Можете да използвате програмите от Office, за да записвате или конвертирате файловете си като PDF файлове, така че да можете да ги споделяте или отпечатвате в печатници. И няма да е необходим никакъв друг софтуер или добавки.
Използвайте PDF формат, когато искате файл, който:
-
Изглежда по един и същ начин на повечето компютри.
-
Има по-малък размер на файла.
-
Отговаря на отрасловия стандарт.
Примерите включват автобиографии, правни документи, бюлетини, файлове, които са предназначени да бъдат прочетени (не редактирани) и отпечатани, както и файлове, предназначени за професионално отпечатване.
Важно:
-
Много програми, включително Microsoft Word, имат възможност да отварят и редактират PDF файлове. Просто споделянето на нещо като PDF файл не е достатъчно, за да гарантира, че получателят не може да редактира файла.
-
Когато конвертирате електронната таблица в PDF файл, вътрешните връзки в електронната таблица ще се загубят по време на конвертирането, така че връзките ще трябва да бъдат проверени. Външните връзки към други източници обаче няма да бъдат проблемни.
За да видите подробни инструкции, изберете програма от Office от падащия списък.
-
Отворете таблицата или отчета, който искате да публикувате като PDF.
-
В раздела Външни данни , в групата Експортиране изберете PDF или XPS.
-
В полето Име на файл въведете или изберете име за документа.
-
В списъка Запиши като тип изберете PDF (*.pdf) .
-
Ако документът изисква високо качество на печата, изберете Стандартно (публикуване онлайн и отпечатване) .
-
Ако размерът на файла е по-важен от качеството на печат, изберете Минимален размер (публикуване онлайн).
-
-
Изберете Опции, за да зададете страницата за печат, да изберете дали да се отпечатват коректурите и да изберете опциите за изхода. Изберете OK .
-
Изберете Публикуване.
-
Ако файлът е бил записан по-рано, изберете Файл > Записване на копие.Ако файлът не е записан, изберете Файл > Запиши като.
-
Изберете Преглед , за да изберете местоположението на вашия компютър, където искате да запишете файла.
-
В падащия списък изберете PDF файл.
-
Изберете Запиши.
Изберете Още опции > Опции , за да персонализирате своя PDF файл.
-
За да направите PDF файл само от някои от страниците във вашия документ, изберете опция под Обхват на страниците.
-
За да включите проследени промени в PDF файла, под За публикуване изберете Документ, показващ коректура. В противен случай се уверете, че е избрано Документ .
-
За да създадете набор от показалци в PDF файла, изберете Създаване на показалци с помощта на. След това изберете Заглавия или, ако сте добавили показалци към документа, Word Показалци.
-
Ако искате да включите свойствата на документа в PDF файла, уверете се, че Свойства на документа е избрано.
-
За да направите документа по-лесен за четене от софтуера за четене от екрана, изберете Етикети за достъпност в структурата на документа.
-
Съвместим с ISO 19005-1 (PDF/A) Тази опция създава PDF документа като версия 1.7 PDF, който е стандарт за архивиране. PDF/A ви помага да гарантирате, че документът ще изглежда по същия начин, когато бъде отворен по-късно на друг компютър.
-
Растерен текст, когато шрифтовете не могат да се вградят Ако шрифтовете не могат да се вградят в документа, PDF файлът ще използва растерни изображения на текста, така че документът в PDF формат да изглежда по същия начин като оригиналния документ. Ако тази опция не е избрана и файлът използва шрифт, който не може да бъде вграден, PDF четецът може да замести този шрифт с друг.
-
Шифроване на документа с парола Изберете тази опция, за да ограничите достъпа, така че само хората с парола да могат да отварят PDF файла. Когато изберете OK, Word отваря полето Шифроване на PDF документ, където можете да въведете и да въведете отново парола.
Отваряне и копиране на съдържание от PDF файл с Word
Можете да копирате желаното съдържание от PDF файл, като го отворите в Word.
Отидете на Файл > Отвори и намерете PDF файла. Word отваря PDF съдържанието в нов файл. От него можете да копирате желаното съдържание, включително изображения и диаграми.
За да запишете файла като PDF файл в Office for Mac, следвайте тези лесни стъпки:
-
Изберете Файл.
-
Изберете Запиши като.
-
Изберете Файлов формат в долната част на прозореца.
-
Изберете PDF от списъка с налични файлови формати.
-
Дайте име на файла си, ако все още няма такова, след което изберете Експортиране.
Забележка: Когато се използва Best за печат, хипервръзките може да не се конвертират правилно. Това е известен проблем в Word for Mac.
Важно:
-
Когато използвате онлайн услуга , може да се използва само шрифт, който Microsoft има законните права. Ако документацията съдържа персонализиран шрифт, той ще бъде заместен и може да причини проблеми. Това може да се избегне чрез вграждане на шрифтовете в документа.
-
Научете повече за вграждането на шрифтове, като посетите:
Можете да използвате Word, PowerPoint и OneNote за уеб, за да конвертирате вашия документ в PDF файл.
-
Изберете Файл > Печат > Печат (в PowerPoint ще изберете един от три формата).
-
В падащото меню под Принтер изберете Запиши като PDF и след това изберете Запиши.
-
След това в менюто на Explorer, което се отваря, можете да дадете име на PDF файла и да изберете къде да го запишете и след това да изберете Запиши.
Така ще се генерира основен PDF файл, който запазва оформлението и формата на вашия първоначален документ.
Ако имате нужда от по-голям контрол върху опциите за вашия PDF файл, като например добавяне на показалци, използвайте настолното приложение, за да конвертирате вашия документ в PDF файл. Изберете Отваряне в настолното приложение в лентата с инструменти на PowerPoint и OneNote, за да започнете да използвате настолното приложение, и в Word първо изберете падащото меню Редактиране и след това изберете Отвори в настолното приложение .
Ако не притежавате настолното приложение, можете да изпробвате или закупите Microsoft 365.
Portable Document Format (Преносим документен формат) (PDF) запазва форматирането на документите и разрешава споделянето на файлове. Когато PDF файл се преглежда онлайн или се отпечатва, той запазва предвидения от вас формат. PDF форматът е полезен също и за документи, които се възпроизвеждат с помощта на средствата за професионален печат. PDF е приет като валиден формат в много агенции и организации и има налични визуализатори за по-широк набор от платформи в сравнение с XPS.
XPS форматът е електронен файлов формат, който запазва форматирането на документа и разрешава споделянето на файла. XPS форматът гарантира, че когато XPS файлът се разглежда онлайн или се отпечатва, той запазва точно формата, който очаквате, и данните във файла не могат да се променят лесно.
Важно: Повечето съвременни уеб браузъри могат да отварят и показват PDF файл. Ако обаче имате по-стара операционна система, може да ви е необходим PDF четец, инсталиран на вашето устройство, като например Acrobat Reader, наличен от Adobe Systems.
