دليل تصميم التقارير

إنشاء مخطط لتقريرك

هذه الخطوة غير مطلوبة — قد تجد أن معالج تقارير Access أو أداة التقرير (كلاهما متوفر في علامة التبويب الإنشاء، في المجموعة تقارير) يوفران تصميما كافيا لبدء التقرير. ومع ذلك، إذا قررت تصميم تقريرك دون استخدام هذه الأدوات، فقد تجد أنه من المفيد إنشاء مخطط تقريبي لتقريرك على جزء من الورق عن طريق رسم مربع يذهب إليه كل حقل وكتابة اسم الحقل في كل مربع. بدلا من ذلك، يمكنك استخدام برامج مثل Word أو Visio لإنشاء نسخة وهمية من التقرير. أيا كانت الطريقة التي تستخدمها، تأكد من تضمين صفوف كافية للإشارة إلى كيفية تكرار البيانات.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام صف لمعلومات المنتج، ثم عدة صفوف متكررة لمبيعات هذا المنتج، وأخيرا صف من إجماليات المبيعات للمنتج. بعد ذلك، يتكرر التسلسل للمنتج التالي وما إلى ذلك حتى نهاية التقرير. أو، ربما يكون تقريرك عبارة عن قائمة بسيطة للبيانات الموجودة في الجدول، وفي هذه الحالة يمكن أن يحتوي الرسم التخطيطي على سلسلة من الصفوف والأعمدة فقط.

بعد إنشاء الرسم التخطيطي، حدد الجدول أو الجداول التي تحتوي على البيانات التي تريد عرضها على التقرير. إذا كانت جميع البيانات مضمنة في جدول واحد، يمكنك إنشاء تقريرك مباشرة على هذا الجدول. في كثير من الأحيان، يتم تخزين البيانات التي تريدها في عدة جداول يجب تجميعها معا في استعلام، قبل أن تتمكن من عرضها على التقرير. يمكن تضمين الاستعلام في الخاصية RecordSource للتقرير، أو يمكنك إنشاء استعلام منفصل ومحفوظ وإسناد التقرير إلى ذلك.

تحديد البيانات التي يجب وضعها في كل قسم من أقسام التقرير

يحتوي كل تقرير على قسم واحد أو أكثر من أقسام التقرير. القسم الوحيد الموجود في كل تقرير هو قسم التفاصيل. يكرر هذا القسم مرة واحدة لكل سجل في الجدول أو الاستعلام الذي يعتمد عليه التقرير. المقاطع الأخرى اختيارية وتكرار أقل في كثير من الأحيان وعادة ما تستخدم لعرض المعلومات الشائعة لمجموعة من السجلات أو صفحة من التقرير أو التقرير بأكمله.

يصف الجدول التالي مكان وجود كل مقطع وكيفية استخدام المقطع عادة.

للحصول على معلومات حول إضافة مقاطع رأس وتذييل التقرير أو مقاطع رأس الصفحة وتذييلها أو إزالتها، راجع المقطع إضافة مقاطع التقرير أو رأس الصفحة وتذييلها أو إزالتها في هذه المقالة. يمكنك إضافة مقاطع رأس المجموعة وتذييلها باستخدام الجزء تجميع وفرز وإجمالي في طريقة عرض التخطيط أو طريقة عرض التصميم.

تحديد كيفية ترتيب بيانات التفاصيل

يتم ترتيب معظم التقارير إما في تخطيط جدولي أو مكدس، ولكن Access يمنحك المرونة لاستخدام أي ترتيب للسجلات والحقول التي تريدها.

تخطيط جدولي    يشبه التخطيط الجدولي جدول البيانات. التسميات موجودة في الجزء العلوي، وتتم محاذاة البيانات في أعمدة أسفل التسميات. يشير الجدولي إلى مظهر البيانات الذي يشبه الجدول. هذا هو نوع التقرير الذي Access إنشاؤه عند النقر فوق تقرير في مجموعة التقارير في علامة التبويب الإنشاء. يعد التخطيط الجدولي تخطيطا جيدا لاستخدامه إذا كان التقرير يحتوي على عدد صغير نسبيا من الحقول التي تريد عرضها بتنسيق قائمة بسيط. يوضح الرسم التوضيحي التالي تقرير موظف تم إنشاؤه باستخدام تخطيط جدولي.

تخطيط مكدس    يشبه التخطيط المكدس النموذج الذي تملأه عند فتح حساب بنكي أو إجراء عملية شراء من بائع تجزئة عبر الإنترنت. يتم تسمية كل جزء من البيانات، ويتم تكديس الحقول فوق بعضها البعض. يعد هذا التخطيط جيدا للتقارير التي تحتوي على عدد كبير جدا من الحقول بحيث يتعذر عرضها بتنسيق جدولي ، أي أن عرض الأعمدة سيتجاوز عرض التقرير. يوضح الرسم التوضيحي التالي تقرير موظف تم إنشاؤه باستخدام تخطيط مكدس.

