ملاحظة: نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.
إن إحدى الخطوات الأولى التي يجب تنفيذها لإدارة مشروع هي إضافة المهام التي يؤدي تنفيذها إلى إنجاز مشروعك. قد تكون قائمة المهام بسيطة مثلها مثل قائمة التحقق التي تتضمّن الأشياء التي تحتاج إلى تنفيذ، أو قد تكون أكثر تعقيداً حيث تتضمّن تواريخ بدء وانتهاء وعلاقات مع مهام أخرى ومعلومات عن مهام أخرى مرتبطة. وتستخدم كل من قائمة التحقق البسيطة للمهام والقائمة المجدولة للمهام القائمة نفسها على الموقع، بحيث يمكنك البدء بقائمة تحقق بسيطة، ثم إضافة التفاصيل إلى المهام في وقت لاحق لتحويلها إلى قائمة مجدولة للمهام.
إضافة قائمة تحقق بسيطة للمهام
إذا بدأت الآن بالتخطيط لمشروعك، أو إذا كنت لا تتوقع أن يكون هذا المشروع بالغ التعقيد، فقد تكون قائمة تحقق بسيطة للمهام كافية لك لكي تدير مشروعك بطريقة فعالة. يمكن لقائمة التحقق أن تتضمّن تواريخ استحقاق لمهام المشروع والتعيينات لأعضاء فريق المشروع.
لإضافة قائمة تحقق بسيطة للمهام:
-
على شريط التشغيل السريع لموقعك، انقر فوق المهام.
-
على صفحة المهام، انقر فوق تحرير.
-
في عمود اسم المهمة، اكتب اسماً لكل مهمة تحتاج إلى إكمالها في مشروعك. اضغط على المفتاح Enter للانتقال إلى السطر التالي بعد إضافة مهمة.
تلميح: هل تريد إضافة مهمة جديدة بين المهمتين المدرجتين؟ انقر في المساحة إلى يمين خانة الاختيار التابعة لمهمة موجودة، ثم اضغط على Insert. يُضاف صف جديد أعلى المهمة الموجودة التي حددتها. كما يمكنك النقر فوق إدراج في المجموعة هيكلي على علامة تبويب المهام.
-
في عمود تاريخ الاستحقاق، اكتب أو حدد تاريخاً يجب أن تكتمل فيه كل مهمة مدرجة في القائمة. إذا لم تكن متأكداً من التاريخ الذي يجب أن تكون فيه هذه المهمة مكتملة، فاترك هذا المربع فارغاً لتلك المهمة.
-
في العمود تعيين إلى، اكتب أو حدد اسم كل شخص سيعمل على كل مهمة في القائمة.
تلميح: يُعد من أفضل الممارسات تعيين شخص واحد لكل مهمة. وإذا كنت بحاجة إلى تعيين أكثر من شخص واحد، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشاكل في وضع علامة على المهام كمكتملة. إذا أنهت جاكلين عملها على المهمة، فمن المنطقي أن تضع علامة عليها كمكتملة من صفحة "المهام" الخاصة بها. إلا أن هذا الإجراء يؤدي إلى وضع علامة على المهمة كمكتملة لكل شخص تم تعيينه، وليس لجاكلين فحسب. إذ ما زال لدى شخص آخر تم تعيينه للمهمة عمل ينجزه. في حال قررت أنك ما زلت بحاجة إلى تعيين أكثر من شخص واحد لمهمة، يمكنك فصل الأسماء باستخدام فاصلة منقوطة (؛).
-
عندما تنتهي من إضافة قائمة التحقق البسيطة للمهام، انقر فوق إيقاف.
هناك طريقة سريعة أخرى لإضافة قائمة تحقق بسيطة للمهام وتقضي بلصقها من ورقة عمل Excel. إذا كانت الأعمدة التي تستخدمها في ورقة العمل مصفوفة مع الأعمدة التي تظهر على صفحة المهام، فيمكنك بكل بساطة النقر في قائمة المهام ولصق بيانات ورقة العمل. سيتم إرفاق الأسماء بالحسابات، إذا أمكن ذلك، في العمود تعيين إلى.
أثناء عملك على المشروع، يمكنك تحديد خانة الاختيار التي تظهر إلى جانب كل اسم مهمة عند تنفيذ المهمة.
إذا تبيّن لك أنك تحتاج إلى مستوى تحكم أكبر في مهامك في قائمة التحقق البسيطة، فيمكنك استخدام الخطوات التي سترد في القسم التالي لإضافة التفاصيل إلى مهامك، لإنشاء قائمة مجدولة أكثر فعالية.
إضافة قائمة مهام مجدولة
إذا تضمّن مشروعك بعض التعقيدات، فقد يتبيّن لك أن قائمة المهام المجدولة من شأنها أن تساعدك على تعقب العمل بطريقة سهلة.
لإضافة قائمة مهام مجدولة:
-
على شريط التشغيل السريع لموقعك، انقر فوق المهام.
