Работните потоци помагат на хората да си сътрудничат при работа с документи и да управляват задачи по проекти, като реализират бизнес процеси за документи и елементи в сайт на SharePoint. Работните потоци помагат на организациите да се придържат към съгласувани бизнес процеси и също така подобряват организационната ефективност и продуктивност, като управляват задачите и стъпките, включени в бизнес процесите. Това позволява на хората, които изпълняват тези задачи, да се съсредоточат върху изпълнението на работата, а не върху управлението на работния поток.
Забележки:
-
Работните потоци на SharePoint 2010 са оттеглени от 1 август 2020 г. за нови клиенти и са премахнати от съществуващи клиенти на 1 ноември 2020 г. Ако използвате работни потоци на SharePoint 2010, ви препоръчваме да мигрирате към Power Automate или други поддържани решения. За повече информация вижте Оттегляне на работен поток на SharePoint 2010.
-
Работният поток на SharePoint 2013 е прекратен от април 2023 г. и ще бъде изключен за нови клиенти, считано от 2 април 2024 г. То ще бъде премахнато от съществуващите клиенти и ще бъде оттеглено напълно, считано от 2 април 2026 г. Ако използвате работен поток на SharePoint 2013, ви препоръчваме да мигрирате към Power Automate или други поддържани решения. За повече информация вижте Оттегляне на работен поток на SharePoint 2013 в Microsoft 365.
-
Генерирани от системата имейли от работни потоци се изпращат от no-reply@sharepointonline.com адрес с показвано име "SharePoint Online"
В тази статия
Какво представляват работните потоци?
Работният поток понякога се описва като последователност от задачи, които водят до определен резултат. В контекста на Продукти и технологии на SharePoint работният поток се дефинира по-тясно като автоматично преминаване на документи или елементи през поредица от действия или задачи, които са свързани с определен бизнес процес. Работните потоци могат да се използват за съгласувано управление на общи бизнес процеси в рамките на дадена организация, като позволяват на организацията да включва бизнес логика към документите или елементите в списък на SharePoint или библиотека. Бизнес логиката по принцип е набор от инструкции, който задава и управлява действията, изпълнявани върху документ или елемент.
Работните потоци помагат да се намалят разходите и времето, необходими за координиране на често срещани бизнес процеси, например одобрение на проект или преглед на документ, като се управляват и проследяват задачите, включени в тези процеси. В сайт на SharePoint например можете да добавите работен поток към библиотека с документи, който маршрутизира документа към дадена група от хора за одобрение. Когато авторът на документа стартира този работен поток за документ в тази библиотека, работният поток създава задачи за одобрение на документа, възлага тези задачи на участниците в работния поток и след това изпраща имейл известия на участниците с инструкции за задачата и връзка към документа за одобрение. Докато работният поток се изпълнява, собственикът на работния поток (в този случай авторът на документа) или участниците в работния поток могат да проверяват страницата за състоянието на работния поток, за да видят кои участници са изпълнили своите задачи от работния поток. Когато участниците в работния поток завършат своите задачи от работния поток, работният поток свършва и собственикът на работния поток автоматично бива уведомен, че работният поток е приключил.
Действията в работния поток за одобрение в горния пример следват процеса, показан на илюстрацията по-долу:
Работните потоци не само поддържат съществуващи човешки работни процеси, но и разширяват начините, по които хората могат да си сътрудничат и да работят с документи, списъци и библиотеки. Потребителите на сайт могат да стартират и да участват в работни потоци, като използват персонализирани формуляри, които са достъпни от документа или елемента в списък или библиотека на SharePoint. Освен това функцията за работни потоци в продуктите на SharePoint е тясно интегрирана с Microsoft Office 2013, така че следните задачи от работния поток могат да бъдат изпълнени и в двата продукта:
-
Преглед на списъка на работните потоци, които са достъпни за документ или елемент.
-
Стартиране на работен поток в документ или елемент.
-
Преглед, редактиране или повторно възлагане на задача от работен поток.
-
Изпълнение на задача от работен поток.
Трите типа платформи за работни потоци на SharePoint
Платформата за работни потоци на SharePoint 2010 е прехвърлена на Office 365 и SharePoint Server 2013, така че всички работни потоци, които са изградени върху тази платформа, продължават да работят. Тази платформа се основава на Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).
Платформата за работни потоци на SharePoint 2013 се основава на Windows Workflow Foundation 4 (WF) и е съществено преработена. Може би най-видната функция на тази нова платформа за работни потоци е използването на Microsoft Azure като хост за изпълнение на работния поток. Сега ядрото за изпълнение на работните потоци е разположено извън Office 365 и SharePoint Server 2013 – в Microsoft Azure.
