За да изберете източника на данни за отчет, отворете отчет в изглед на оформление и натиснете Alt + Enter, за да отворите списъка със свойства. Щракнете върху квадратчето непосредствено под раздела за обекти на отчети, за да изберете целия отчет, и след това в списъка със свойства, в раздела Данни щракнете върху Източник на записи, за да изберете свойството. Тогава можете да зададете източника на записи, като изберете елемент от списъка или като щракнете върху бутона "Компилация" 
Източникът на записи на даден отчет определя кои полета от вашата база данни могат да бъдат показани в отчета. В релационна бази данни свързаните данни обикновено са разпръснати в множество таблици. Например информацията за клиенти е записана в една таблица, а информацията за поръчки – в друга. Отчетите ви предоставят гъвкав начин да "сглобите отново" данните и да ги покажете точно по желания от вас начин, както и да бъдат оптимизирани за печат. За повече информация за източниците на записи за отчети вж. останалата част от тази статия. За общ преглед на отчетите вж. статията Въведение в отчетите в Access.
Забележка: Тази статия не се отнася за уеб приложенията на Access – вид база данни, която проектирате с Access и публикувате онлайн. Вижте Създаване на приложение на Access за повече информация.
В тази статия
Различни типове източници на записи
Таблица
Ако всички полета, от които имате нужда, са в една таблица, можете да използвате тази таблица като източник на записи на отчета. Ако полетата, от които имате нужда, се съдържат в две или повече таблици, ще трябва да се уверите, че таблиците могат да бъдат съединени логически в някакъв вид обща стойност, и след това да създадете именувана заявка или вградена заявка, за да ги използвате като източник на записи.
Именувана заявка
Именуваната заявка – обикновено наричана просто заявка – е заявка, която е записана като обект на база данни. Можете да използвате именувана заявка като източник на записи за множество формуляри или отчети. Обаче промените в проекта на заявката ще влияят върху всички формуляри и отчети, които я използват като източник на записи. Нещо повече, не е трудно да изтриете именувана заявка, което поврежда всички формуляри или отчети, които я използват.
Вградена заявка
Вградената заявка е заявка, която е записана в свойството "Източник на записи" на друг обект. Тъй като вградената заявка не е отделен обект, по-малко вероятно е да повредите отчета поради случайно изтриване или модифициране на неговата заявка. Създаването на вградена заявка се препоръчва, ако искате заявката да бъде предназначена само за отчета (т. е. ако нямате намерение да споделяте заявката с други обекти).
Вградените заявки се създават по подразбиране, когато използвате инструментите Проектиране на отчет, Празен отчет или Етикети, описани в следващия раздел. Вградените заявки се създават също от съветника за отчети при условие, че изберете данни от повече от една таблица за вашия отчет. Ако изберете данни само от една таблица, съветникът за отчети обвързва отчета директно с тази таблица.
Можете също да създадете вградена заявка чрез копиране на SQL командата от именувана заявка, която е отворена в SQL изглед, и след това да поставите SQL командата в свойството "Източник на записи" на отчет. За да отворите именувана заявка в SQL изглед:
-
Щракнете с десния бутон върху заявката в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране.
-
В раздела Структура, в групата Резултати щракнете върху Изглед и след това щракнете върху SQL изглед.
Как инструментите за отчети създават източници на записи
За да създадете отчет в Access, щракнете върху един от инструментите в групата Отчети от раздела Създаване. В зависимост от това как използвате инструментите, всеки създава един от трите типа източници на записи, описани в предишния раздел.
Следващата таблица описва какво прави всеки инструмент за отчети и какви типове източници на записи се създават по подразбиране.
