Създаване на проста заявка за избиране

Предимства на използването на заявки

Заявката ви позволява да:

• Преглеждате данни само от полетата, които ви интересуват за преглед. Когато отворите таблица, виждате всички полета. Заявката е удобен начин да запишете селекция от полета.

  Забележка: Заявката само сочи към данни, тя не съхранява данни. Когато запишете заявка, вие не записвате копие на данните.

• Комбинирате данни от няколко източника на данни. Таблицата обикновено показва само данните, които съхранява. Заявката ви позволява да избирате полета от различни източници и да задавате как трябва да се комбинира информацията.

• Използвате изрази като полета. Например можете да използвате функцията Date като поле или можете да използвате функцията Format с поле, за да управлявате начина, по който се форматират данните от полето в резултатите от заявката.

• Преглеждате записи, които отговарят на зададен от вас критерий. Когато отворите таблица, виждате всички записи. Заявката е удобен начин да запишете селекция от записи.

Основни стъпки за създаване на заявка за избиране

Можете да създадете заявка за избиране с помощта на съветника за заявка или в изглед за проектиране. Някои елементи за проектиране не са налични, когато използвате съветника, но можете да добавите тези елементи по-късно с помощта на изгледа за проектиране. Въпреки че двата метода се различават малко, основните стъпки по принцип са едни и същи:

1. Изберете таблиците или заявките, които искате да използвате като източници на данни.

2. Задайте полетата, които искате да включите от източниците на данни.

3. Ако желаете, задайте критерии, за да ограничите записите, които заявката връща.

След като създадете заявка за избиране, я изпълнявате, за да видите резултатите. За да изпълните заявка за избиране, я отваряте в изглед на лист с данни. Ако запишете заявката, можете да я използвате повторно винаги когато е необходимо, например като източник на данни за формуляр, отчет или друга заявка.

Преди да започнете

Ако използвате полета от източници на данни, които не са свързани помежду си, съветникът за заявки ви пита дали искате да създадете релации. Съветникът отваря прозореца "Релации" вместо вас, но ако редактирате релации, трябва да рестартирате съветника. Следователно, преди да стартирате съветника, помислете за създаване на релациите, от които се нуждае вашата заявка.

За повече информация относно създаването на релации между таблици вж. статията Ръководство за релации на таблици.

Използване на съветника за заявка

1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Съветник за заявки. 

   

2. В диалоговия прозорец Нова заявка щракнете върху Съветник за прости заявки и след това щракнете върху OK.

3. След това можете да добавяте полета. Можете да добавите до 255 полета от 32 таблици или заявки.

   За всяко поле изпълнете тези две стъпки:

   1. Под Таблици/заявки щракнете върху таблицата или заявката, съдържаща полето.

   2. Под Налични полета щракнете двукратно върху полето, за да го добавите към списъка Избрани полета. Ако искате да добавите всички полета към заявката, щракнете върху бутона с двойната стрелка надясно (>>).

   3. Когато сте добавили всички полета, които искате, щракнете върху Напред.

      

4. Ако не сте добавили никакви числови полета (полетата, които съдържат числови данни), преминете към стъпка 9. Ако сте добавили числови полета, съветникът ви пита дали искате заявката да върне подробни данни, или обобщени данни.

   Направете едно от следните неща:

   1. Ако искате да видите отделните записи, щракнете върху По-подробно и след това щракнете върху Напред. Преминете към стъпка 9.

   2. Ако искате да видите обобщени числови данни, като например средни стойности, щракнете върху Резюме и след това щракнете върху Опции за резюме.

      

5. В диалоговия прозорец Опции за резюме задайте кои полета искате да обобщите и как искате да обобщите данните. Само числовите полета се показват в списъка.

   За всяко числово поле изберете една от следните функции:

   1. Сума    Заявката връща сумата от всички стойности на полето.

   2. Средно    Заявката връща средната стойност от стойностите на полето.

   3. Минимум    Заявката връща най-малката стойност на полето.

   4. Максимум    Заявката връща най-голямата стойност на полето.

   

6. Ако искате резултатите от заявката да включват броя на записите в източник на данни, изберете съответното квадратче за отметка Преброй записите в името на източника на данни.

7. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Опции за резюме.

8. Ако не сте добавили поле за дата и час в заявката, преминете към стъпка 9. Ако сте добавили поле за дата и час в заявката, съветникът за заявки ви пита как искате да групирате стойностите за дата. Да предположим например, че сте добавили числово поле ("Цена") и поле за дата и час ("Час_транзакция") към вашата заявка и след това сте задали в диалоговия прозорец Опции за резюме, че искате да видите средната стойност на числовото поле "Цена". Тъй като сте включили поле за дата/час, можете да изчислите обобщени стойности за всяка уникална стойност за дата/час, за всеки ден, за всеки месец, за всяко тримесечие или за всяка година.

   

   Изберете периода от време, който искате да използвате, за да групирате стойностите за дата и час, и след това щракнете върху Напред.

