Тази статия предоставя общ преглед на някои от ключовите понятия, свързани с работата с новите функции за управлявани метаданни в SharePoint Server. В него се обсъжда как новите функции за управлявани метаданни предоставят поддръжка за прилагането на официални таксономии чрез управлявани условия. Той обяснява също как работят социалните етикети и как те се отнасят до функциите за управлявани метаданни, като например управлявани условия и корпоративни ключови думи.
В тази статия
Функции за управлявани метаданни
Новите функции за управлявани метаданни в SharePoint Server са разрешени от ново приложение на услугата за управлявани метаданни, което предоставя поддръжка за две основни неща:
-
Публикуване на тип съдържание Споделянето на типове съдържание в колекции от сайтове и уеб приложения. За повече информация относно публикуването на типа съдържание вижте Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание.
-
Таксономии Създаването и управлението на йерархични колекции от централно управлявани термини (наричани набори от изрази), които могат да се използват като атрибути за елементи в SharePoint сайтове. Тези набори от термини могат да се споделят между колекции от сайтове и уеб приложения. Наборите от термини могат да се създават и управляват чрез функция, наречена "Инструмент за управление на хранилище за термини".
Основни термини и концепции
Има няколко основни термина и понятия, които са полезни за разбиране, когато работите с различните функции за метаданни в SharePoint Server. Разбирането на тези понятия ще ви помогне да разберете концептуалната информация, обяснена по-нататък в тази статия и в други статии за функциите за управлявани метаданни.
Класификация
Таксономията е йерархична класификация на думи, етикети или термини, които са организирани в групи въз основа на сходства. Класификацията може да бъде дефинирана и централно управлявана от един или повече лица. Международната стандартна промишлена класификация (ISIC), разработена от Организацията на обединените нации, е известен пример за промишлен таксономия, която се използва за класифициране на икономически данни. Таксономиите са полезни, защото предоставят логическа йерархична структура на метаданните, която може да се използва за последователно класифициране на информацията.
Хораномия
The folksonomy is the classification that results when web site userslyly apply words, labels or terms to content on a site. Ако някога сте виждали облак с етикети в уеб сайт, значи сте видели визуализация на човекономия. Фигурата по-долу показва уеб част за облак на етикет в SharePoint сайт. Базираният на хора подход към метаданните може да бъде полезен, тъй като той докосва знанията и опита на потребителите на сайтове и създателите на съдържание и позволява класификацията на съдържанието да се развива с променящите се бизнес нужди и интереси на потребителите.
Набор от термини
Наборът изрази е група от свързани термини.
В зависимост от това къде се създава набор от термини, неговият обхват може да бъде локален или глобален:
-
Локалните набори от термини се създават в контекста на колекция от сайтове и са налични за използване (и видими) само за потребители на тази колекция от сайтове. Ако например добавите колона с управлявани метаданни към списък или библиотека и създадете нов набор от термини за тази колона, наборът от термини е локален за колекцията от сайтове, която съдържа този списък или библиотека.
-
Глобалните набори от термини са налични за използване във всички сайтове, които се абонират за конкретно сервизно приложение за управлявани метаданни.
Наборите изрази могат да бъдат конфигурирани да бъдат затворени, което означава, че потребителите не могат да добавят нови условия към тях, когато въвеждат стойност за колона, съпознавана с набора от изрази. Или те могат да бъдат конфигурирани да бъдат отворени, което означава, че потребителите могат да добавят нови условия към набора от изрази, когато актуализират стойността за колона, съпознавана с набора изрази.
Термин
Терминът е отделен елемент в набор от изрази и е конкретна дума или фраза, която може да бъде свързана с елемент в SharePoint Server сайт. Един термин има уникален ИД и може да има много различни текстови етикети (синоними). Ако работите върху многоезичен сайт, той може също да има етикети на различни езици.
Има два типа термини:
Управлявани условия
Управляваните условия обикновено са предварително дефинирани и организирани в йерархичен термин, зададен от администратор на магазина за изрази или друго лице с разрешения за работа с управлявани метаданни.