|
Инструмент |
Описание |
Тип източник на записи по подразбиране |
|---|---|---|
|
Отчет |
Създава прост табличен отчет, съдържащ всички полета в източника на данни. |
Таблица или именувана заявка, която трябва да изберете в навигационния екран, преди да щракнете върху инструмента. |
|
Проектиране на отчет |
В режим на проектиране отваря празен отчет, към който можете да добавите желаните от вас полета и контроли. |
Вградена заявка, ако плъзнете полета от прозореца на задачите "Списък на полетата" в отчета. Можете също да изберете таблица или именувана заявка от падащия списък "Източник на записи" в "Списък със свойства". |
|
Празен отчет |
Отваря празен отчет в изглед на оформление и показва прозореца на задачите "Списък на полетата". Когато плъзгате полета от "Списък на полетата" към отчета, Access създава вградена заявка и я съхранява в свойството "Източник на записи" на отчета. |
Вградена заявка, ако плъзнете полета от прозореца на задачите "Списък на полетата" в отчета. Можете също да изберете таблица или именувана заявка от падащия списък "Източник на записи" в "Списък със свойства". |
|
Съветник за отчети |
Показва многостъпков съветник, който ви дава възможност да задавате полета, нива на групиране/сортиране и опции за оформление. Съветникът създава отчет въз основа на изборите ви. |
Вградена заявка, ако изберете полета от повече от една таблица. Ако изберете полета само от една таблица, Access използва тази таблица като източник на записи. |
|
Етикети |
Показва съветник, който ви дава възможност да изберете стандартни или потребителски размери на етикет, както и кои полета искате да покажете и как искате да са сортирани. Съветникът създава отчет за етикета въз основа на изборите ви. |
Таблица или именувана заявка, която трябва да изберете, преди да щракнете върху инструмента. |
Забележка: Всички инструменти Проектиране на отчет, Съветник за отчети и Етикети създават "клиентски" отчети, които не са съвместими с уеб бази данни. За повече информация за уеб бази данни вж. статията Редактиране или публикуване на сайт за уеб база данни в SharePoint.
Работа с източник на записи
Преобразуване на източник на записи във вградена заявка
Всеки отчет, който е обвързан с таблица или именувана заявка, може да бъде модифициран, така че вместо това да е обвързан с вградена заявка. Както беше споменато по-горе, това може да направи базата данни по-лесна за поддържане, като се направят отчетите по-самостоятелни и по-малко зависими от други обекти. В зависимост от типа на вашият текущ източник на записи, използвайте един от следните методи, за да го преобразувате във вградена заявка:
Метод 1: Щракване върху бутона "Компилация"
Ако свойството "Източник на записи" е име на таблица, можете бързо да създадете вградена заявка, като щракнете върху бутона "Компилация" в полето на свойството "Източник на записи".
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да модифицирате, и след това щракнете върху Изглед на оформление.
-
Щракнете с десния бутон някъде в отчета и след това щракнете върху Свойства на отчета.
-
В раздела Всички щракнете в полето на свойството Източник на записи и след това щракнете върху бутона Изграждане
-
Access пита дали искате да създадете заявка на базата на таблицата. Щракнете върху Да, за да продължите.Access отваря конструктора на заявки и добавя таблицата, която първоначално е била в свойството Източник за контролата.
-
Добавете полета към мрежата на заявката чрез двукратно щракване върху всяко име на поле, което желаете в отчета. Това трябва да се направи за всички полета, които искате да бъдат показани в отчета.
-
За да добавите полета от свързани таблици или заявки:
-
В раздела Проектиране , в групата Настройка на заявката щракнете върху Добавяне на таблици (Показване на таблица в Access).
-
Изберете таблицата или заявката, която искате да добавите.
-
Уверете се, че таблиците и заявките, които добавяте, са свързани логически. Например полето "ИД" на таблицата "Клиент" е вероятно да се свързва с линия за съединение с полето "ИД на клиент" в таблицата "Поръчки". Можете да създадете линии на съединение, като плъзнете име на поле от една таблица или заявка в име на поле в друга таблица или заявка.За повече информация относно създаването на заявки вж. статията Въведение в заявките.
-
Добавете полета към мрежата на заявката чрез двукратно щракване върху всяко име на поле, което желаете в отчета. Това трябва да се направи за всички полета, които искате да бъдат показани в отчета.
-
-
За да тествате вашата заявка:
-
В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед на лист с данни.
-
За да върнете се към изглед за проектиране, в раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Режим на проектиране.
-
-
Когато прецените, че данните, върнати от заявката, са данните, които желаете във вашия отчет, в раздела Проектиране, в групата Затваряне щракнете върху Затвори.
-
Щракнете върху Да, за да запишете промените, направени в SQL командата, и актуализирайте свойството.
Забележка: Ако новата заявка не съдържа всички полета, които са използвани в отчета, Access ще ви подкани за стойност на параметър за всяко липсващо поле. Можете или да изтриете препратката към полето в отчета, или да използвате процедурата под Редактиране на вградена заявка, за да добавите липсващите полета към заявката.
Метод 2: Добавяне на поле от свързана таблица с помощта на списъка на полетата
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да модифицирате, и след това щракнете върху Изглед на оформление.
-
Ако прозорецът на задачите "Списък на полетата" не е показан, в раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
-
Ако в началото на списъка на полетата се показва Покажи всички таблици, щракнете върху него, за да покажете полетата в свързани таблици и други таблици.
-
Под Полета, достъпни в свързани таблици разгънете таблица и плъзнете едно от нейните полета в отчета.Access променя източника на записи във вградена заявка, съдържаща добавеното от вас поле. Можете да продължите да добавяте полета по този начин или да редактирате вградената заявка с помощта на процедурата в Редактиране на вградена заявка.
