Projekty se můžou rychle dostat k ruce. Než to budete vědět, jednoduchý stavební projekt se stane koláží menších projektů, jako je návrh, výkop, podkladové práce a marketing. Větší kontrolu nad projektem můžete získat tak, že v Projectu vytvoříte menší projekty a pak je propojíte do jednoho souboru projektu, abyste ukázali, kam se vejdou do hlavního projektu.
V tomto článku
Přehled hlavních projektů
Hlavní projekt si můžete představit jako kolekci konsolidovaných projektů, které zobrazují hierarchii mezi několika souvisejícími projekty. Projekty vložené do hlavního projektu se nazývají dílčí projekty.
Když vložíte dílčí projekt do hlavního projektu, jsou oba projekty propojeny a můžete zobrazit všechny informace v dílčím projektu z hlavního projektu.
Když aktualizujete dílčí projekt z hlavního projektu, aktualizuje se také ve zdrojovém souboru. Pokud stačí zkombinovat soubory a vytvořit sestavu nebo vytisknout zobrazení informací o kombinovaném projektu, můžete je také dočasně konsolidovat v zobrazení.
Vytvoření hlavního projektu a dílčích projektů vám umožní rozdělit velký projekt a delegovat jeho části potřebným lidem. Pokud jde o řízení projektů, přiřazení dílčích projektů tímto způsobem dává odpovědnost těm, kteří dělají práci, a odpovídá autoritě a odpovědnosti. Pokud jde o project, vytváření dílčích projektů v hlavním projektu pomáhá projektovým manažerům získat přístup k jejich částem plánu a kontrolu nad nimi.
Pokud chcete zjistit, jestli byste měli rozdělit velký projekt na hlavní projekt a dílčí projekty, zvažte následující:
-
Váš projekt je velmi rozsáhlý a podrobný. Pokud váš projekt obsahuje více než několik stovek úkolů, může jeho rozdělení do dílčích projektů usnadnit správu. Pokud některé části projektu obsahují práci, která je rozdělená do podrobnějších než jiné, může být vhodné tyto části převést do dílčích projektů, aby většina uživatelů viděla pouze souhrnný popis dílčího projektu, ale zúčastněné strany si ho mohou prohlédnout podrobněji. Jeden soubor je téměř vždy rychlejší alternativou, ale možnost soustředit se jen na část projektu může být užitečné.
-
Vaše organizace není centralizovaná. V decentralizované nebo distribuované organizaci hlavní projekt a dílčí projekty poskytují pracovníkům větší kontrolu nad vlastní prací než jeden centralizovaný soubor projektu.
-
Chcete zvýšit efektivitu metod plánování vaší organizace. Pokud jsou vedoucí nižší úrovně zodpovědní za úkoly a vědí, které úkoly jsou v projektu potřeba, může být vhodnější umožnit jim plánovat práci týmů a pak konsolidovat soubory projektu do hlavního projektu. Pokud je plánování shora dolů normou, můžete při implementaci přeuspořádat počáteční plán do dílčích projektů, aby jednotliví projektoví manažeři nebo týmy měli přístup ke svým vlastním plánům a měli nad nimi kontrolu.
-
Pracujete na několika projektech. Projektoví manažeři můžou mít sadu projektů, na kterých pracují po celou dobu, bez ohledu na to, jestli jsou projekty vzájemně propojené nebo ne. Místo toho, abyste je otevřeli jeden po druhém, můžete při otevření hlavního projektu otevřít všechny dílčí projekty najednou. Tento přístup také usnadňuje generování sestav pro více projektů. Pokud jsou projekty vzájemně propojené, může vedoucí projektu vytvořit Závislosti mezi úkoly mezi úkoly v různých projektech. Vytváření závislostí mezi projekty usnadňuje různým projektovým manažerům vidět, jak práce jiných projektových manažerů ovlivňuje jejich plány.
-
Některé projekty jsou podřízené jiným. Hierarchii více projektů můžete přesně odrážet vložením různých projektů do jiných souborů. Výsledná struktura dílčích projektů by měla odrážet priority a povinnosti členů týmu a také vzájemné vztahy mezi úkoly v různých oblastech a celkový termín.
-
Projekt může upravit několik lidí. V ideálním případě je soubor projektu vlastněný, spravován a upravován jedním projektovým manažerem. Projekt je ale často součástí rozsáhlejšího programu, který možná manažeři na vyšší úrovni potřebují spravovat. Členové projektového týmu se můžou soustředit na svoji práci tak, že si ji zobrazí jako samostatný soubor a vedoucí projektu, který řídí hlavní projekt, může koordinovat plán jednotlivých týmů dílčího projektu.
Může být vhodné, aby milníky hlavního projektu řídily milníky každého dílčího projektu, aby bylo možné udržovat plány koordinované pro konečný termín. Milníky můžete koordinovat vytvořením závislosti mezi milníky nebo zkopírováním a vložením úkolů milníků z hlavního projektu do každého dílčího projektu.
-
Váš projekt má několik účastníků, kteří se zajímají o různé části projektu. Když se lidé chtějí podívat na různé podrobnosti, můžou projektoví manažeři umístit všechny soubory projektu na server a přizpůsobit různá zobrazení různým účastníkům. Stejný soubor projektu lze použít jako dílčí projekt v různých hlavních projektech k přizpůsobení zobrazených informací.