Корпоративни ключови думи
Корпоративната ключова дума е дума или фраза, която се добавя към елементи в SharePoint сайт. Корпоративните ключови думи са организирани в един набор от термини, които не са йерархични, в инструмента за управление на хранилището за термини, наречен набор от ключови думи. Тъй като потребителите обикновено могат да добавят всяка дума или фраза към елемент като ключова дума, корпоративните ключови думи могат да се използват за маркиране в стил хорапономия. Администраторите на хранилището за термини или други лица с разрешение за управление на метаданни могат да изберат да преместват ключови думи извън набора от термини "Ключови думи" и в определен набор от управлявани термини, в който момент ключовите думи ще станат достъпни в контекста на определен набор от термини. Администраторите на хранилището за термини могат също да изберат да направят набора от ключови думи затворен, така че потребителите да не могат да подават нови ключови думи и да са ограничени до използването на съществуващи ключови думи.
Групиране
Групите определят границите на защита. Групата е набор от набори от термини, които всички споделят общи изисквания за защита. Само потребители, които са определени като сътрудници на определена група, могат да управляват набори от термини, които принадлежат към групата, или да създават нови набори от термини в нея. Организациите трябва да създават уникални групи за набори от термини, които ще имат уникален достъп или нужди от защита.
Инструмент за управление на магазина за термини
Инструментът за управление на магазина за изрази е инструментът, който таксономите, администраторите или други лица, които управляват таксономии, могат да използват за създаване, импортиране и управление на набори от изрази и условията в тях. Инструментът за управление на хранилището на термини показва всички глобални набори от термини и всички локални набори от термини, налични за колекцията от сайтове, от която имате достъп до инструмента за управление на магазина за термини.
Колона "Управлявани метаданни"
Колоната Управлявани метаданни е нов тип колона, който може да бъде добавен към списъци или библиотеки, така че потребителите на сайта или собствениците на съдържание да могат да избират стойности от определен набор от изрази с управлявани условия и да ги прилагат към съдържанието. Колоната "Управлявани метаданни" може да бъде конфигурирана да съпоглавява съществуващ набор от термини или можете да създадете нов набор от термини, специално за колоната. Ако създадете нов набор от термини специално за колона "Управлявани метаданни", този набор от термини ще бъде локален набор от термини, който е наличен само за използване в колекцията от сайтове, където е създадена.
Колона "Корпоративни ключови думи"
Колоната Корпоративни ключови думи е колона, която можете да добавяте към типове съдържание, списъци или библиотеки, за да позволите на потребителите да маркират елементи с думи или фрази, които те изберат. Това е колона с много стойности по подразбиране. Когато потребителите въведете дума или фраза в колоната, те се представят с предложения за тип напред, които може да включват елементи както от набори от управлявани изрази, така и от набора изрази "Ключови думи". Потребителите могат да избират съществуваща стойност или да въвеждат нещо ново (ако наборът от термини "Ключови думи" е конфигуриран да бъде отворен за добавки на потребители).
Социални етикети
Социалните етикети са думи или фрази, които потребителите на сайта могат да прилагат към съдържание в SharePoint сайт, за да им помогнат да категоризират информацията по смислени за тях начини. Социалните етикети могат също да се прилагат към URL адреси извън SharePoint сайт. Социалните етикети поддържат маркиране, базирано на хора. Социалният етикет се състои от маркери към три типа информация:
-
самоличност на потребител
-
URL адрес на елемент
-
термин
Тези показалеци се съхраняват в магазина за социални етикети, който е част от приложението за услуги за потребителски профили. Технически социалните етикети не са част от функциите за управлявани метаданни в SharePoint Server, но се свързват с функциите за управлявани метаданни по няколко важни начина, които помагат за последователното използване на метаданни в организацията. Частта от термина на социален етикет сочи към израз в набора ключови думи на хранилището за термини за едно от приложенията на услугата за управлявани метаданни, към които е свързан сайт.
Например когато създавате нов социален етикет, имате възможност да избирате от съществуващи условия, които може да включват управлявани условия, както и корпоративни ключови думи. Ако изберете един от тези съществуващи условия, вашият социален етикет съдържа показалец към този термин. Ако изберете да не избирате съществуващ термин и създавате термин, който никога не е бил използван преди, се създава нова ключова дума за него в термина "Ключови думи", зададен в магазина за термини, и вашият нов социален етикет сочи към този термин.