   Забележка: В изглед за проектиране можете да използвате израз, за да групирате по желания от вас период от време, но съветникът предлага само тези възможности за избор.

9. На последната страница на съветника дайте заглавие на заявката, задайте дали искате да отворите, или да модифицирате заявката, и след това щракнете върху Готово.

   Ако изберете да отворите заявката, заявката показва избраните данни в изглед на лист с данни. Ако изберете да модифицирате заявката, заявката се отваря в изглед за проектиране.

Най-горе на страницата

Автоматични съединения

Когато добавите източниците на данни, ако източниците вече имат релации, дефинирани между тях, тези релации се добавят автоматично към заявката като съединения. Съединенията задават как трябва да се комбинират данни от свързани източници. Access автоматично създава съединение между две таблици, ако те имат полета, които имат съвместими типове данни, и едното поле е първичен ключ.

Можете да регулирате съединенията, които Access създава. Access определя какъв тип съединение да създаде въз основа на релацията, която съединението представлява. Ако Access създаде съединение, но няма дефинирана релация, Access създава вътрешно съединение.

Ако Access автоматично създаде правилните съединения, когато добавите източниците на данни, можете да преминете към стъпка 3: добавяне на изходни полета.

Използване на един и същ източник на данни няколко пъти

В някои случаи искате да съедините две копия на една и съща таблица или заявка, което се нарича рефлексивно съединение и комбинира записи от една и съща таблица, когато има съответстващи стойности в съединените полета. Да кажем например, че имате таблица със служители, в която полето "Подчинен на" за записа на всеки служител показва ИД вместо името на неговия или нейния ръководител. Можете да използвате рефлексивно съединение, за да се покаже вместо това името на ръководителя в записа за всеки служител.

Когато добавите източник на данни втори път, Access добавя _1 към името на втория екземпляр. Например ако сте добавили таблицата "Служители" два пъти, вторият екземпляр ще се казва 'Служители_1".

Добавяне на съединение

• За да добавите съединение, плъзнете поле от един източник на данни в съответното поле на друг източник на данни.

  Access показва линия между двете полета, за да покаже, че е създадено съединение.

  

Промяна на съединение

1. Щракнете двукратно върху съединението, което искате да промените.

   Появява се диалоговият прозорец Свойства на съединението.

   

2. Разгледайте трите опции в диалоговия прозорец Свойства на съединението.

3. Щракнете върху опцията, която искате да използвате, и след това щракнете върху OK.

След като съединенията са готови, можете да добавите изходни полета – полета, които съдържат данните, които искате в резултатите от заявката.

Използване на израз като изходно поле

Ако искате да извършите изчисления или да използвате функция, за да получите резултат от заявка, можете да използвате израз като изходно поле. Изразът може да използва данни от всеки от източниците на данни на заявката, както и функции, като например Format или InStr, и може също да съдържа константи и аритметични оператори.

1. В празна колона на мрежата за проектиране на заявката, щракнете с десния бутон върху реда Поле и след това щракнете върху Мащабиране в контекстното меню.

2. В полето Мащабиране въведете или поставете своя израз. Пред израза поставете името, което искате да използвате за резултата от израза, последвано от двоеточие. Например ако искате изразът да е с етикет "Последна актуализация", трябва да започнете своя израз с Последна актуализация:.

   Забележка: Можете да направите доста неща с помощта на изрази. Подробното обяснение на изразите е извън обхвата на тази статия. За повече информация относно създаването на израз вж. статията Създаване на израз.

Задаване на критерии за изходно поле

1. В мрежата за проектиране на заявки в реда Критерии на полето, съдържащо стойностите, които искате да ограничите, въведете израз, на който трябва да отговарят стойностите на полето, за да бъдат включени в резултатите. Например ако искате да ограничите заявка, така че само записите, където стойността на полето "Град" е Лас Вегас, въведете Лас Вегас в реда Критерии под това поле.

   За много примери на критерии за заявки за различни типове данни вж. статията Примери на критерии за заявки.

2. Задайте всички алтернативни критерии в реда Или под реда Критерии.

   Ако зададете алтернативни критерии, стойността на полето може да отговаря на някой от изброените критерии, за да бъде включена в резултата от заявката.

Критерии с множество полета

Можете да използвате критерии с множество полета. Когато го направите, всички критерии в даден ред Критерии или Или трябва да бъдат изпълнени за записа, за да бъде включен.

Задаване на критерии с помощта на поле, което не искате да бъде изведено в резултата

Можете да добавите поле към проекта на своята заявка и да изключите данните на полетата в резултата от заявката. Можете да направите това, ако искате да използвате стойностите на полето, за да ограничите резултатите от заявката, но не искате да видите стойностите на полето.

1. Добавете полето към мрежата за проектиране.

2. Изчистете квадратчето за отметка в реда Покажи за полето.

3. Задайте критерии както за изходно поле.