الخطط ضمن الخطط: المشاريع الرئيسية والمشاريع الفرعية

في هذه المقالة

• نظرة عامة على المشاريع الرئيسية

• العمل مع المشاريع الفرعية في مشروع رئيسي

• كيفية تأثر الموارد عند دمج الملفات

• طرق أخرى لدمج الملفات

نظرة عامة على المشاريع الرئيسية

فكر في مشروع رئيسي كمجموعة من المشاريع الموحدة التي تظهر تدرجا هرميا بين مشاريع متعددة ذات صلة. تسمى المشاريع المدرجة في مشروع رئيسي المشاريع الفرعية.

عند إدراج مشروع فرعي، تميزه أيقونة Project صغيرة عن المهام الموجزة التي تشكل جزءا من المشروع الرئيسي.

في المشروع الرئيسي، تظهر المشاريع الفرعية كمهام موجزة يمكنك ترتيبها بسهولة في مخطط تفصيلي.

انقر فوق علامة الجمع بجوار مشروع فرعي لتوسيع مهام هذا المشروع الفرعي للعرض.

يمثل كل مشروع فرعي مرحلة مختلفة أو مجموعة وظيفية أخرى في المشروع الرئيسي.

عند إدراج مشروع فرعي في المشروع الرئيسي، يتم ربط المشروعين ويمكنك عرض جميع المعلومات الموجودة في المشروع الفرعي من المشروع الرئيسي.

عند تحديث مشروع فرعي من المشروع الرئيسي، يتم تحديثه في ملف المصدر الخاص به أيضا. إذا كان يجب عليك فقط دمج الملفات لإنشاء تقرير أو طباعة طريقة عرض لمعلومات المشروع المجمع، يمكنك أيضا دمجها مؤقتا في طريقة عرض.

يتيح لك إنشاء مشروع رئيسي ومشاريع فرعية تقسيم مشروع كبير وتفويض أجزائه إلى الأشخاص الضروريين. ومن حيث إدارة المشاريع، فإن تعيين مشاريع فرعية بهذه الطريقة يعطي المسؤولية لأولئك الذين يقومون بالعمل ويطابق السلطة مع المساءلة. من حيث Project، يساعد إنشاء مشاريع فرعية في مشروع رئيسي مديري المشاريع على الوصول إلى أجزاء الجدولة والتحكم فيها.

لتحديد ما إذا كان يجب تقسيم مشروع كبير إلى مشروع رئيسي ومشاريع فرعية، ضع في اعتبارك ما يلي:

• مشروعك كبير جدا ومفصل.     إذا كان مشروعك يحتوي على أكثر من بضع مئات من المهام، فإن تقسيمه إلى مشاريع فرعية يمكن أن يسهل إدارته. إذا احتوت بعض أجزاء المشروع على أعمال مقسمة إلى تفاصيل أكثر من غيرها، فقد يكون من المنطقي تحويل هذه الأجزاء إلى مشاريع فرعية بحيث لا يرى معظم المستخدمين سوى وصفا دوارا للمشروع الفرعي، ولكن يمكن للأطراف المهتمة عرضه بمزيد من التفصيل. دائما ما يكون الملف الواحد هو البديل الأسرع تقريبا، ولكن القدرة على التركيز على جزء فقط من المشروع قد تستحق المفاضلة.

• مؤسستك ليست مركزية.     في مؤسسة لامركزية أو موزعة، يمنح المشروع الرئيسي والمشاريع الفرعية العمال تحكما في عملهم أكثر مما يمنحه ملف مشروع مركزي واحد.

• تريد زيادة فعالية أساليب التخطيط الخاصة بمؤسستك.     إذا كان المديرون من المستوى الأدنى مسؤولين عن المهام المطلوبة في المشروع ومعرفة المهام المطلوبة، فقد يكون من المنطقي تمكينهم من تخطيط عمل فرقهم ثم دمج ملفات المشروع الخاصة بهم في مشروع رئيسي. إذا كان التخطيط من أعلى إلى أسفل هو القاعدة، فقد ترغب في إعادة تنظيم الخطة الأولية في مشاريع فرعية عند تنفيذها بحيث يتمكن مديرو المشاريع الفردية أو الفرق من الوصول إلى جداولهم الخاصة والتحكم فيها.

