Прилагане на етикети за чувствителност към вашите файлове и имейл в Outlook

Можете да прилагате етикети за чувствителност към вашите файлове и имейли за поддържане на съвместимостта с правилата за защита на информацията на вашата организация.

Етикетите за чувствителност са конфигурирани от вашия администратор и тъй като те са публикувани на потребители, а не на местоположения, като например сайтове и пощенски кутии, потребителите в една и съща организация може да виждат различни етикети за чувствителност, които да се прилагат. Например двама потребители, които работят съвместно по един и същ документ или използват споделена пощенска кутия, може да виждат различен набор от етикети, които могат да бъдат приложени.

Забележка: Тази функция изисква абонамент за Microsoft 365. За повече информация вижте Моята версия на Office поддържа ли етикети за чувствителност?

В Word, Excel, Outlook и PowerPoint за Windows, в раздела Начало изберете чувствителност.Ако сте в Outlook изберете чувствителност , когато съставяте имейл в раздела Съобщение .
Изберете етикета за чувствителност, който се прилага към вашия файл или имейл.

Забележка: Ще видите Научете повече , ако вашата организация е конфигурирала уеб сайт, за да обясни повече за техните етикети за чувствителност.

За да премахнете съществуващ етикет за чувствителност, премахнете го от менюто Чувствителност .Няма да можете да премахнете етикет, ако вашата организация изисква етикети за всички файлове.

Важно: Чувствителност е налична само ако: • Вашият акаунт за Office е служебен акаунт с даден лиценз за Office 365 Enterprise E3 или Office 365 Enterprise E5.• Вашият администратор е конфигурирал етикети за чувствителност и ги е публикувал за вас.

Запознайте се с лентата за чувствителност

Лентата за чувствителност може да бъде намерена в заглавната лента на приложението до името на файла в Word, Excel и PowerPoint. Изберете бутона, за да видите отчета.

Лента за чувствителност отгоре на документа

Ако файлът има съществуващ етикет, ще го видите да се показва там. Изберете лентата за чувствителност или името на файла, ако трябва да промените етикета.

Лентата за чувствителност ви улеснява да видите какъв етикет е приложен към вашия файл и да приложите или промените етикет, когато е необходимо, включително при записване на файла. Просто изберете лентата за чувствителност в диалоговия прозорец за записване, за да видите опциите за етикети за този файл.

Меню на лентата за чувствителност

Ако все още няма етикет на файла, лентата за чувствителност ви показва дали такъв е задължителен, или не. Ако се изисква етикет, ще видите подканата Избор на етикет. Ако не се изисква етикет, подканата просто казва Няма етикет.

За повече информация вижте Нова лента за чувствителност в Office за Windows.

Съвети:

Не сте сигурни какво е етикет? Посочете етикета, за да видите всякакво описание, добавено от вашата организация, за да го обясните.
Ако сте ИТ специалист, който търси информация за конфигуриране или управление на лентата за чувствителност, вижте Управление на етикетите за чувствителност в приложенията на Office.

Ограничения за етикетите за чувствителност

Етикетът за чувствителност, който изберете, може да е с предварително определени ограничения или може да бъдете подканени да изберете кой може да чете или променя файла. Ако са необходими разрешения, ще видите диалогов прозорец като този:

Диалоговият прозорец "Ограничаване на разрешенията" ви позволява да зададете кои потребители или домейни могат да четат или променят вашия файл.

Ако използвате версия 2410 или по-нова, ще видите диалогов прозорец като този:

Екранна снимка на диалогов прозорец със заглавие "Разрешения" с опции за добавяне на потребители като визуализатори, ограничени редактори, редактори и собственици

Важни съображения, ако давате разрешения по домейн

Ако зададете домейн, на който да дадете разрешения, давате тези разрешения на всички акаунти в тази организация.

Това означава, че ако тази организация има други имена на домейни в azure Active Directory (AD), тези разрешения също се разширяват за тези потребители. Например ако Tailwind Toys притежава домейна contosogames.com в техните Azure AD тогава всички потребители на contosogames.com също ще получат разрешенията, предоставени на tailwindtoys.com потребители.

Това се отнася и за поддомейни. Даването на разрешения на sales.tailwindtoys.com също предоставя тези разрешения на всички други акаунти в tailwindtoys.com, както и всички други домейни, които те може да имат в Azure AD си.

Моята версия на Office поддържа ли етикети за чувствителност

Тази функция изисква абонамент за Microsoft 365 и е налична за потребители и организации, чиито администратори са настроили етикети за чувствителност. Ако сте администратор, който се опитва да започне с етикетите за чувствителност, вижте Първи стъпки с етикетите за чувствителност.

