Въведение във формулярите

Формуляр в Access е обект на база данни, който можете да използвате, за да създадете потребителски интерфейс за приложение за база данни. "Обвързан" формуляр е този, който е свързан директно към източник на данни, като например таблица или заявка, и може да се използва, за да въвеждате, редактирате или показвате данни от този източник. Като алтернатива можете да създадете "необвързан" формуляр, който няма пряка връзка с източник на данни, но който все пак съдържа командни бутони, етикети или други контроли, нужни за работа с вашето приложение.

Тази статия се фокусира предимно върху обвързаните формуляри. Можете да използвате обвързани формуляри, за да управлявате достъпа до данни, например кои полета или редове с данни да се показват. Например определени потребители може да искат да виждат само няколко полета в таблица с много полета. Предоставянето на тези потребители на формуляр, съдържащ само тези полета, облекчава за тях използването на базата данни. Можете също да добавите командни бутони и други функции за формуляр, за да автоматизирате често изпълняваните действия.

Мислете за обвързаните формуляри като за прозорци, през които хората виждат и достигат до вашата база данни. Ефективният формуляр ускорява използването на вашата база данни, защото не е необходимо хората да търсят онова, което им е нужно. Добре изглеждащият формуляр прави работата с базата данни по-приятна и ефективна, като също така може да помогне да се избегне въвеждането на неправилни данни.

Забележка: Тази статия предполага, че вече сте създали таблица (или заявка на базата на една или повече таблици) и искате да създадете формуляр, за да преглеждате или боравите с данните.

В тази статия

Създаване на формуляр с помощта на инструмента "Формуляр"
Създаване на нов разделен формуляр с помощта на инструмента "Разделен формуляр"
Създаване на формуляр, който показва множество записи с използване на инструмента за множество елементи
Създаване на формуляр с помощта на съветника за формуляри
Създаване на формуляр с помощта на инструмента "Празен формуляр"
Разбиране на изгледа на оформление и режима на проектиране
Прецизна настройка на формуляра в изгледа на оформление
Прецизна настройка на формуляра в режима на проектиране

Създаване на формуляр с помощта на инструмента "Формуляр"

Можете да използвате инструмента "Формуляр", за да създадете формуляр с едно щракване с мишката. Когато използвате този инструмент, всички полета от базовия източник на данни се поставят във формуляра. Можете да започнете да използвате новия формуляр незабавно или да го модифицирате в изглед на оформление или в режим на проектиране, за да отговаря по-добре на нуждите ви.

Използване на инструмента "Формуляр" за създаване на нов формуляр

В навигационния екран щракнете върху таблицата или заявката, съдържаща данните, които искате да видите във вашия формуляр.
В раздела Създаване, в групата Формуляри щракнете върху Формуляр.

Ако Access намери една таблица, която има релация "един към много" с таблицата или заявката, която сте използвали за създаване на формуляра, Access добавя лист с данни към формуляра, базиран на свързаната таблица или заявка. Например ако създадете прост формуляр, базиран на таблица "Служители", и има релация "един към много", дефинирана между таблицата "Служители" и таблицата "Поръчки", листът с данни показва всички записи в таблицата "Поръчки", свързани с текущия запис за служител. Можете да изтриете листа с данни от формуляра, ако решите, че не ви е нужен. Ако има повече от една таблица с релация "един към много" към таблицата, която сте използвали за създаване на формуляра, Access не добавя листове с данни към формуляра.

Създаване на нов разделен формуляр с помощта на инструмента "Разделен формуляр"

Разделеният формуляр ви дава два изгледа на данните едновременно – изглед "Формуляр" и изглед "Лист с данни".

Разделеният формуляр се различава от комбинацията формуляр/подформуляр по това, че двата изгледа са свързани към един и същи източник на данни и са постоянно синхронизирани един с друг. Избирането на поле в едната част от формуляра избира същото поле в другата му част. Можете да добавяте, редактирате или изтривате данни от всяка част (стига източникът на записа да може да се актуализира и ако не сте конфигурирали формуляра да не допуска тези действия).

Работата с разделени формуляри ви предоставя предимствата на двата типа формуляри в един формуляр. Например можете да използвате частта на лист с данни във формуляра за бързо намиране на запис и след това да използвате формулярната част, за да прегледате или редактирате записа.

