Организиране на документи и сайтове в Microsoft 365

Съхраняване на документи в OneDrive за работата или учебното заведение или в библиотека на екипния сайт

За повече информация относно използването на OneDrive за работата или учебното заведение и екипни сайтове, което е идеално за малки фирми, вижте Настройване на съхранение и споделяне на файлове в Microsoft 365.

OneDrive за работата или учебното заведение е вашата лична библиотека с документи в Microsoft 365. Файлове, които съхранявате в OneDrive за работата или учебното заведение, са поверителни по подразбиране, но можете да ги споделите, ако е необходимо. Вашият екипен сайт е сайт, споделен от определени хора във вашата организация.

Можете да съхранявате до 1 ТБ данни в OneDrive за работата или учебното заведение. За повече информация относно ограниченията за място за съхранение вижте ограничения за SharePoint.

За да отидете на OneDrive за работата или учебното заведение или вашата библиотека на екипен сайт, влезте в Microsoft 365 и след това една от следните опции:

• Изберете OneDrive в заглавката и след това щракнете върху " файлове " в лентата "бързо стартиране " отстрани на екрана. .

• Изберете сайтове в заглавката, изберете плочката екипен сайт и след това изберете библиотека с документи в лентата за бързо стартиране отстрани на екрана.

За да стартирате дейности в OneDrive за работата или учебното заведение или в библиотеката с документи на вашия екипен сайт, използвайте опциите в лентата с бързи команди над библиотеката или с Многоточието (...) на отделни файлове:

Можете да:

• Създавате нови документи.

• Качване на документи от вашия компютър.

• Синхронизирайте OneDrive за работата или учебното заведение на компютъра си за локален достъп до файловете си.

• Преглед и отваряне на избран файл в неговото приложение.

• Споделяте файлове. Вижте споделяне на файлове в OneDrive за работа или училище за повече информация.

Ако щракнете с десния бутон върху документ, ще получите списък за прелитания с други опции, като например "споделяне", "изтегляне", "Изтриване", "придвижване" или "Копиране" и получаване на връзка към файла. За повече съвети вижте Организиране на файлове в библиотека.

Намиране на документи

Повечето фирми създават огромен брой документи и може да се окаже голямо предизвикателство да намерите тези, от които имате нужда, дори и тези, които сте създали сами. Microsoft 365 предлага най-различни начини за намиране на документи, които ви трябват бързо.

Начинът, по който търсите документите, обикновено зависи от това, което знаете за тях. Например има определени местоположения, които да търсите, ако следвате документ, ако някой е споделил документ с васили ако знаете, че документът е съхранен в OneDrive за работата или учебното заведение или в библиотека на екипен сайт.

Понякога е възможно да искате да търсите документ по име или дори само по израз, който мислите, че се показва в документа. В този случай можете да използвате полето за заявки в OneDrive за работата или учебното заведение, за да търсите:

• Документи във вашата OneDrive за работата или учебното заведение.

• Документи, които някой е споделил с вас.

• Документи, които са съхранени в сайт, който следвате.

Полето за търсене се намира в горния ляв или десен ъгъл на вашия OneDrive за работата или учебното заведение или сайт на SharePoint.

В SharePoint можете да използвате и търсене на файл над документите или полето търси в този сайт .

За да видите резюме на начините за намиране на документи в Microsoft 365, вижте намиране на файл в Microsoft 365.

Следване на документи за по-лесното им намиране в бъдеще

Когато следвате документ, той се появява във вашия списък с следвани документи в OneDrive за работата или учебното заведение.

Освен това, ако сте въвели информация за себе си в своя профил, като например ключови думи в полетата Интереси и Питайте ме за, предложения за документи, които може да ви интересуват, се появяват в списъка Следвани документи. Изберете Следване под всеки предложен документ, за да го добавите към списъка си със следвани документи.

За да следвате документ в OneDrive за работата или учебното заведение или библиотека на сайт:

1. Щракнете с десния бутон върху документа, който искате да започнете да следвате.

   

2. В изнесеното означение на документа изберете Следвай. Ако не виждате " Следвай", щракнете с десния бутон върху файла, щракнете върху Разширении след това щракнете върху Следвай.

   

Преглед на документи, които хората са споделили с вас

Документи, които хората споделят с вас, по-конкретно, са посочени в изгледа " споделено с мен " в OneDrive за работата или учебното заведение. Но документите, които хората "споделят с всеки" или са споделени с помощта на групи за защита, не са в списъка в този изглед.

1. В Microsoft 365 изберете OneDrive за работата или учебното заведение в горния колонтитул.

2. Щракнете върху споделени с мен в лентата за бързо стартиране отляво.

Преглед на списък с документи, които сте отваряли наскоро

OneDrive за работата или учебното заведение списък с документи, които сте отваряли наскоро през Microsoft 365, независимо дали те се съхраняват във вашата библиотека на OneDrive, или в библиотека на екипен сайт. Щракнете върху Последни в лентата за бързо стартиране отляво, за да видите файловете си.

Задаване на известявания за документи за проследяване на промени

Можете да зададете известяване за документ, за да бъдете уведомявани за всички промени в документа, включително ако бъде изтрит. Можете да зададете дали искате да получавате известяванията по имейл, или в текстово съобщение, както и колко често.

За да зададете известие в SharePoint:

1. Изберете документа в библиотеката.

2. Изберете файлове>ме уведомявай>Задайте предупреждение или страница > >ме уведомявай>Задайте предупреждение за този документ.

3. Изберете желаните опции в диалоговия прозорец Ново предупреждение и след това изберете OK.

За повече информация относно настройката на известяванията вижте Създаване на известяване, за да бъдете уведомявани при промяна на файл или папка в SharePoint.

Следване на сайтове за по-лесното им намиране в бъдеще

Ако сте член на няколко екипни сайта във вашата организация, можете да започнете да ги следвате за лесен достъп. Когато следвате екипен сайт, той се включва в списъка на страницата ви "Сайтове". Когато следвате сайтовете, можете бързо да навигирате до библиотеки на тези сайтове от OneDrive за работата или учебното заведение, както е описано в следващия раздел.

За да започнете да следвате сайт:

1. Отидете на сайта, който искате да започнете да следвате.

2. Изберете Следвай от дясната страна на заглавката.

   

За повече информация вижте Видео: Следване на сайт на SharePoint.

Отиване в библиотеки с документи в екипни сайтове, които следвате

В OneDrive за работата или учебното заведение можете да покажете списък на екипните сайтове, които следвате в Microsoft 365, и след това да се придвижите до библиотеките с документи в тези сайтове.

1. В лентата за бързи действия изберете Папки на сайт. Виждате списък на всички сайтове, които следвате:

   

2. Изберете сайт в списъка, за да видите библиотеките с документи на сайта.

   

Вижте също

Преглед и редактиране на вашия профил в Office Delve

Видео: Копиране или преместване на файлове в библиотека чрез опцията "Отваряне с Explorer"

Създаване на папки, библиотеки и подсайтове

Откриване на изгубени или липсващи файлове в OneDrive