Много от функциите в новия Outlook за Windows работят по същия или подобен начин като Outlook в уеб. Ако се интересувате от изпробването на новата среда за работа, прегледайте Първи стъпки в новия Outlook за Windows.

Вашата организация персонализира имената на етикетите, описанията на поясненията и начина, по който трябва да се използва всеки етикет. За допълнителна информация кой етикет да приложите и кога се свържете с ИТ отдела на вашата организация.

Автоматично приложени (или препоръчителни) етикети

Вашият администратор може да настрои автоматично етикетиране. След това определени етикети се препоръчват или прилагат автоматично към файлове или имейли, съдържащи определени видове информация, като например номера на социални осигурове, номера на кредитни карти или друга поверителна информация.

Ако етикетът е приложен автоматично, ще видите известие под лентата на Office.

Екранна снимка на пояснение за правила за автоматично приложен етикет за чувствителност

Известието, че етикетът е препоръчителен, но не се прилага автоматично, изглежда подобно.

За повече информация вижте Автоматично прилагане или препоръчване на етикети за чувствителност към вашите файлове и имейли в Office

Забележка: Дори ако вашият администратор не е конфигурирал автоматичното етикетиране, той може да е конфигурирал вашата система да изисква етикет на всички файлове и имейли на Office и може също да е избрал етикет по подразбиране като отправна точка. Ако се изискват етикети, няма да можете да запишете файл на Word, Excel или PowerPoint или да изпратите имейл в Outlook, без да изберете етикет за чувствителност.

Как да разбера какъв етикет е приложен в момента?

Начинът, по който се вижда текущо приложеният етикет, ако има такъв, се различава малко в зависимост от това дали сте на настолен компютър, в уеб, или в мобилно устройство.

На настолни и уеб приложения до името на файла в горния ляв ъгъл на документа се показва съществуващ етикет за чувствителност.

Етикет за чувствителност в презентацията

В мобилните приложения на Office изберете менюто Икона с три точки .

За да видите повече подробности, предоставени от вашата организация, посочете или изберете етикет за чувствителност.

Пояснение за подробно описание на етикета за чувствителност

Outlook е малко по-различен

В Outlook нищо не се показва, ако не е избран етикет или ако съставяте имейл и се прилага само етикетът по подразбиране.

Ако е избран етикет, ще го видите в края на реда за тема , когато създавате съобщение.

Икона на етикет за чувствителност в нова поща

Когато четете поща, етикетът за чувствителност се появява под адресния блок.

За Outlook за уеб ще видите бутона за чувствителност в горния десен ъгъл на страницата на съобщението.

Outlook for the Web Sensitivity icon in a message

Когато четете съобщения, етикетът за чувствителност се показва на ред над съобщението.

Какво се случва, когато приложа етикет за чувствителност?

Когато прилагате етикет за чувствителност, информацията за етикета ще се запази с вашия файл или имейл, както се споделя между устройства, приложения и услуги в облака. Прилагането на етикет за чувствителност може също да доведе до промени във вашия файл или имейл според конфигурацията на вашата организация, като например:

Шифроване с управление на правата за достъп до информация може да се приложи към вашия файл или имейл
Горен или долен колонтитул може да се появи във вашия файл или имейл
Воден знак може да се появи във файла

Забележка: Ако нямате разрешение да променяте или премахвате етикет за чувствителност, ще ви бъде предотвратено това със съобщение за грешка в повечето приложения. В някои приложения, като например Outlook Mobile, етикетите за чувствителност просто ще бъдат забранени.

Не всички приложения на всички платформи поддържат едно и също поведение, така че точните резултати от прилагането на етикет за чувствителност може да се различават леко. За повече информация относно възможностите, които се поддържат на всяка платформа, вижте Поддръжка за възможностите за етикети за чувствителност в приложенията.

Обосновка на промените в етикета за чувствителност

Вашият администратор може да има правила, които изискват от вас да предоставите обосновка, преди да промените етикет за чувствителност от по-висока към по-ниска чувствителност. В тази конфигурация може да бъдете помолени да изберете причина за обосновка или да предоставите своя собствена при избора на по-малко чувствителен етикет.

Забележка: Ще бъдете подканени да обосновете промените еднократно след отваряне на документ или отговор на препращане на имейл съобщение. След които се обосновете веднъж, следващите промени няма да изискват обосновка, докато този документ (или имейл съобщение) не бъде затворен и отворен отново.

Диалоговият прозорец, който се появява, когато вашата организация изисква да предоставите обосновка за промяна на етикет за чувствителност.