За създаване на разделен формуляр с помощта на инструмента на разделен формуляр:

В навигационния екран щракнете върху таблицата или заявката, съдържаща данните, които искате във вашия формуляр. Или отворете таблицата или заявката в изглед на лист с данни.
В раздела Създаване, в групата Формуляри щракнете върху Още формуляри и след това щракнете върху Разделен формуляр.

Access създава формуляра и го показва в изглед на оформление. В изглед на оформление можете да правите промени в структурата на формуляра, докато показва данни. Можете например да настройвате размера на текстовите полета, за да поберат данните, ако това е необходимо. За още информация относно изгледите за формуляр вж. раздела Разбиране на изгледа на оформление и режима на проектиране.

Създаване на формуляр, който показва множество записи, като използвате инструмента за множество елементи

Когато създавате формуляр с помощта на инструмента "Формуляр", формулярът, който Access създава, показва записите един по един. Ако ви трябва формуляр, който показва множество записи, но се персонализира по-лесно, отколкото лист с данни, можете да използвате инструмента "Множество елементи".

В навигационния екран щракнете върху таблицата или заявката, съдържаща данните, които искате да видите във вашия формуляр.
В раздела Създаване, в групата Формуляри щракнете върху Още формуляри и след това щракнете върху Множество елементи.

Access създава формуляра и го показва в изглед на оформление. В изглед на оформление можете да правите промени в структурата на формуляра, докато показва данни.

Когато използвате инструмента за множество елементи, формулярът, който Access създава, прилича на лист с данни. Данните са подредени в редове и колони, като виждате повече от един запис едновременно. Обаче формулярът с множество записи ви дава повече опции за персонализиране отколкото листът с данни, като например възможността за добавяне на графични елементи, бутони и други контроли. За повече информация за персонализирането на вашия формуляр, вж. секциите Прецизна настройка на формуляр в изглед на оформление и Прецизна настройка на формуляр в режима на проектиране.

Създаване на формуляр с помощта на съветника за формуляри

За по-избирателно кои полета да се показват във вашия формуляр, можете да използвате съветника за формуляри вместо споменатите различни инструменти за създаване на формуляр. Също така можете да дефинирате как да се групират и сортират данните, и можете да използвате полета от няколко таблици или заявки, ако преди това сте задали релациите между таблиците и заявките.

В раздела Създаване, в групата Формуляри щракнете върху Съветник за формуляри.
Следвайте инструкциите на страниците на съветника за формуляри.

Забележка: Ако искате да включите във вашия формуляр полета от няколко таблици и заявки, не щраквайте върху Напред или Готово, след като изберете полетата от първата таблица или заявка на първата страница на съветника за формуляри. Вместо това повторете стъпките, за да изберете таблица или заявка, и щракнете върху допълнителните полета, които искате да включите във формуляра. След това щракнете върху Напред или Готово, за да продължите.
В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

Създаване на формуляр с помощта на инструмента "Празен формуляр"

Ако съветникът или инструментите за създаване на формуляр не отговарят на вашите нужди, можете да създадете формуляр с помощта на инструмента за празен формуляр. Това може да е много бърз начин за създаване на формуляр, особено ако възнамерявате да поставите само няколко полета във вашия формуляр.

В раздела Създаване, в групата Формуляри щракнете върху Празен формуляр.

Access отваря празен формуляр в изглед на оформление и показва екрана Списък на полетата .
В екрана Списък на полетата щракнете върху знака плюс (+) до таблицата или таблиците, съдържащи полетата, които искате да видите във формуляра.
За да добавите поле във формуляра, щракнете двукратно върху него или го плъзнете във формуляра.
- След като се добави първото поле, можете да добавите няколко полета едновременно, като задържите натиснат клавиша CTRL, щракнете върху няколко полета и след това ги плъзнете едновременно във формуляра.
- Редът на таблиците в екрана Списък на полетата може да се промени в зависимост от това коя част от формуляра е избрана в момента. Ако полето, което искате да добавите, не се вижда, опитайте да изберете друга част от формуляра и след това да добавите полето отново.
Използвайте инструментите в групата Горен/долен колонтитул на раздела Проектиране на оформление на формуляр , за да добавите към формуляра емблема, заглавие или дата и час.
Използвайте инструментите в групата Контроли на раздела Проектиране на оформление на формуляр , за да добавите по-разнообразни контроли към формуляра.

