaz lze vložit do vlastnosti RecordSource sestavy nebo můžete vytvořit samostatný uložený dotaz a založit na tom sestavu.

Rozhodnutí, která data se mají vložit do jednotlivých částí sestavy

Každá sestava má jeden nebo více oddílů sestavy. Jedním oddílem, který se nachází v každé sestavě, je oddíl Podrobnosti. Tento oddíl se opakuje jednou pro každý záznam v tabulce nebo dotazu, na které je sestava založená. Ostatní oddíly jsou volitelné a opakují se méně často a obvykle se používají k zobrazení informací, které jsou společné pro skupinu záznamů, stránku sestavy nebo celou sestavu.

Následující tabulka popisuje, kde se jednotlivé oddíly nacházejí a jak se obvykle používá.

Informace o přidávání nebo odebírání oddílů záhlaví a zápatí sestavy nebo oddílů záhlaví a zápatí stránky najdete v části Přidání nebo odebrání oddílů záhlaví a zápatí sestavy nebo stránky a zápatí v tomto článku. Oddíly záhlaví a zápatí skupiny můžete přidat pomocí podokna Skupina, řazení a součet v zobrazení rozložení nebo návrhovém zobrazení.

Rozhodnutí o uspořádání podrobných dat

Většina sestav je uspořádaná v tabulkovém nebo skládaném rozložení, ale Access nabízí flexibilitu při použití libovolného uspořádání záznamů a polí.

Tabulkové rozložení    Tabulkové rozložení se podobá tabulce. Popisky jsou nahoře a data jsou zarovnaná ve sloupcích pod popisky. Tabulkové odkazuje na vzhled dat podobný tabulce. Jedná se o typ sestavy, který Access vytvoří po kliknutí na položku Sestava ve skupině Sestavy na kartě Create. Tabulkové rozložení je vhodné použít, pokud sestava obsahuje relativně malý počet polí, která chcete zobrazit v jednoduchém formátu seznamu. Následující obrázek znázorňuje sestavu zaměstnanců vytvořenou pomocí tabulkového rozložení.

Skládané rozložení    Skládané rozložení se podobá formuláři, který vyplníte při otevření bankovního účtu nebo nákupu u online prodejce. Každá část dat je označená a pole jsou na sebe naskládaná. Toto rozložení je vhodné pro sestavy, které obsahují příliš mnoho polí k zobrazení v tabulkovém formátu – to znamená, že šířka sloupců by překročila šířku sestavy. Následující obrázek znázorňuje sestavu zaměstnanců, která byla vytvořena pomocí skládaného rozložení.

Smíšené rozložení    Prvky tabulkového a skládaného rozložení můžete kombinovat. Pro každý záznam můžete například některá pole uspořádat do vodorovného řádku v horní části oddílu Podrobnosti a další pole ze stejného záznamu uspořádat do jednoho nebo více skládaných rozložení pod horním řádkem. Následující obrázek znázorňuje sestavu zaměstnanců vytvořenou pomocí smíšeného rozložení. Pole ID, Příjmení a Jméno jsou uspořádána v tabulkovém rozložení ovládacích prvků a pole Pracovní pozice a Pracovní telefon jsou uspořádána ve skládaném rozložení. V tomto příkladu se mřížka používá k vizuálnímu oddělení polí pro každého zaměstnance.

Rozložení za bloku    Pokud k vytvoření sestavy použijete Průvodce sestavou, můžete použít rozložení za bloku. Toto rozložení používá celou šířku stránky, aby se záznamy zobrazily co nejkompaktněji. Stejných výsledků můžete samozřejmě dosáhnout i bez použití Průvodce sestavou, ale může to být zdlouhavé zarovnat pole přesně. Následující obrázek znázorňuje sestavu zaměstnanců, která byla vytvořena pomocí rozložení zarovnaná v Průvodci sestavou.

