Управление на диапазони от външни данни и техните свойства

Външен диапазон от данни е дефинирано име или име на таблица, което определя местоположението на данните, които се въвеждат в работен лист. Когато се свързвате към външни данни, Excel автоматично създава диапазон от външни данни. Единственото изключение от това е отчет с обобщена таблица, който е свързан към източник на данни – отчетът с обобщена таблица не използва диапазон от външни данни. В Excel можете да форматирате и оформите външен диапазон от данни или да го използвате в изчисления, както при всички други данни.

Свойства на диапазон от външни данни

Външният диапазон от данни има допълнителни свойства (да не се бърка със свойствата на заявката или връзката), които можете да използвате за управление на данните, като например запазване на форматирането на клетки и ширината на колоните. Можете да промените тези свойства на диапазон от външни данни, като щракнете върху Свойства в групата Връзки на раздела Данни . След това направете своите промени, като направите следното:

• За диапазони от външни данни, които са създадени от Microsoft Query и съветника за връзка с данни, използвайте диалоговия прозорец Свойства на външни данни .

• За външни диапазони от данни, които са създадени от импортиран текстов файл или уеб заявка, която извлича HTML данни, използвайте диалоговия прозорец Свойства на диапазон от външни данни .

• За диапазони от външни данни, които са създадени от уеб заявка, която извлича XML данни, използвайте диалоговия прозорец Свойства на XML карта .

1. Изберете работния лист, в който искате да търсите диапазон от външни данни.

2. В лента за формули щракнете върху стрелката до Поле за име и след това щракнете върху името на желания диапазон от външни данни.

1. Изберете Формули > Диспечер на имената.

2. В диалоговия прозорец Диспечер на имената щракнете върху името на диапазона от външни данни и след това щракнете върху Редактиране. Можете също да щракнете двукратно върху името.

3. В диалоговия прозорец Редактиране на име въведете новото име за препратката в полето Име .

Можете да промените базовата заявка за диапазон от външни данни, който е създаден от Microsoft Query, импортиран текстов файл, уеб заявка или съветника за връзка с данни.

1. В лентата за формули щракнете върху стрелката до Поле за име и изберете името на диапазона от външни данни, който искате да копирате.

   За таблица на Excel изберете името на диапазона и след това натиснете CTRL+A, за да изберете заглавките на таблицата.

   Ако искате да включите етикети на колони или формули, които не са част от външния диапазон от данни, изберете клетките, съдържащи етикетите на колоните или формулите, които искате да копирате. Щракнете върху стрелката до Поле за име в лентата за формули и щракнете върху името на диапазона от външни данни, който искате да копирате.

2. Изберете Начало > Копиране.

3. Превключете към работната книга, в която искате да поставите диапазона от външни данни.

4. Щракнете върху горната лява клетка на област за поставяне.

   За да се уверите, че външни данни не замества съществуващите данни, уверете се, че работният лист няма данни под или вдясно от клетката, върху която щраквате.

5. В раздела Начало, в групата Клипборд щракнете върху Поставяне.

Можете да управлявате как да обработвате по-малък или по-голям набор от данни, който се връща в Excel, когато данните се обновяват.

1. Изберете Свойства на > данни.

2. В диалоговия прозорец Свойства на външния диапазон от данни , под Ако броят на редовете в диапазона от данни се промени при обновяване, щракнете върху едно от следните неща:

   • Вмъкване на клетки за нови данни, изтриване на неизползвани клетки

     Забележки: 

     • Когато в източника на данни се добавят един или повече редове, клетките непосредствено под външния диапазон от данни се преместват надолу, но клетките отдясно на диапазона за външни данни не се преместват.

     • Когато в източника на данни бъдат изтрити един или повече редове, клетките непосредствено под външния диапазон от данни се преместват нагоре, но клетките отдясно на диапазона с външни данни не се преместват.

   • Вмъкване на цели редове за нови данни, изчистване на неизползваните клетки

     Забележки: 

     • Когато в източника на данни се добавят един или повече редове, клетките непосредствено под и отдясно на външния диапазон от данни се преместват надолу.

     • Когато в източника на данни бъдат изтрити един или повече редове, клетките непосредствено под и отдясно на диапазона с външни данни не се преместват.

   • Заместване на съществуващи клетки с нови данни, изчистване на неизползваните клетки

     Забележки: 

     • Когато в източника на данни се добавят един или повече редове, клетките непосредствено под външния диапазон от данни се заместват, но клетките отдясно на външния диапазон от данни не се преместват.

     • Когато в източника на данни бъдат изтрити един или повече редове, клетките непосредствено под и отдясно на диапазона с външни данни не се преместват.

1. Изберете Свойства на > данни.

2. Под Форматиране и оформление на данните направете едно или няколко от следните неща:

   • За да включите имената на полетата като първи ред, поставете отметка в квадратчето Включи имената на полетата .

   • За да добавите колона с номера на редове, поставете отметка в квадратчето Включи номерата на редовете .

     Забележка: Това квадратче за отметка не е налично за импортиран текстов файл, XML файл или уеб заявка.

   • За да запазите форматирането на клетките, което прилагате, поставете отметка в квадратчето Запази форматирането на клетките .

     Забележка: За уеб заявка тази опция се изчиства автоматично, когато изберете Пълно HTML форматиране в диалоговия прозорец Опции . Имате достъп до диалоговия прозорец Опции от диалоговия прозорец Редактиране на заявка .

   • За да запазите ширините на колоните, които сте задали, поставете отметка в квадратчето Регулирай ширината на колоните .

   • За да запазите сортирането, филтрирането и оформлението на колоните, които прилагате, отметнете квадратчето Запази сортирането/филтрирането/оформлението на колоните .

     Забележка: Това квадратче за отметка не е налично за уеб заявка.

   • За да запазите филтрирането на колони, което прилагате, отметнете квадратчето Запази филтъра на колоните .

     Забележка: Това квадратче за отметка е налично само за уеб заявка, базирана на XML данни.

Фиксирането на външен диапазон от данни запазва данните, но не и базовата му заявка, така че фиксираният диапазон от външни данни не може да бъде обновен.

1. Щракнете върху работния лист, съдържащ диапазона от външни данни, който искате да изтриете.

2. В лентата за формули щракнете върху стрелката до Поле за име и след това щракнете върху името на диапазона от външни данни, който искате да изтриете.

   Ако външният диапазон от данни е таблица на Excel, натиснете CTRL+A, за да изберете цялата таблица.

3. За да изтриете външния диапазон от данни, натиснете КЛАВИША DELETE.

4. За да изтриете базовата заявка, щракнете върху Да , когато Excel ви подкани.