• أنت تعمل على مشاريع متعددة.     قد يكون لدى مديري المشاريع مجموعة من المشاريع التي يعملون عليها طوال الوقت، سواء كانت المشاريع مترابطة أم لا. بدلا من فتحها واحدا تلو الآخر، يمكنك فتح جميع المشاريع الفرعية في نفس الوقت عند فتح المشروع الرئيسي. كما يسهل هذا النهج إنشاء تقارير عن مشاريع متعددة. إذا كانت المشاريع مترابطة، يمكن لمدير المشروع إنشاء تبعيات المهام بين المهام في مشاريع مختلفة. يسهل إنشاء تبعيات بين المشاريع على مديري المشاريع المختلفين معرفة كيفية تأثير عمل مديري المشاريع الآخرين على جداولهم الزمنية.

• بعض المشاريع تابعة لمشاريع أخرى.     يمكنك أن تعكس بدقة التسلسل الهرمي لمشاريع متعددة عن طريق إدراج مشاريع مختلفة في ملفات أخرى. يجب أن يعكس الهيكل الناتج عن المشاريع الفرعية أولويات ومسؤوليات أعضاء فريقك، بالإضافة إلى العلاقات المتبادلة بين المهام في مختلف المجالات والموعد النهائي الإجمالي.

• يمكن للعديد من الأشخاص تعديل مشروعك.     من الناحية المثالية، يكون ملف المشروع مملوكا ومدارا وتعديلا من قبل مدير مشروع واحد. ولكن غالبا ما يكون المشروع جزءا من برنامج أكبر قد يحتاج المديرون من المستوى الأعلى إلى إدارته. يمكن لأعضاء فريق المشروع الحفاظ على التركيز على عملهم من خلال عرضه كملف منفصل، ويمكن لمدير المشروع الذي يتحكم في المشروع الرئيسي تنسيق جدول كل فريق مشروع فرعي.

  قد يكون من المنطقي أن تقود المراحل الرئيسية للمشروع الرئيسي المراحل الرئيسية لكل فريق مشروع فرعي من أجل الحفاظ على تنسيق الجداول الزمنية لموعد نهائي. يمكنك تنسيق المراحل الرئيسية عن طريق إنشاء تبعية بين المراحل الرئيسية أو عن طريق نسخ المهام الرئيسية ولصقها من المشروع الرئيسي إلى كل مشروع فرعي.

• يحتوي مشروعك على العديد من المساهمين الذين يهتمون بأجزاء مختلفة من المشروع.     عندما يرغب الأشخاص في إلقاء نظرة على تفاصيل مختلفة، يمكن لمديري المشاريع وضع جميع ملفات المشروع على خادم وتخصيص طرق عرض مختلفة لمختلف أصحاب المصلحة. يمكن استخدام نفس ملف المشروع كمشروع فرعي في مشاريع رئيسية مختلفة لتخصيص المعلومات المعروضة.

• تريد أن تكون مشاريعك الفرعية للقراءة فقط.     يمكنك الاحتفاظ بتحكم إضافي في أجزاء من المشروع عن طريق نقل المهام إلى مشروع فرعي وتقييد الوصول إلى الأشخاص الرئيسيين.

• تريد تحليل المسار الهام لكل مرحلة بالإضافة إلى المشروع الكلي.     يحتوي كل مشروع على مسار هام. إن دمج مشاريع متعددة في مشروع رئيسي واحد يسهل رؤية الصورة الإجمالية كمسارات هامة متعددة في المشروع الرئيسي مع الاحتفاظ بمسارات حرجة منفصلة لكل مشروع فرعي.

