Организаторът на съдържание е функция на SharePoint, която може автоматично да управлява някои важни задачи за библиотеката. Това не само пести време, но и гарантира, че библиотеката с документи се управлява съгласувано.
Какво може да прави организаторът на съдържание?
Организаторът на съдържание може да изпълнява автоматично следните задачи:
-
Да маршрутизира документи до различни библиотеки или папки В резултат на това организаторът на съдържание действа като охранител за документи. Всеки път, когато се качва документ, организаторът на съдържание използва създадените от вас правила, за да определи дали трябва да премести този документ. След това той маршрутизира документа до правилната библиотека или папка, които може да се намират в друга колекция от сайтове. Правилата могат да се основават на комбинация от типове съдържание и метаданни.
-
Качване на всички документи в библиотека за качване на файлове Можете да конфигурирате организатора на съдържание да поставя всички качени документи в библиотека за качване, където могат да бъдат въведени метаданни и да бъде завършен процесът на подаване.
-
Да управлява размера на папки Можете да конфигурирате организатора на съдържание да наблюдава броя елементи в папките и да гарантирате, че никоя папка не съдържа повече от зададения брой елементи. По подразбиране това ограничение е 2500 елемента и когато пристигне 2501-вият елемент, организаторът на съдържание автоматично създава нова папка и поставя документа в нея. Можете да зададете броя елементи, които организаторът на съдържание допуска в една папка.
-
Да управлява дублирани подавания Когато бъде качен документ, който вече съществува в библиотеката, можете да накарате организатора на съдържание или да използва SharePoint версии, или да промени името на файла, като добави уникални знаци. Това гарантира, че ще бъдат запазени както съществуващият елемент, така и дубликатът.
-
Да поддържа регистрационни файлове за проверка Организаторът на съдържание може да поддържа регистрационни файлове за проверка на даден документ, съхранявани заедно с документа, след като бъде маршрутизиран.
Активиране на функцията "Организатор на съдържание" на сайт
Трябва да имате разрешения поне на собственик на сайта и функциите за публикуване трябва да са разрешени.
За да активирате функцията "Организатор на съдържание" за сайт
-
Преминете към сайта, който искате да конфигурирате.
-
Щракнете върху Настройки
За SharePoint щракнете върху Настройки
-
На страницата Настройки на сайта , в групата Действия за сайта щракнете върху Управление на функциите на сайта.
-
До името на функцията "Организатор на съдържание" щракнете върху Активиране. Когато тази функция бъде активирана, в колоната Състояние се появява думата Активен.
Конфигуриране на организатора на съдържание за маршрутизиране на документи
Забележка: Трябва да имате разрешения поне на собственик на сайт, за да конфигурирате организатора на съдържание.
-
Отидете до сайта, за който искате да конфигурирате организатора на съдържание така, че да разпраща автоматично документи до зададени местоположения.
-
Щракнете върху Настройки
За SharePoint щракнете върху Настройки
-
В групата Администриране на сайта изберете Настройки на организатора на съдържание.
Забележка: Връзката към "Настройки на организатора на съдържание " се вижда само ако тази функция е разрешена за този сайт.
-
В секцията Пренасочване на потребители към библиотеката за качване на файлове отметнете квадратчето, за да наложите използването на организатора на съдържание. Това автоматично пренасочва потребителите към библиотеката за качване на файлове, когато те се опитват да качат документ.
-
В секцията Изпращане до друг сайт отметнете квадратчето, ако искате да разрешите маршрутизирането на документи до друг сайт.
-
В секцията Разделяне на папка отметнете квадратчето Създаване на подпапки, след като дадено целево местоположение има прекалено много елементи, за да създавате автоматично подпапки, след като в определено местоположение се превиши зададен брой елементи.
-
В полето Брой на елементите в една папка въведете броя на документите, които могат да бъдат съхранявани в папка, преди да бъде създадена нова.
-
В полето Формат на името на папката задайте правила за имената на всички нови папки, които се създават.
-
-
В раздела Дублирани подавания изберете дали искате дублиранията да използват функцията за създаване на версии, или винаги към името на файла с елемента да бъдат добавяни уникални знаци.
-
Отметнете квадратчето в раздела Запазване на контекст, ако искате да записвате регистрационните файлове или метаданните от проверка като запис за проверка в подадения елемент или документ.
-
В секцията Диспечери на правила въведете потребителски имена, които са диспечери на правила във вашата организация. Диспечерите на правила трябва да имат разрешения за управление на уеб сайт, за да имат достъп до страницата за настройка на правилата на организатора на съдържание. За повече информация вижте Създаване на правила на организатора на съдържание за маршрутизиране на документи.
-
Отметнете подходящите квадратчета, за да се изпращат автоматично имейли до диспечерите на правила. Организаторът на съдържание може да изпраща имейл съобщение, когато някое подаване не съответства на някое правило на организатора на съдържание или когато някакво съдържание е подадено на организатора на съдържание.
Забележка: Имейлът трябва да бъде конфигуриран от вашия sharePoint или мрежов администратор за сървъра или услугата, за да бъдат разрешени тези квадратчета за отметка.
-
В секцията Точки за подаване въведете информация за други сайтове или софтуер за имейл съобщения, които могат да изпращат съдържание до текущия сайт.
Съвет: Тази секция ви дава URL адреса на уеб услугата за подаване съдържание на сайта, в случай че искате да създадете работен поток или решение по избор за подаване на документи от имейл система.