В SharePoint Online Microsoft Flow вече е наличен. Това е нашата най-нова система за работни потоци, достъп на: https://flow.microsoft.com . За да научите повече за използването на MS Flow, посетете: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . За отстраняване на неизправности в MS Flow посетете https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Вградени работни потоци
Сайтът на SharePoint включва няколко вградени работни потока, които адресират често срещани бизнес сценарии:
-
Одобрение Този работен поток маршрутизира документ или елемент към група от хора за одобрение. По подразбиране работният поток за одобрение е свързан с типа на съдържанието "Документ" и затова автоматично става достъпен в библиотеките с документи.
-
Събиране на обратна информация Този работен поток маршрутизира документ или елемент към група от хора за обратна връзка. Проверяващите могат да предоставят обратна връзка, която след това се събира и изпраща на лицето, което е инициирало работния поток. По подразбиране работният поток за събиране на обратна информация е свързан с типа на съдържанието "Документ" и затова автоматично става достъпен в библиотеките с документи.
-
Събиране на подписи Този работен поток маршрутизира документ на Microsoft Office към група от хора, за да събере техните цифрови подписи. Този работен поток трябва да бъде стартиран в програма на Office 2013. Участниците трябва да изпълнят своите задачи за подпис, като добавят своя цифров подпис към документа в съответната програма от Office. По подразбиране работният поток за събиране на подписи е свързан с типа на съдържанието "Документ" и затова автоматично става достъпен в библиотеките с документи. Обаче работният поток за събиране на подписи се появява за документ в библиотеката с документи само ако този документ съдържа един или повече редове за подпис на Microsoft Office.
-
Одобрение за публикуване Този работен поток прилича на работния поток за одобрение по това, че автоматизира маршрутизирането на съдържание към експерти по темата и заинтересовани лица за преглед и одобрение. Това, което прави работния поток за одобрение за публикуване уникален, е, че той е проектиран специално за сайтове за публикуване, където публикуването на нови и актуализирани уеб страници се контролира строго.
-
С три състояния Този работен поток се използва за управление на бизнес процеси, които изискват организациите да проследяват голям обем от проблеми или елементи – например проблеми при поддръжката на клиенти, потенциални клиенти за продажби или задачи от проекти.
Всеки от горните потоци може да бъде персонализиран за вашата организация по няколко начина. Например когато добавяте работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание, за да го направите достъпен за използване в документите или елементите, можете да персонализирате списъците със задачи и списъци на хронологията, където се съхранява информация за работния поток.
Когато потребител на сайта стартира работен поток за документ или елемент, потребителят може да има възможност за по-нататъшно персонализиране на работния поток, като зададе списъка с участници, краен срок и инструкции за задачата.
Поддръжка за работни потоци по избор
Въпреки че вградените работни потоци могат да бъдат персонализирани донякъде, за да отговарят на различни нужди, организацията ви може да избере да проектира и разработи работни потоци, които са уникални за бизнес процесите в организацията. Работните потоци могат да бъдат толкова прости или сложни, колкото го изискват бизнес процесите. Разработчиците могат да създават работни потоци, които да се стартират от хората, които използват даден сайт, или да създават работни потоци, които се стартират автоматично на базата на събитие, като например при създаването или промяната на елемент от списък. Ако организацията ви е разработила и разположила работни потоци по избор, тези работни потоци може да са достъпни в допълнение към или вместо вградените работни потоци, които вече описахме.
Има два начина, по които могат да бъдат създавани работни потоци по избор:
-
Опитните потребители могат да проектират работни потоци без код за използване в конкретен списък или библиотека с помощта на Microsoft SharePoint Дизайнер 2013 и Office Visio 2013 Работните потоци на SharePoint Дизайнер 2013 се създават от списък с наличните дейности от работния поток, а лицето, което създава работния поток, може да разположи работните потоци директно в списъка или библиотеката, където ще бъдат използвани. SharePoint Designer 2013 работи рамо до рамо с Visio 2013, за да предостави визуална среда за разработване на работни потоци и изграждане на диаграми с помощта на фигури и конектори. Можете също да импортирате работни потоци от Visio 2013 в SharePoint Designer 2013, и обратно.
-
Професионалните разработчици на софтуер могат да създават работни потоци с помощта на Visual Studio 2012 или по-нова версия Тези работни потоци съдържат код и дейности за работни потоци по избор. След като професионален разработчик създаде работни потоци по избор, администраторът на сървъра може да ги разположи в множество сайтове.
Стъпки, включени в използването на работни потоци
Има няколко стъпки, свързани с използването на работен поток в документ или елемент от списък. Всяка стъпка може да се изпълни от лица с различни роли. Например администраторът на сайта може да направи достъпен работен поток за използване в библиотека с документи, създателят на съдържанието може да стартира работен поток или да промени изпълняващ се работен поток, а трето лице (например проверяващ или одобряващ на документа) може да завърши задачата от работния поток.