تخطيط مختلط    يمكنك مزج عناصر التخطيطات الجدولية والمكدسة. على سبيل المثال، لكل سجل، يمكنك ترتيب بعض الحقول في صف أفقي أعلى قسم التفاصيل وترتيب حقول أخرى من السجل نفسه في تخطيط مكدس واحد أو أكثر أسفل الصف العلوي. يوضح الرسم التوضيحي التالي تقرير موظف تم إنشاؤه باستخدام تخطيط مختلط. يتم ترتيب حقول المعرف واسم العائلة والاسم الأول في تخطيط عنصر تحكم جدولي، ويتم ترتيب الحقلين المسمى الوظيفي وهاتف العمل في تخطيط مكدس. في هذا المثال، يتم استخدام خطوط الشبكة لتوفير فصل مرئي للحقل لكل موظف.

تخطيط مبرر    إذا كنت تستخدم معالج التقارير لإنشاء التقرير، يمكنك اختيار استخدام تخطيط مبرر. يستخدم هذا التخطيط العرض الكامل للصفحة لعرض السجلات بإحكام قدر الإمكان. بالطبع، يمكنك تحقيق نفس النتائج دون استخدام معالج التقارير، ولكن يمكن أن تكون عملية شاقة لمحاذاة الحقول بالضبط. يظهر الرسم التوضيحي التالي تقرير موظف تم إنشاؤه باستخدام التخطيط المبرر لمعالج التقارير.

التخطيط المبرر هو تخطيط جيد لاستخدامه إذا كنت تعرض عددا كبيرا من الحقول في التقرير. في المثال السابق، إذا كنت تستخدم تخطيطا جدوليا لعرض نفس البيانات، فإن الحقول تمتد خارج حافة الصفحة. إذا كنت تستخدم تخطيطا مكدسا، فإن كل سجل يأخذ مساحة عمودية أكبر بكثير، مما يؤدي إلى إهدار الورق ويجعل التقرير أكثر صعوبة في القراءة.

أعلى الصفحة

إضافة مقاطع رأس وتذييل الصفحة أو التقرير

1. في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير الذي تريد تغييره، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم في القائمة المختصرة.

2. تحقق من الأقسام الموجودة بالفعل في التقرير. يتم فصل المقاطع بواسطة أشرطة أفقية مظللة تسمى محددات المقاطع. تشير التسمية الموجودة على كل محدد مقطع إلى المقطع الموجود أسفله مباشرة.

   

   يحتوي كل تقرير على قسم التفاصيل ويمكن أن يحتوي أيضا على أقسام رأس التقرير ورأس الصفحة وتذييل الصفحة وتذييل التقرير. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت هناك مستويات تجميع في التقرير، فقد ترى رؤوس المجموعات أو تذييلاتها (مثل الملف كرأس الموضح في الرسم التوضيحي السابق). بشكل افتراضي، تتم تسمية رؤوس وتذييلات المجموعة باستخدام اسم الحقل أو التعبير الذي هو أساس المجموعة. في هذه الحالة، يكون اسم حقل التجميع هو "ملف باسم".

3. لإضافة مقاطع رأس الصفحة وتذييلها أو مقاطع رأس التقرير وتذييله إلى التقرير، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي محدد مقطع ثم انقر فوق رأس/تذييل الصفحة أو رأس/تذييل التقرير في القائمة المختصرة.

   إنذار: إذا كان المقطع موجودا بالفعل في التقرير، يحذرك Access من أنه سيحذف المقطع الموجود وعناصر التحكم التي يحتوي عليها.

   يمكنك الآن نقل عناصر التحكم الموجودة أو إضافة عناصر تحكم جديدة إلى الأقسام الجديدة.

يضيفAccess دائما أقسام رأس الصفحة والتذييل والصفحة في أزواج. أي أنه لا يمكنك إضافة مقطع رأس صفحة أو تقرير دون إضافة مقطع التذييل المقابل أيضا. إذا لم تكن بحاجة إلى كلا المقطعين، فلا يمكنك حذف مقطع، ولكن يمكنك تغيير حجم المقطع غير المستخدم إلى ارتفاع صفر (0) لتجنب إضافة تباعد عمودي إضافي إلى تقريرك. ضع المؤشر في أسفل المقطع غير المستخدم حتى يتحول إلى سهم ذي رأسين ، ثم اسحب لأعلى حتى يتم إخفاء المقطع. إذا كانت هناك أي عناصر تحكم في المقطع، يجب حذفها قبل أن تتمكن من إخفاء المقطع بالكامل.

إزالة مقاطع رأس وتذييل الصفحة أو التقرير

1. في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير الذي تريد تغييره، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم في القائمة المختصرة.

2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي محدد مقطع ثم انقر فوق رأس/تذييل الصفحة أو رأس/تذييل التقرير في القائمة المختصرة.

إذا كنت تقوم بإزالة زوج رأس وتذييل ويحتوي هذان المقطعان على عناصر تحكم، Access يحذرك من أن حذف المقاطع سيؤدي أيضا إلى حذف عناصر التحكم وأنه لن تتمكن من التراجع عن الإجراء. انقر فوق نعم لإزالة المقاطع وحذف عناصر التحكم، أو انقر فوق لا لإلغاء العملية.