По този начин ключовите думи, които се използват в социални етикети, се добавят към набора от термини "Ключови думи", видим в инструмента за управление на хранилището за термини (ако те все още не съществуват там) и могат да бъдат управлявани от администраторите на хранилището за термини. Освен това, когато потребителите прилагат корпоративни ключови думи или управлявани термини към съдържание, като актуализират колона enterprise Keywords или Managed Metadata, социалните етикети могат да се създават автоматично, така че тези условия да се виждат като етикети в информационните каналчета, облачните етикети или профилите "Моят сайт". Собствениците на списъци или библиотеки могат да позволяват или забраняват публикуването на метаданни, като актуализират корпоративните метаданни и ключовите думи Настройки за списък или библиотека.
Когато добавите социален етикет към елемент, можете да зададете дали искате да направите самоличността си и URL адреса на елемента по-личен, но терминът, който се съхранява в хранилището за термини, винаги е публичен.
Социалното маркиране е полезно, тъй като позволява на потребителите на сайта да подобрят откриваемостта на съдържанието и информацията в сайт.
За повече информация относно последиците за поверителността и защитата от социалното маркиране вижте Поверителност и сигурност на маркирането в социалните мрежи.
Маркиране
В най-общ смисъл маркирането може да се отнася просто до акт на прилагане на метаданни към елемент, независимо дали се управляват метаданни, или социален етикет. В тази статия глаголът "етикет" се използва в този смисъл и не се ограничава до социални етикети.
Сценарии за метаданни: от таксономии до хорапономия
Функциите за управление на метаданните SharePoint Server поддържат редица подходи към управлението и използването на метаданни. Представете си този диапазон като вид континуум. В единия край на този континуум има таксономии, които са официални, централно управлявани йерархични групи от изрази. В другия край на този диапазон има хорапономия ,които са класификациите за сътрудничество, които водят до свободно прилагане на етикети към съдържанието.
SharePoint Server поддържа както крайните точки на този континуум, така и точките по пътя. В единия край на континуума можете да прилагате официални таксономии чрез управлявани условия и набори от изрази. В другия край има поддръжка за корпоративни ключови думи и социално маркиране, като и двете позволяват на потребителите на сайта да маркират съдържание с ключови думи по свой избор.
Между тези крайности можете да приложите гъвкави степени на структура и контрол към метаданните и можете да регулирате обхвата, в който прилагате тази контрола, като изберете да го направите глобален за всички сайтове или локални към определени сайтове. Например имате възможност да конфигурирате набори от термини, които да бъдат затворени или отворени за потребителски приноси. Можете да изберете да използвате корпоративни ключови думи и социално маркиране заедно с управляваните условия или не. SharePoint Server позволява на организациите да комбинират предимствата на официалните, управлявани таксономии с динамичните ползи от социалното маркиране по персонализирани начини.
Следващата диаграма илюстрира как различните видове базирани на SharePoint решения може да изискват различни подходи към метаданните въз основа на бизнес нуждите.
Предимства на управляваните метаданни
Има няколко предимства за използване на управлявани метаданни в сайтовете в организация:
Съгласувано използване на метаданни Функциите за управлявани метаданни в SharePoint Server ви позволяват да прилагате регулируеми степени на управление към метаданните, които се добавят към съдържанието. С набори от изрази и управлявани условия можете да установите контрол над типовете термини, които са налични за добавяне към съдържание, и можете да контролирате кой има възможност да добавя нови условия. Можете също да ограничите използването на корпоративни ключови думи до конкретен списък с ключови думи, като конфигурирате набора от термини "Ключови думи" като затворен.
Когато едни и същи термини се използват последователно в различните сайтове, е по-лесно да се изградят стабилни процеси или решения, които разчитат на метаданни. Освен това работата на потребителите за работа с метаданни в сайтове, списъци и библиотеки, както и в клиентските програми на Office улеснява потребителите на сайта да прилагат съгласувани метаданни към своето съдържание.
Подобрена откриваемост на съдържание Когато съдържанието в сайтовете в дадена организация има съгласувани метаданни, е по-лесно да намирате и да осъществявате достъп до бизнес информация и данни с помощта на търсене. Новите функции за търсене, като например панела за прецизиране, който се показва от лявата страна на страницата с резултати от търсенето, позволяват на потребителите да филтрират резултатите от търсенето въз основа на метаданни.