Метод 3: Копиране и поставяне на SQL от именувана заявка
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху заявката, съдържаща SQL командата, която искате да копирате, и след това щракнете върху Режим на проектиране.
-
В раздела Начало, в групата Изгледи щракнете върху Изглед, а след това щракнете върху SQL изглед.
-
Копирайте текста в SQL екрана и след това затворете заявката без записване.
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, към който искате да добавите вградената заявка, и щракнете върху Изглед на оформление.
-
Ако списъкът със свойства още не е показан, натиснете F4, за да го покажете.
-
В раздела Всички изберете текста, който е в свойството Източник на записи, и след това натиснете CTRL+P, за да поставите SQL в полето на свойството.
Забележка: Ако новата заявка не съдържа всички полета, които са използвани в отчета, Access ще ви подкани за стойност на параметър за всяко липсващо поле. Можете или да изтриете препратката към полето в отчета, или да използвате процедурата под Редактиране на вградена заявка, за да добавите липсващите полета към заявката.
Метод 4: Копиране и поставяне на SQL от друг формуляр или отчет
Можете да копирате вградена заявка директно от свойството "Източник на записи" на един обект в друг. По този начин, ако друг формуляр или отчет съдържа вградена заявка, която връща исканите данни, е лесно да го използвате повторно за отчета, върху който работите.
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху формуляра или отчета, съдържащ вградената SQL команда, която искате да копирате, и след това щракнете върху Изглед на оформление.
-
Щракнете с десния бутон някъде във формуляра или отчета и след това щракнете върху Свойства на формуляр или Свойства на отчета.
-
В раздела Всички изберете целия текст на SQL командата в полето на свойството Източник на записи и натиснете CTRL+C, за да го копирате.
-
Затворете формуляра или отчета без записване.
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, към който искате да добавите вградената заявка, и щракнете върху Изглед на оформление.
-
Щракнете с десния бутон някъде в отчета и след това щракнете върху Свойства на отчета.
-
В раздела Всички изберете текста, който е в свойството Източник на записи, и след това натиснете CTRL+P, за да поставите SQL в свойството.
Забележка: Ако новата заявка не съдържа всички полета, които са използвани в отчета, Access ще ви подкани за стойност на параметър за всяко липсващо поле. Можете или да изтриете препратката към полето в отчета, или да използвате следната процедура (Редактиране на вградена заявка), за да добавите липсващите полета към заявката.
Редактиране на вградена заявка
Когато вашата база данни нараства, може да се наложи да модифицирате източника на записи на отчет, например за да добавите още полета към отчета. Използвайте следната процедура, за да отворите източника на записи в конструктора на заявки:
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, съдържащ вградената заявка, която искате да редактирате, и след това щракнете върху Изглед на оформление.
-
Щракнете с десния бутон някъде в отчета и след това щракнете върху Свойства на отчета.
-
В раздела Всички щракнете в полето на свойството Източник на записи и след това щракнете върху бутона Изграждане
-
Редактирайте заявката според нуждите и след това в раздела Проектиране, в групата Затваряне щракнете върху Затвори.
-
Щракнете върху Да, за да запишете промените и да актуализирате свойството.Access затваря конструктора на заявки. Всички промени, направени от вас в конструктора на заявки, ще бъдат отразени в SQL командата в свойството Източник на записи.
За повече информация за създаването на заявки вж. статията Въведение в заявките.
Записване на вградена заявка като именувана заявка
Може да решите, че вградената заявка, която служи за източник на записи за отчет, може да бъде полезна и за друга цел. В този случай можете да я запишете като именувана заявка, която след това ще бъде достъпна за използване от други обекти.
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, съдържащ вградената заявка, и след това щракнете върху Изглед на оформление.
-
Щракнете с десния бутон някъде в отчета и след това щракнете върху Свойства на отчета.
-
В раздела Всички щракнете в полето на свойството Източник на записи и след това щракнете върху бутона Изграждане
-
В раздела Проектиране, в групата Затваряне щракнете върху Запиши като.
-
В диалоговия прозорец Запиши като въведете име на заявка в горното поле и след това щракнете върху OK.Access записва заявката като именувана заявка в навигационния екран.
-
В раздела Проектиране, в групата Затваряне щракнете върху Затвори.Access ви пита дали искате да запишете промените, направени във вградената заявка, дори ако не сте направили никакви промени. В повечето случаи трябва да просто да щракнете върху Не, за да затворите конструктора на заявки. Ако обаче сте направили промени, които искате да бъдат отразени във вградената заявка на отчета, щракнете върху Да.