Rozložení za bloku je vhodné použít, pokud v sestavě zobrazujete velký počet polí. Pokud v předchozím příkladu použijete k zobrazení stejných dat tabulkové rozložení, pole přesahují od okraje stránky. Pokud použijete skládané rozložení, každý záznam zabírá mnohem více svislého místa, což plýtvá papírem a znesnadňuje čtení sestavy.

Začátek stránky

Přidání oddílů záhlaví a zápatí sestavy nebo stránky

1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu, kterou chcete změnit, a potom klikněte na příkaz Návrhové zobrazení v místní nabídce.

2. Ověřte, které oddíly už v sestavě jsou. Oddíly jsou oddělené stínovanými vodorovnými pruhy, které se nazývají selektory oddílů. Popisek na každém voliči oddílů označuje, co je oddíl přímo pod ním.

   

   Každá sestava má oddíl Podrobnosti a může také obsahovat oddíly Záhlaví sestavy, Záhlaví stránky, Zápatí stránky a Zápatí sestavy. Kromě toho, pokud sestava obsahuje úrovně seskupení, můžou se zobrazit záhlaví nebo zápatí skupin (například záhlaví Soubor jako na předchozím obrázku). Ve výchozím nastavení jsou záhlaví a zápatí skupin pojmenovány pomocí názvu pole nebo výrazu, který je základem skupiny. V tomto případě je název pole seskupení "Soubor jako".

3. Pokud chcete do sestavy přidat oddíly záhlaví a zápatí stránky nebo oddíly záhlaví a zápatí sestavy, klikněte pravým tlačítkem myši na libovolný selektor oddílů a potom v místní nabídce klikněte na Záhlaví nebo zápatístránky nebo Záhlaví/zápatí sestavy .

   Upozornění: Pokud už oddíl v sestavě existuje, Access vás upozorní, že odstraní stávající oddíl a ovládací prvky, které obsahuje.

   Teď můžete přesunout existující ovládací prvky nebo přidat nové ovládací prvky do nových oddílů.

Access vždy přidá oddíly záhlaví a zápatí stránky a sestavy do dvojic. To znamená, že nemůžete přidat oddíl záhlaví stránky nebo sestavy bez přidání odpovídajícího oddílu zápatí. Pokud nepotřebujete oba oddíly, nemůžete oddíl odstranit, ale můžete změnit velikost nepoužívaného oddílu na výšku nuly (0), abyste do sestavy nepřidáli další svislé mezery. Umístěte ukazatel do dolní části nepoužívaného oddílu, dokud se nezmění na obousměrnou šipku , a potom táhněte nahoru, dokud nebude oddíl skrytý. Pokud jsou v oddílu nějaké ovládací prvky, musíte je před úplným skrytím oddílu odstranit.

Odebrání oddílů záhlaví a zápatí sestavy nebo stránky

1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu, kterou chcete změnit, a potom klikněte na příkaz Návrhové zobrazení v místní nabídce.

2. Klikněte pravým tlačítkem na libovolný selektor oddílů a potom v místní nabídce klikněte na Záhlaví nebozápatí stránky nebo Záhlaví/zápatí sestavy .

Pokud odebíráte dvojici záhlaví a zápatí a tyto oddíly obsahují ovládací prvky, Access vás upozorní, že odstraněním oddílů odstraníte také ovládací prvky a že akci nebudete moct vrátit zpět. Kliknutím na Ano odeberte oddíly a ovládací prvky, nebo kliknutím na Ne operaci zrušte.

Začátek stránky

Nastavení stylů formátování pro textové pole, které zobrazuje pole s formátovaným textem

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu v navigačním podokně a potom v místní nabídce klikněte na příkaz Zobrazení rozložení .

2. Klikněte na textové pole, které zobrazuje pole s formátovaným textem, a potom na kartě Formát ve skupině Písmo klikněte na styl formátování, který chcete použít.