-
Chcete, aby dílčí projekty byly jen pro čtení. Pokud chcete zachovat další kontrolu nad částmi projektu, přesunete úkoly do dílčího projektu a omezíte přístup na klíčové osoby.
-
Kromě celkového projektu chcete analyzovat kritickou cestu pro každou fázi. Každý jednotlivý projekt obsahuje Kritická cesta. Sloučením více projektů do jednoho hlavního projektu můžete snadno zobrazit celkový obraz jako několik kritických cest v hlavním projektu a zachovat samostatné kritické cesty pro každý dílčí projekt.
Další informace
Práce s dílčími projekty v hlavním projektu
Když vložíte dílčí projekt do hlavního projektu, bude dílčí projekt reprezentován jako souhrnný úkol v seznamu úkolů a v poli Indikátory se zobrazí indikátor ikony projektu. Dílčí projekt je odsazený na úrovni osnovy řádku, kam ho vložíte, ale můžete ho odsadit nebo zmenšit stejně jako jakýkoli jiný úkol. Vzhledem k tomu, že dílčí projekt je reprezentován jako souhrnný úkol, nemůžete upravit jeho souhrnné informace, ale můžete rozbalit přehled tak, aby zobrazil úkoly dílčího projektu, a upravit informace o projektu v hlavním souboru projektu.
Poznámka: Formátování, které jste použili u souhrnných úkolů nebo pruhů Ganttova diagramu v dílčím projektu, se v hlavním projektu nezobrazí. Informace o formátování jsou uloženy v každém souboru a musí být použity samostatně pro hlavní projekt.
Při uložení hlavního projektu se změny dílčího projektu uloží také do zdrojového souboru dílčího projektu. Pokud chcete pracovat přímo ve zdrojovém souboru bez otevření hlavního souboru projektu, změny zdrojového souboru dílčího projektu se automaticky aktualizují v hlavním souboru projektu.
Poznámka: Pokud už nepotřebujete udržovat hlavní projekt a dílčí projekt synchronizovaný, můžete je odpojit. Pokud pak dojde ke změnám dílčího projektu nebo hlavního projektu, zůstane druhý soubor beze změny.
Další informace
Vliv kombinování souborů na prostředky
Po sloučení souborů do hlavního souboru projektu zůstanou zdroje pro oba soubory oddělené, stejně jako úkoly v dílčím projektu zůstanou v dílčím projektu. Informace o zdroji můžete změnit v hlavním projektu a změny se budou replikovat do zdrojového souboru dílčího projektu. V zobrazení Seznam zdrojů můžete zobrazit všechny zdroje v hlavním a dílčích projektech společně, ale nemůžete přiřadit zdroj k žádnému jinému projektu než k dílčímu projektu, ze něhož pochází.
Poznámka: Pokud se stejné prostředky používají ve více dílčích projektech, zobrazí se duplicitní názvy zdrojů, protože prostředky nejsou sloučeny. Pokud ale chcete přiřadit prostředky v různých dílčích projektech a vyřešit duplicitní názvy prostředků, můžete je zkombinovat do Fond zdrojů a zpřístupnit je ostatním souborům.
Další způsoby kombinování souborů
Hlavní a dílčí projekty umožňují vytvořit hierarchii projektů, která odráží vztah mezi nimi a v některých případech strukturu vaší organizace. Ke konsolidaci souborů projektu ale můžete mít i jiné důvody. Můžete je například chtít dočasně zkombinovat pro rychlou kontrolu nebo pro tisk.
Sloučení nesouvisejících souborů
Konsolidované soubory použijte, pokud máte více souborů, které chcete zkombinovat do jednoho okna, ať už jsou soubory související nebo ne. Kombinace nesouvisejících souborů v konsolidovaném projektu usnadňuje zobrazení informací z více projektů v různých zobrazeních a jejich tisk. Soubory projektu můžete konsolidovat, pokud potřebujete mít přehled o mnoha probíhajících projektech, například když současně vyvíjíte různé produkty. Můžete řadit a seskupovat podle názvů produktů, termínů projektů a manažerů, abyste našli a vyhodnotili konkrétní informace, které potřebujete. Můžete například vytisknout Zobrazení Ganttův diagram, která zahrnuje všechny vaše projekty.
Vytvoření pracovního prostoru
Alternativou ke sloučení projektů je vytvoření pracovního prostoru, který obsahuje jednotlivé soubory projektu, z nichž každý se otevře ve vlastním okně. Pracovní prostor použijte, pokud často pracujete se stejnými soubory projektu a nechcete je konsolidovat do jednoho velkého projektu.
Když otevřete soubory a pak je uložíte jako pracovní prostor, project uloží soubory a jejich aktuální nastavení do jednoho souboru pracovního prostoru. Když pak otevřete soubor pracovního prostoru, otevřete všechny zahrnuté soubory najednou. Každý projekt má na hlavním panelu vlastní tlačítko, které usnadňuje přepínání mezi projektem.
Pokud chcete vytvořit pracovní prostor, vyberte nebo otevřete soubory projektu a pak zvolte Soubor >Uložit pracovní prostor.