За малко по-голям избор на контроли преминете в режим на проектиране, като щракнете с десния бутон върху формуляра и след това щракнете върху Режим на проектиране.

Разбиране на изгледа на оформление и режима на проектиране

Изглед на оформление Изгледът "Оформление" е най-интуитивният изглед за промяна на формуляра и може да се използва за почти всички промени, които бихте искали да направите във формуляр в Access.

В изгледа "Оформление" формулярът всъщност се изпълнява. Следователно можете да видите вашите данни почти както те ще изглеждат, когато използвате формуляра. Въпреки това в този изглед можете също да промените проектирането на формуляра. Тъй като можете да виждате данните, докато модифицирате формуляра, това е много полезен изглед за настройка на размера на контролите или извършване на други почти всяка задача, която засяга облика и използваемостта на формуляра.

Ако се натъкнете на задача, която не може да бъде изпълнена в изглед на оформление, можете да превключите в режима на проектиране. В определени ситуации Access показва съобщение, което гласи, че трябва да превключите към режим на проектиране, преди да можете да направите определена промяна.

Режим на проектиране Режимът на проектиране ви дава по-подробен преглед на структурата на вашия формуляр. Можете да видите секциите за горен и долен колонтитул, както и раздел "Подробности" на формуляра. Формулярът всъщност не се изпълнява, когато се показва в режим на проектиране. Следователно не можете да видите базовите данни, докато правите промени в проекта. Има обаче някои задачи, които можете да изпълнявате по-лесно в режим на проектиране, отколкото в изглед на оформление. Можете да:

Добавяте по-разнообразни контроли във формуляра, като рамки на обвързан обект, знаци за нова страница и диаграми.
Редактирате източниците за контроли от типа текстово поле в самите текстовите полета, без да използвате списъка на свойствата.
Преоразмерявате секции на формуляра, като горния колонтитул или раздела за подробности.
Променяте определени свойства на формуляра, които не могат да бъде променяни в изглед на оформление.

Прецизна настройка на формуляра в изгледа на оформление

След като създадете формуляр, лесно можете да прецизирате проекта му в изглед на оформление. Като се ръководите от действителните данни във формуляра, можете да пренаредите колоните и да настроите ширините им. Можете да добавите нови контроли във формуляра и да зададете свойствата за формуляра и неговите контроли.

За да превключите в изглед на оформление, щракнете с десния бутон върху името на формуляра в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.

Access показва формуляра в изглед на оформление.

Можете да използвате списъка на свойствата, за да променяте свойствата за формуляра и неговите контроли и раздели. За да покажете списъка на свойствата, натиснете F4.

Можете да използвате екрана Списък на полетата, за да добавите полета от базовата таблица или заявка в проекта на вашия формуляр. За да покажете екрана Списък на полетата:

В раздела Проектиране на оформление на формуляр , в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета или използвайте клавишната комбинация, като натиснете ALT+F8.

След това можете да плъзнете полета директно от екрана Списък на полетата във вашия формуляр.

За да добавите едно поле, плъзнете полето от екрана Списък на полетата във формуляра, където искате да се показва.
За да добавите няколко полета едновременно, задръжте натиснат клавиша CTRL и щракнете върху полетата, които желаете да добавите. След това плъзнете избраните полета във формуляра.

Прецизна настройка на формуляра в режима на проектиране

Можете също да направите прецизна настройка на проекта на формуляра в режима на проектиране. Можете да добавите нови контроли и полета във формуляра, като ги добавите към мрежата за проектиране. Списъкът на свойствата ви дава достъп до много свойства, които можете да задавате, за да персонализирате формуляра.

За да превключите към режима на проектиране, щракнете с десния бутон върху името на формуляра в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране .

Access показва формуляра в изглед за проектиране.

В раздела Проектиране на формуляр , в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета или използвайте клавишната комбинация, като натиснете ALT+F8.