العمل مع المشاريع الفرعية في مشروع رئيسي

عند إدراج مشروع فرعي في مشروع رئيسي، يتم تمثيل المشروع الفرعي كمهمة موجزة في قائمة المهام ويظهر مؤشر أيقونة Project في حقل المؤشرات . يتم مسافة بادئة للمشروع الفرعي على مستوى المخطط التفصيلي للصف حيث تقوم بإدراجه، ولكن يمكنك مسافة بادئة أو مسافة بادئة تماما كما تفعل مع أي مهمة أخرى. نظرا لأنه يتم تمثيل المشروع الفرعي كمهمة موجزة، فلا يمكنك تحرير معلومات التلخيص الخاصة به، ولكن يمكنك توسيع المخطط التفصيلي لإظهار مهام المشروع الفرعي وتحرير معلومات المشروع في ملف المشروع الرئيسي.

عند حفظ المشروع الرئيسي، يتم حفظ التغييرات على المشروع الفرعي في الملف المصدر للمشروع الفرعي أيضا. إذا كنت تريد العمل مباشرة في الملف المصدر دون فتح ملف المشروع الرئيسي، يتم تحديث التغييرات على الملف المصدر للمشروع الفرعي تلقائيا في ملف المشروع الرئيسي.

كيفية تأثر الموارد عند دمج الملفات

بعد دمج الملفات في ملف مشروع رئيسي، تظل موارد كلا الملفين منفصلة، تماما كما تبقى المهام في مشروع فرعي في المشروع الفرعي. يمكنك تغيير معلومات المورد في المشروع الرئيسي وسيتم نسخ التغييرات نسخا متماثلا في الملف المصدر للمشروع الفرعي. يمكنك عرض كافة الموارد في المشروع الرئيسي والمشاريع الفرعية معا في طريقة عرض ورقة الموارد ، ولكن لا يمكنك تعيين مورد لأي مشروع آخر غير المشروع الفرعي الذي جاء منه.

طرق أخرى لدمج الملفات

• دمج الملفات غير المرتبطة

• إنشاء مساحة عمل لملفات المشروع

تتيح لك المشاريع الرئيسية والمشاريع الفرعية إنشاء تسلسل هرمي للمشاريع التي تعكس العلاقة بينها، وفي بعض الحالات، بنية مؤسستك. ولكن قد يكون لديك أسباب أخرى لدمج ملفات المشروع. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى دمجها مؤقتا لمراجعة سريعة أو للطباعة.

دمج الملفات غير المرتبطة

استخدم الملفات الموحدة إذا كان لديك ملفات متعددة ترغب في دمجها في نافذة واحدة، سواء كانت الملفات مرتبطة أم لا. إن الجمع بين الملفات غير المرتبطة في مشروع موحد يسهل رؤية المعلومات من مشاريع متعددة في طرق عرض مختلفة وطباعتها. يمكنك دمج ملفات المشروع إذا كان يجب عليك تعقب العديد من المشاريع الجارية، مثل عندما تقوم بتطوير منتجات مختلفة في نفس الوقت. يمكنك الفرز والمجموعة حسب أسماء المنتجات والمواعيد النهائية للمشروع والمديرين من أجل العثور على المعلومات المحددة التي تحتاج إليها وتقييمها. على سبيل المثال، يمكنك طباعة طريقة عرض مخطط جانت تتضمن جميع مشاريعك.

إنشاء مساحة عمل

بديل لدمج المشاريع هو إنشاء مساحة عمل تحتوي على ملفات مشاريع فردية، كل منها مفتوح في نافذته الخاصة. استخدم مساحة عمل إذا كنت تعمل مع ملفات المشروع نفسها بشكل متكرر ولا تريد دمجها في مشروع كبير واحد.

عند فتح الملفات ثم حفظها كمساحة عمل، يحفظ Project الملفات وإعداداتها الحالية في ملف مساحة عمل واحد. ثم عند فتح ملف مساحة العمل، يمكنك فتح جميع الملفات المضمنة في نفس الوقت. يحتوي كل مشروع على زره الخاص على شريط المهام، مما يسهل التبديل من مشروع إلى آخر.

لإنشاء مساحة عمل، حدد ملفات المشروع أو افتحها، ثم اختر ملف >حفظ مساحة العمل.

أعلى الصفحة