أعلى الصفحة

تعيين أنماط التنسيق لمربع نص يعرض حقل نص منسق

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير في جزء التنقل، ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط في القائمة المختصرة.

2. انقر فوق مربع النص الذي يعرض حقل النص المنسق، ثم ضمن علامة التبويب تنسيق ، في المجموعة خط ، انقر فوق نمط التنسيق الذي تريد تطبيقه.

   Access تطبيق التنسيق على كل النص في حقل النص المنسق الذي لم يتم تطبيق هذا النوع (ولكن ليس القيمة) من التنسيق في طريقة عرض تدعم إدخال البيانات، مثل طريقة عرض ورقة البيانات لجدول أو استعلام، أو طريقة عرض نموذج لنموذج. على سبيل المثال، إذا تم تنسيق جزء من النص في الحقل بلون خط أحمر، وقمت بتطبيق لون خط أزرق على مربع النص، Access يتحول إلى كل النص الأزرق باستثناء ذلك الذي تم تنسيقه بشكل فردي باللون الأحمر. كمثال آخر، إذا تم تنسيق جزء من النص في الحقل بحجم خط يبلغ 11 نقطة، وقمت بتطبيق حجم خط من 14 نقطة على مربع النص، Access تطبيق حجم الخط المكون من 14 نقطة على كل النص باستثناء ذلك الذي تم تنسيقه بشكل فردي عند 11 نقطة.

   حقول المرفقات    تستخدم حقول المرفقات عنصر تحكم خاصا غير مستخدم لأي نوع بيانات آخر. يمكنك إرفاق ملفات متعددة بسجل باستخدام حقل مرفق واحد، ولكن يمكن للحقل عرض معلومات حول مرفق واحد فقط في كل مرة. بشكل افتراضي، يعرض عنصر تحكم المرفق إما أيقونة أو صورة، اعتمادا على نوع ملف المرفق الذي يتم عرضه حاليا بواسطة عنصر التحكم. إذا أردت، يمكنك تعيين خصائص عنصر تحكم المرفق بحيث يتم عرض جميع الملفات المرفقة كأيقونات، أو بحيث يعرض الحقل ببساطة أيقونة مشبك الورق وعدد المرفقات. بافتراض أنك تستخدم بالفعل عنصر تحكم مرفق في تقريرك، يمكنك استخدام الإجراء التالي لضبط خصائص عنصر التحكم لاستخدامات مختلفة لعنصر التحكم.

تعيين خصائص العرض لحقل مرفق

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير في جزء التنقل، ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط في القائمة المختصرة.

2. انقر فوق عنصر تحكم المرفق. إذا لم تكن صفحة الخصائص معروضة مسبقاً، فاضغط على F4 لعرضها. في ورقة الخصائص، انقر فوق علامة التبويب تنسيق .

   استخدم الجدول التالي كدليل لتعيين خصائص عنصر تحكم المرفق.

   الخاصية	الإعداد
   عرض باسم	تعرض الصورة/الأيقونة الرسومات كصور وجميع الملفات الأخرى كأيقونات. هذا هو الإعداد الافتراضي. تعرض الأيقونة جميع الملفات كأيقونات. تعرض شفة الورق أيقونة مشبك الورق متبوعة بعدد المرفقات بين أقواس.
   الصورة الافتراضية	لإظهار صورة افتراضية في عنصر تحكم المرفقات عند عدم وجود ملفات مرفقة، انقر فوق في مربع الخاصية، واستعرض وصولا إلى الصورة التي تريدها، ثم انقر فوق فتح. ملاحظة: لا يتم عرض الصورة الافتراضية إذا تم تعيين الخاصية Display As إلى Paperclip.
   محاذاة الصورة	حدد المحاذاة التي تريدها من القائمة. الإعداد الافتراضي هو Center. يمكن أن يؤدي ضبط هذا الإعداد إلى نتائج غير متوقعة، اعتمادا على إعداد الخاصية وضع حجم الصورة .
   وضع حجم الصورة	يتوفر هذا الإعداد فقط إذا تم تعيين الخاصية Display As إلى Image/Icon. يعرض القصاصة الصورة بحجمها الفعلي. يتم قص الصورة إذا كانت كبيرة جدا بحيث لا يمكن احتواؤها داخل عنصر التحكم. تمتد الصورة بحيث تملأ عنصر التحكم بأكمله. ملاحظة: ما لم يكن عنصر تحكم المرفق هو نفس الحجم الدقيق للصورة، سيؤدي استخدام هذا الإعداد إلى تشويه الصورة، مما يجعلها تظهر ممتدة عموديا أو أفقيا. يعرض التكبير/التصغير الصورة بأكبر حجم ممكن دون قص الصورة أو تشويهها. هذا هو الإعداد الافتراضي.

3. إذا كنت تستخدم عنصر التحكم لعرض الرسومات، فاضبط حجم عنصر تحكم المرفق بحيث يمكنك رؤية مقدار التفاصيل التي تريدها.

أعلى الصفحة