   Access použije formátování na veškerý text v poli s formátovaným textem, u kterého se tento typ formátování (ale ne hodnotu) použil v zobrazení, které podporuje zadávání dat, jako je zobrazení Datový list pro tabulku nebo dotaz nebo formulářové zobrazení pro formulář. Pokud je například část textu v poli naformátovaná červenou barvou písma a u textového pole použijete modrou barvu písma, Access změní celý text na modrou s výjimkou textu, který byl jednotlivě naformátovaný jako červený. Další příklad: Pokud je část textu v poli naformátovaná velikostí písma o velikosti 11 bodů a u textového pole použijete velikost písma 14 bodů, použije Access velikost písma o velikosti 14 bodů na všech textech s výjimkou textu, který byl formátován jednotlivě na 11 bodech.

   Pole příloh    Pole přílohy používají speciální ovládací prvek, který se nepoužívá pro žádný jiný datový typ. K záznamu můžete připojit více souborů pomocí jednoho pole Příloha, ale pole může současně zobrazovat informace pouze o jedné příloze. Ve výchozím nastavení ovládací prvek přílohy zobrazuje ikonu nebo obrázek v závislosti na typu souboru přílohy, který ovládací prvek aktuálně zobrazuje. Pokud chcete, můžete nastavit vlastnosti ovládacího prvku přílohy tak, aby se všechny připojené soubory zobrazovaly jako ikony, nebo aby pole jednoduše zobrazilo ikonu kancelářské sponky a počet příloh. Za předpokladu, že již používáte ovládací prvek přílohy v sestavě, můžete pomocí následujícího postupu upravit vlastnosti ovládacího prvku pro různá použití ovládacího prvku.

Nastavení vlastností zobrazení pole Příloha

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu v navigačním podokně a potom v místní nabídce klikněte na příkaz Zobrazení rozložení .

2. Klikněte na ovládací prvek přílohy. Pokud není zobrazen seznam vlastností, zobrazte jej stisknutím klávesy F4. Na seznamu vlastností klikněte na kartu Formát .

   Jako vodítko pro nastavení vlastností ovládacího prvku přílohy použijte následující tabulku.

   Vlastnost	Nastavení
   Zobrazit jako	Obrázek/Ikona zobrazuje grafiku jako obrázky a všechny ostatní soubory jako ikony. Toto nastavení je výchozí. Ikona zobrazí všechny soubory jako ikony. Kancelářské sponky zobrazí ikonu sponky následovanou počtem příloh v závorkách.
   Výchozí obrázek	Pokud chcete, aby se výchozí obrázek zobrazil v ovládacím prvku přílohy, když nejsou připojené žádné soubory, klikněte na v poli vlastností, vyhledejte požadovaný obrázek a klikněte na Otevřít. Poznámka: Výchozí obrázek se nezobrazí, pokud je vlastnost Zobrazit jakonastavená na paperclip.
   Zarovnání obrázku	V seznamu vyberte požadované zarovnání. Výchozí nastavení je Na střed. Úprava tohoto nastavení může v závislosti na nastavení vlastnosti Režim velikosti obrázku vést k neočekávaným výsledkům.
   Režim velikostí obrázku	Toto nastavení je dostupné jenom v případě, že je vlastnost Zobrazit jako nastavená na Obrázek nebo ikona. Klip zobrazí obrázek ve skutečné velikosti. Obrázek se ořízne, pokud je příliš velký, aby se nevešel do ovládacího prvku. Funkce Stretch roztáhne obrázek tak, aby vyplnil celý ovládací prvek. Poznámka: Pokud ovládací prvek přílohy nemá stejnou velikost jako obrázek, bude toto nastavení zkreslovat obrázek, takže bude vypadat roztažený svisle nebo vodorovně. Lupa zobrazí co největší obrázek bez oříznutí nebo zkreslení obrázku. Toto nastavení je výchozí.

3. Pokud ovládací prvek používáte k zobrazení grafiky, upravte velikost ovládacího prvku přílohy tak, abyste viděli požadované množství podrobností.

Začátek stránky