Създаване на център за записи

Определяне на план за управление на записи

На най-високо ниво има две основни стъпки, включени в проектирането на сайт на центъра за записи, за да се реализира програма за управление на записи:

1. Организацията трябва да разработи стратегия за управление на записи и план за официално управление на записи. Това е съвместна работа, която включва координиране между диспечерите на записи, служителите за съответствие, ИТ специалистите и информационните служители.

2. След това организацията трябва да конфигурира един или повече сайта на центъра за записи, за да реализира плана си за управление на записи.

Разделите по-долу описват основните елементи, включени във всяка от тези стъпки.

Планиране на управление на записи

Преди организацията да може да конфигурира сайта на центъра за записи като решение за управление на записи, той трябва да разработи формален план за стратегията си за управление на записи. Конкретните елементи на формален план за управление на записи вероятно ще бъдат уникални за отделни организации или фирми. Все пак почти всички планове за управление на записи включват следните документи и процеси:

План за файл      Планът за файлове описва типовете документи или елементи, които организацията потвърждава като официални бизнес записи. Той указва къде се съхраняват тези записи и предоставя информация, която различава един тип запис от друг. Планът за файлове служи като цялостна колекция от правила, процеси и указания за създаване, съхраняване и управление на записи. Планът за файлове трябва да включва всички записи, независимо от мултимедията, включително хартия, Блогове, Wiki сайтове, имейл и електронни файлове. Също така трябва да указва как всеки запис е класифициран, защитен и окончателно унищожен. То също така трябва да включва съображения за специални категории записи, като например поверителни, жизненоважни, търговски тайни или привилегировани записи. И накрая, един план за файлове трябва да указва лицата, които отговарят за управлението на всеки тип запис.

Библиотеки    със записи Библиотеките с записи по същество са библиотеки с документи, които създавате, за да класифицирате и съхранявате важните записи. Създавате библиотека с записи за всеки тип запис, който искате да запазите. Записите се маршрутизират автоматично към подходящата библиотека на базата на настройките, конфигурирани в организатора на съдържание.

Типове съдържание    Създавате типове съдържание, за да дефинирате типовете записи, които вашата организация трябва да съхранява, и да идентифицира уникалните свойства за всеки тип запис. Чрез дефиниране на типове съдържание за определени видове записи, вашата организация може да се увери, че всяка от тези групи съдържание се управлява по съгласуван начин. Документите на Office, PDF файловете, ТИФИ (сканирани изображения), имейл, разговори с незабавни съобщения, видеоклипове и физически записи могат да бъдат класифицирани и съхранени с типовете съдържание, които създавате. Всеки запис, наречен "договор", например ще бъде третиран по един и същ начин и по съгласуван начин в системата за управление на записи на SharePoint. Използването на типове съдържание за класифициране и съхранение на записи е алтернативен метод за използване на библиотеки със записи.

График за съхранение    Графикът за съхранение указва колко време всеки запис в плана трябва да бъде запазван (неговият период на съхранение) и процесът за изхвърлянето му, когато той стигне до края на този период (процеса на разпределение). Насоките в график за съхранение обикновено се базират на юридически изисквания, рискове за организацията и бизнес потребност. Освен това графикът за съхранение обикновено описва непредвидени обстоятелства за управление на риска, които определят периода на съхранение за всеки тип запис.

Документ за изискванията за съответствие    Документът за изискванията за съответствие определя правилата, към които трябва да се придържат системите за управление на записи, възможностите, които трябва да имат, както и видовете редовен мониторинг, които трябва да поддържат, за да се гарантира съответствие.

• Формален процес за спиране на разположението на записите      Този процес, който често се нарича задържане, подробни данни как организацията спира временно разположението на записите, когато се случат събития като спорове, проверки или разследвания.

• Система за наблюдение и съобщаване за обработката на записи      За да се гарантира, че служителите подават, осъществяват достъп до и управляват записи, съгласно определени правила и процеси, програмата за управление на записи трябва да има процес или система за наблюдение и отчитане на работата със записи.

Най-горе на страницата

Конфигуриране на сайт "център за записи"

След като организация ангажира подробно планиране на управление на записи и разработи формален план за управление на записи, той може да създаде и конфигурира сайт център за записи, който да му помогне да реализира тази програма.

Трябва да изпълните следните стъпки, за да конфигурирате сайт "център за записи":

1. Създавате библиотеки със записи или списъци, за да управлявате и съхранявате всеки тип запис, който е зададен в плана на файла.

   • Препоръчваме да създадете една библиотека с записи за всеки тип съдържание в плана си за записи.

   • Когато записите се подават в центъра за записи, те се маршрутизират към съответния списък или библиотека.

2. Създайте колони за подходящите библиотеки с документи, списъци или типове съдържание, които да съдържат и показват метаданните за всеки тип запис, който е зададен в плана на файла.

3. Задайте правилата за управление на информацията за всеки тип запис в сайта "център за записи". Тези правила трябва да отразяват сроковете за съхранение и изискванията за проверка, зададени в плана на вашата организация и графика на задържане.

4. Конфигуриране на организатора на съдържание да маршрутизира всеки тип запис към правилното местоположение. Когато записите се подават в сайта на центъра за записи или ръчно или програмно, приложението използва тази функция, за да определи как да се класифицира записът в сайта на центъра за записи и къде да се изпрати.

Най-горе на страницата