Освен това можете да конфигурирате навигацията с метаданни за списъци и библиотеки, за да разрешите на потребителите да създават динамични изгледи на информация въз основа на определени полета с метаданни. Потребителите могат да навигират в библиотеките по папка или по обобщена таблица с метаданни и след това да прецизират резултатите с помощта на допълнителни филтри за клавиши.
Повишена гъвкавост Функциите за управлявани метаданни улесняват администраторите на хранилището за термини (или други лица с разрешение за актуализиране на управлявани метаданни) да поддържат и адаптират вашите метаданни, когато бизнес нуждите се развиват. Можете лесно да актуализирате набор от изрази в инструмента за управление на магазина за изрази и новите или актуализираните условия автоматично ще станат достъпни за използване навсякъде, където има налична колона "Управлявани метаданни", свързана с този набор от изрази. Ако обедините няколко термина в един термин, съдържанието, което е маркирано с тези условия, автоматично се актуализира, за да отрази тази промяна. Можете да зададете няколко синоними (или етикети) за отделни условия. Ако сайтът ви е многоезичен, можете също да зададете многоезични етикети за отделни условия.
Управление на метаданни
Планиране и конфигуриране на управлявани метаданни
Вашата организация може да иска да се ангажира с някаква степен на планиране, преди да започнете да използвате функциите за управлявани метаданни. Необходимата степен на планиране е повече или по-малко пропорционална на степента на формалност и контрол, които искате да наложите върху метаданните.
Ако искате да позволите на потребителите да ви помогнат да развиете таксономията си, можете просто да оставите потребителите да добавят ключови думи към елементите и след това да ги организират в набори от термини, ако е необходимо.
Ако вашата организация иска да използва управлявани набори от изрази, за да внедри официални предварително дефинирани таксономии, то ключовите заинтересовани лица с интерес към структурата на таксономията трябва да си сътрудничат, за да планират и разработват наборите от изрази и термините, които трябва да се използват. За повече информация относно този процес на планиране вж. Условия на плана и набори от изрази. За повече информация относно конфигурирането на сервизно приложение за управлявани метаданни вижте Администриране на управлявани метаданни.
След като ключовите заинтересовани лица в организацията се споразумеят за задължителните набори от термини, можете да използвате инструмента за управление на магазина за термини, за да импортирате или създадете набори от термини и да управлявате и поддържате наборите от термини, докато потребителите започват да работят с метаданните. Ако приложение на услугата за управлявани метаданни е конфигурирано за вашето уеб приложение и вие сте администратор на колекция от сайтове или определен администратор на хранилище за термини, можете да отидете на инструмента за управление на хранилището за термини, като щракнете върху Сайт Настройки в менюто Действия на сайта и след това щракнете върху Управление на хранилище на термини под Администриране на сайт.
Създаване и управление на набори от термини
Инструментът за управление на хранилището на термини предоставя дървовидна контрола, която можете да използвате за изпълнение на повечето задачи. Вашата потребителска роля за този инструмент определя какви задачи можете да изпълнявате. За да работите в инструмента за управление на магазина за термини, трябва да сте администратор на сървърна група, администратор на магазина за термини или някой, който е определен като ръководител на група или сътрудник за набори от термини. За подробна информация за тези роли вижте Управлявани роли на метаданни.
За да предприемете действия по елемент в йерархията, посочете името на приложението За управлявани метаданни Service, групата, набора от термини или израза, които искате да промените, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това използвайте менюто, за да изберете действията, които искате.
Например:
Ако сте администратор на хранилище за термини, можете да създавате или изтривате групи в приложение на услугата за управлявани метаданни.
Ако сте администратор на хранилище за термини или ръководител на група, можете да създавате, импортирате или изтривате набори от термини в група. Сътрудниците на набора от термини могат да създават нови набори от термини.
Ако сте администратор на хранилище за изрази, ръководител на група или набор от изрази Сътрудник, можете да създавате или използвате повторно изрази в набор от изрази, както и да копирате, премествате или изтривате избран набор от изрази.
