Тази статия обяснява как да зададете стойност по подразбиране за поле от таблица или за контрола във формуляр в база данни на Access. Стойностите по подразбиране, които задавате, ще се показват в полето или контролата винаги когато създавате нов запис във вашата база данни.
В тази статия
Разбиране на стойностите по подразбиране
Добавяте стойност по подразбиране към поле от таблица или контрола на формуляр всеки път, когато искате Access да въведе стойност в нов запис автоматично. Например можете да накарате Access винаги да добавя текущата дата към нови поръчки.
Обикновено добавяте стойност по подразбиране към полетата на таблицата. Можете да добавите стойността, като отворите таблицата в изглед за проектиране и след това въведете стойност в свойството Стойност по подразбиране за полето. Ако зададете стойност по подразбиране за поле от таблица, Access прилага вашата стойност към всички контроли, които базирате на това поле. Ако не обвържете контрола с поле от таблица или се свързвате към данни в други таблици, задавате стойност по подразбиране за вашите контроли на формуляр.
Можете да зададете стойност по подразбиране за полета на таблица, зададени като типове данни "Кратък текст", "Дълъг текст", "Число", "Дата/час", "Валута", "Да/не" и "Хипервръзка". Ако не подадете стойност, полето остава Null (празно), докато не въведете стойност. След като дефинирате стойност по подразбиране, Access прилага тази стойност към всички нови записи, които добавяте. Ако искате, можете да промените стойността в запис от стойността по подразбиране на друга стойност, освен ако валидиращо правило не забрани това.
Задаване на стойност по подразбиране за поле от таблица
Когато зададете стойност по подразбиране за поле от таблица, всички контроли, които свързвате с това поле, ще показват стойността по подразбиране.
Задаване на стойност по подразбиране
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране.
-
Изберете полето, което искате да промените.
-
В раздела Общи въведете стойност в полето на свойството Стойност по подразбиране .
Стойността, която можете да въведете, зависи от типа данни, зададен за полето. Можете например да въведете =Date(), за да вмъкнете текущата дата в поле за дата/час. За примери на стойности по подразбиране вж. Примери на стойности по подразбиране по-нататък в тази статия.
-
Запишете промените.
Задаване на стойност по подразбиране за контрола
Обикновено задавате стойност по подразбиране за контрола само когато не обвързвате тази контрола с поле на таблица или когато се свързвате към данни в друга таблица.
Задаване на стойност по подразбиране
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху формуляра, който искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране.
-
Щракнете с десния бутон върху контролата, която искате да промените, и след това щракнете върху Свойства или натиснете F4.
-
Щракнете върху раздела Всички в списъка със свойства, намерете свойството Стойност по подразбиране и след това въведете стойността по подразбиране.
-
Натиснете CTRL+S, за да запишете промените.
Задаване на ред по подразбиране за списъчно поле или раз комбинирано поле
По подразбиране списъчните полета и контролите на разгъващия се списък показват два типа списъци: списъци със стойности и справочни списъци. Списъкът със стойности е твърдо кодиран списък с елементи, който се намира в свойството Източник на редове на списъчно поле или контрола на разгъващ се списък. За разлика от това справочният списък взема данните си от справочно поле (поле, което използва заявка за извличане на данни от друга таблица), и след това зарежда тези данни в контрола на разгъващ се списък.
За списъци със стойности и справочни списъци можете да зададете кой елемент от списък да се показва по подразбиране, но следвате различна процедура за всеки тип списък. Следващите стъпки обясняват как да зададете стойности по подразбиране за списък със стойности и справочен списък.
Задаване на стойност по подразбиране за списък със стойности
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху формуляра, който искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране.
-
Щракнете с десния бутон върху списъчното поле или контролата за текстово поле и след това щракнете върху Свойства или натиснете F4.
-
Уверете се, че свойството Източник на редове съдържа списък със стойности. Елементите в списъка със стойности са оградени с двойни кавички, разделени с точка и запетая. Например може да видите списък като този: "Добър";" Панаир";" Бедният.
-
Ако свойството Източник на редове съдържа заявка (низ от текст, който започва с SELECT), преминете към следващия набор от стъпки.
-
В полето свойство Стойност по подразбиране въведете следното:
[control_name]. ItemData(n)
В този случай control_name е името на списъчното поле или контролата на разгъващия се списък, а n е номерът на елемента от списъка, който искате да зададете по подразбиране. Ако не знаете името на контролата, погледнете стойността в свойството Име , което се намира в горния край на списъка със свойства.
Да предположим например, че имате контрола на разгъващ се списък с име "Собственик" и искате да използвате третата стойност в списъка като стойност по подразбиране. Въведете следното в полето на свойството Стойност по подразбиране :
[Собственик]. ItemData(2)
Въвеждате 2 вместо 3 , защото ItemData е на нула, което означава, че започва да се брои от нула, а не от едно.
-
Запишете промените и след това превключете обратно към изглед за формуляри. Вашата избрана стойност по подразбиране трябва да се показва в списъка или разгъващия се списък, когато добавите запис към вашата база данни.
Задаване на стойност по подразбиране за справочен списък
-
Отворете таблицата, която предоставя първичните данни за вашето справочно поле в изглед на лист с данни.
-
Обърнете внимание на стойността на ключа, която е свързана с елемента, който искате да направите стойност по подразбиране.
Забележка: По подразбиране Access скрива полетата за първичен и външен ключ. Ако не виждате полето за ключ, щракнете с десния бутон върху някоя клетка в заглавния ред на таблицата, щракнете върху Покажи колоните и в диалоговия прозорец Покажи колоните изберете вашето поле за ключ и щракнете върху Затвори.
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, съдържаща справочното поле, и след това щракнете върху Режим на проектиране.
-
Изберете справочното поле и в раздела Общи , в полето на свойството Стойност по подразбиране въведете стойността на ключа, която сте отбелязали в стъпки 1 и 2. Това е стойността, която съответства на елемента от списъка, който искате да направите елемент по подразбиране.
Да предположим например, че имате 10 доставчици и искате името на вашия най-често използван доставчик да се показва по подразбиране. За да направите това, намирате стойността на ключа, който еднозначно идентифицира доставчика, и въвеждате тази стойност на ключ в полето за свойството Стойност по подразбиране на полето за външен ключ.
-
Запишете промените, превключете към изглед на лист с данни и въведете нов запис. Вашата стойност по подразбиране се показва във вашето справочно поле, когато добавите записа.
Примери на стойности по подразбиране
Следващата таблица изброява и описва някои стойности по подразбиране. Можете да адаптирате тези примери така, че да се използват с вашите собствени данни.
|
Израз |
Стойност по подразбиране на поле |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"MT" |
MT |
|
"Ню Йорк, Ню Йорк" |
Ню Йорк, Ню Йорк (обърнете внимание, че трябва да оградите стойността в кавички, ако включва пунктуация) |
|
"" |
Низ с нулева дължина |
|
Date( ) |
Днешна дата |
|
=Да |
"Да" се показва на локалния език на компютъра |