Добавяне на работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание
Преди да може да се използва даден работен поток, той трябва да се добави към списък, библиотека или тип на съдържание, за да стане достъпен за документи или елементи в определено местоположение. Трябва да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание. В повечето случаи администраторите на сайтове или лицата, които управляват определени списъци или библиотеки, изпълняват тази задача.
Достъпността на даден работен поток в определен сайт е различна, в зависимост от това къде е добавен:
-
Ако добавите работен поток директно към списък или библиотека, той е достъпен само за елементите в този списък или библиотека.
-
Ако добавите работен поток към тип на съдържание "Списък" (екземпляр на типа на съдържание "Сайт", който е добавен към конкретен списък или библиотека), той е достъпен само за елементи от този тип на съдържанието в конкретния списък или библиотека, с който е свързан този тип на съдържание.
-
Ако добавите работен поток към тип на съдържание "Сайт", този работен поток е достъпен за всички елементи от този тип на съдържанието във всеки списък или библиотека, към който е добавен екземпляр на този тип на съдържанието.
-
Ако искате даден работен поток да бъде широко достъпен в различни списъци или библиотеки в сайт, можете да създадете работен поток на сайт.
Когато добавите работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание, можете да персонализирате работния поток за конкретното му местоположение, като зададете различни опции:
-
Името за този екземпляр на работния поток
-
Списъка със задачите, където се съхраняват задачите, свързани с работния поток
-
Списъка на хронологията, в който се записват всички събития, свързани с работния поток
-
Начина, по който искате да бъде стартиран работният поток
-
Допълнителни опции, които са специфични за отделните работни потоци, например как се маршрутизират задачите на участниците, какви обстоятелства завършват работния поток и какви действия възникват, след като работният поток завърши.
Когато добавите работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание, го правите достъпен за документи или елементи в определено местоположение; не стартирате действителния работен поток.
Стартиране на работен поток в документ или елемент
След като даден работен поток бъде добавен към списък, библиотека или тип съдържание и по този начин стане достъпен за използване, можете да стартирате този работен поток в документ или елемент (ако работният поток е конфигуриран да позволява да бъде стартиран ръчно). За да стартирате работен поток, трябва да изберете желания работен поток от списъка с налични работни потоци за документа или елемента. Ако е необходимо, може също да се наложи да попълните формуляр с информацията, която се изисква от работния поток. В зависимост от това как е проектиран и конфигуриран работният поток, може да имате опцията за по-нататъшно персонализиране на работния поток, когато го стартирате от документ или елемент чрез персонализиране на опции като участници, краен срок и инструкции за задачата.
Промяна на изпълняващ се работен поток
След като даден работен поток бъде стартиран за елемент, може да се наложи да направите промени в поведението на работния поток. Например след стартирането на работния поток, на лицето, което го е стартирало, може да се наложи да добави допълнителни участници. Или на участник в работния поток може да се наложи да възложи повторно своята задача на друго лице или да поиска промяна в документа или елемента, който е във фокуса на работния поток. Можете да промените някои от вградените работни потоци, докато работният поток се изпълнява. Ако организацията ви е разработила и разположила работни потоци по избор, е възможно промените в изпълняващите се работни потоци да са разрешени.
Изпълнение на задачите от работния поток
Всяко събитие от работен поток, което изисква човешко взаимодействие, се представя като задача от работен поток. Когато работният поток възложи задача на участник в работния поток, получателят на задачата може или да изпълни тази задача, или да поиска промени в самия работен поток чрез редактиране на формуляра за задачи от работния поток. Участниците в работния поток могат да изпълняват задачите от работния поток в сайта на SharePoint или директно в програма на Office 2013. Когато участник в работния поток завърши задача от работния поток или поиска промяна в работния поток, работният поток се прехвърля на следващата съответна стъпка.
Проследяване на състоянието на работни потоци
Собствениците на и участниците в работния поток могат да следят напредъка му, като направят проверка на страницата на състоянието, която е свързана с работния поток. Страницата на състоянието включва информация за състоянието на неизпълнените задачи от работния поток. Тя включва също информация за хронологията, която е свързана с работния поток.
Инструменти за отчитане могат да предоставят обобщен анализ на хронологията на работния поток. Организациите могат да използват този анализ за намиране на тесните места в процесите или за определяне дали дадена група постига поставените задачи за даден бизнес процес. Няколко предварително дефинирани отчета на Microsoft Office Excel могат да се използват с всеки работен поток. Освен това информацията за хронологията на работния поток е налична като източник на данни за списък на SharePoint, който може да се използва и анализира в други програми или решения по избор за следене на бизнес процеси.
Вж. също
Общ преглед на работни потоци, включени в SharePoint
Работни потоци в SharePoint 2013
Разработване на работен поток в SharePoint Дизайнер 2013 и Visio 2013