Ако сте администратор на хранилище за изрази, ръководител на група или набор от изрази Сътрудник, можете да създавате копиране, повторно използване, обединяване, премахване, преместване или изтриване на отделни условия в набор от изрази.
На всяко ниво на йерархията можете да конфигурирате конкретни свойства за група, набор от термини или израз с помощта на екрана Свойства, който се показва отдясно на контролата на хранилището за термини.
Ако например конфигурирате набор от термини, можете да използвате екрана Свойства, за да зададете подробни данни, като например Име, Описание, Собственик, Контакт и Заинтересовани лица. Можете да зададете дали искате набор от термини да бъде отворен или затворен за нови подавания от потребители. Можете също да зададете дали искате наборът от термини да е наличен за маркиране. Ако изберете да направите набор от термини недостъпен за маркиране, той няма да е видим за повечето потребители. Ако набор от термини все още е в процес на разработване, например можете да изберете да направите недостъпен за маркиране.
Прилагане на метаданни
Маркиране на съдържание с управлявани условия
Ако към тип съдържание, списък или библиотека е добавена колона с управлявани метаданни, собствениците на съдържание могат да маркират съдържанието си с управлявани условия от определен набор от изрази, като редактират свойствата за елемент от списък или библиотека и след това актуализират съответните полета във формуляра Редактиране на свойства за елемента или документа. Колоните с управлявани метаданни са лесни за идентифициране, тъй като показват икона на етикети, която може да се използва за стартиране на диалоговия прозорец за избор на термин.
Можете да използвате програмата за избор на термин, за да изберете израз от йерархията на набор от термини. Това е полезно, ако не сте запознати с условията, които може да са налични. Ако набор от термини е конфигуриран да бъде отворен и колоната управлявани метаданни за него позволява стойности за попълване, може да имате възможност да добавите нов израз към набор от термини. Или може просто да имате възможност да изпратите обратна връзка до определения контакт за набора от термини.
Когато можете да започнете да въвеждате термина, който искате, наличните условия се предлагат автоматично въз основа на това, което започнете да въвеждате, и можете да изберете този, който искате. Може да видите информация в скоби след израза, който показва име и йерархия на набора от термини за израза. Това може да ви помогне да избирате измежду подобни условия.
Ако се предлагат дублирани или подобни условия, може също да можете да видите описателен текст, който администраторът на хранилището на изрази е конфигурирал за този термин, за да помогне на потребителите да направят подходящите селекции.
Маркиране на съдържание с корпоративни ключови думи
Ако към тип съдържание, списък или библиотека е добавена колона за корпоративни ключови думи, собствениците на съдържание (или всеки с разрешения за допринасяне за списъка или библиотеката) могат да маркират съдържание с налични управлявани условия или ключови думи, като редактират свойствата за елемент от списък или библиотека и пишете ключовите думи, които искат, в полето Корпоративни ключови думи. Ако съществува съвпадение или подобен термин, той ще бъде предложен и можете да го изберете. Или можете да добавите нова ключова дума, ако наборът от изрази "Ключови думи" е конфигуриран да бъде отворен за нови условия. Полето Корпоративни ключови думи е много стойност, така че можете да добавите няколко ключови думи към елемент.
Маркиране на съдържание със социални етикети
Ако функцията за социално маркиране е разрешена, можете да маркирате съдържание в сайт SharePoint, който намирате за смислен или интересен. За да маркирате страница, можете да използвате иконата на етикет, която се показва в горния край на страницата.
За да маркирате документи или елементи от списък, можете да използвате командата етикет, която се показва в раздела Библиотека или Списък на лентата.
Когато започнете да въвеждате етикета или етикетите, които искате да приложите, можете да изберете от съществуващи ключови думи или управлявани термини или да добавите нови ключови думи, ако наборът от изрази "Ключови думи" е отворен.
Освен това имате възможност за маркиране на съдържание във външни сайтове, като например други интранет или интернет сайтове, като добавите инструмента за етикети SharePoint етикети и бележки към браузъра си. За повече информация относно маркирането на външни сайтове вижте Първи стъпки с вашия "Моят сайт".
За повече информация относно функциите за социално маркиране вижте Използване на етикети и бележки за споделяне на информация с теми на колеги.