-
على صفحة المهام، انقر فوق مهمة جديدة. أو، على علامة تبويب المهام على الشريط، انقر فوق عنصر جديد.
ملاحظة: إذا أنشأت في بادئ الأمر قائمة تحقق بسيطة للمهام، ولكن المشروع ازداد تعقيداً، فيمكنك بسهولة إضافة المزيد من التفاصيل إلى المهام الموجودة. لتحديد مهمة، انقر فوق المساحة إلى يمين خانة الاختيار التابعة لها، ثم على علامة تبويب المهام في الشريط، انقر فوق تحرير عنصر. يؤدي ذلك إلى فتح المهمة بحيث يمكنك إضافة المزيد من تفاصيل الجدولة.
-
اكتب اسماً جديداً للمهمة في مربع اسم المهمة.
-
اكتب أو حدد تاريخ بدء وتاريخ انتهاء للمهمة في مربعي تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق. إذا لم تكن متأكداً من أي من هذين التاريخين، فيمكنك ترك المربعين فارغين. ويمكنك العودة في وقت لاحق وإضافة المعلومات بتحرير المهمة.
-
اكتب اسم الشخص الذي تريد منه العمل على المهمة أو عنوان بريده الإلكتروني في المربع تعيين إلى.
تلميح: يُعد من أفضل الممارسات تعيين شخص واحد لكل مهمة. وإذا كنت بحاجة إلى تعيين أكثر من شخص واحد، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشاكل في وضع علامة على المهام كمكتملة. إذا أنهت جاكلين عملها على المهمة، فمن المنطقي أن تضع علامة عليها كمكتملة من صفحة "المهام" الخاصة بها. إلا أن هذا الإجراء يؤدي إلى وضع علامة على المهمة كمكتملة لكل شخص تم تعيينه، وليس لجاكلين فحسب. إذ ما زال لدى شخص آخر تم تعيينه للمهمة عمل ينجزه. في حال قررت أنك ما زلت بحاجة إلى تعيين أكثر من شخص واحد لمهمة، يمكنك فصل الأسماء باستخدام فاصلة منقوطة (؛).
-
إذا كان العمل قد بدأ على المهمة، فأدخل نسبة مئوية في مربع النسبة المئوية للاكتمال، للإشارة بطريقة تقريبية إلى كمية العمل التي تم تنفيذها، وكمية العمل المتبقية.
تلميح: يُعد هذا الحقل مفيداً لأعضاء فريق المشروع لتحديث معلوماتهم بشكل منتظم. وبإمكانه مساعدتك على فهم طريقة تقدم العمل على المشروع، وما إذا كان المشروع على المسار الصحيح الذي يؤدي إلى تنفيذه في الوقت المحدد.
-
اكتب وصفاً مختصراً للمهمة في مربع الوصف، إذا كنت تريد توفير المزيد من التفاصيل حول العمل الذي تشتمل عليه هذه المهمة. قد يكون ذلك مفيداً للتنفيذيين والمساهمين الذين يحاولون فهم الموضوع.
-
استخدم المربعات والأزرار إلى جانب المهام السابقة للإشارة إلى المهام التي يتضمّنها المشروع والتي يجب إكمالها قبل بدء المهمة الحالية.
على سبيل المثال، لنفترض أنك أنشأت مهمة وأعطيتها الاسم "نشر الإصدارات الصحفية"، ولا يمكن لهذه المهمة أن تبدأ إلا عند اكتمال المهمة "كتابة الإصدارات الصحفية". حدد المهمة "كتابة الإصدارات الصحفية" من المربع إلى اليمين، ثم انقر فوق إضافة لنقلها إلى المربع إلى اليسار. يشير هذا الأمر إلى أن المهمة "كتابة الإصدارات الصحفية" هي مهمة سابقة (أي تسبق) للمهمة "نشر الإصدارات الصحفية".
-
حدد مستوى الأولوية الملائم من قائمة الأولوية.
-
حدد مستوى الحالة الملائم من قائمة حالة المهمة.
تلميح: هذا حقل آخر مفيد لأعضاء فريق المشروع لتحديث معلوماتهم بشكل منتظم. وبإمكانه مساعدتك على البقاء على اطلاع على الأمور التي تعيق العمل والتأخير الذي يطرأ على الجدول والمشاكل الأخرى الهامة التي تطرأ على الجدولة.
-
انقر فوق حفظ.
استخدام قائمة المهام
أثناء استخدام قائمة المهام، تُعد المهام المدرجة مع تواريخ استحقاقها باللون الأحمر مهاماً متأخرة. بعد أن تضع علامة على مهمة متأخرة على أنها مكتملة بتحديد خانة الاختيار إلى جانبها، يتوقف ظهور تاريخ الاستحقاق باللون الأحمر.
كذلك، ف# يمكنك التبديل بين طرق عرض مختلفه ل# قائمه المهام ب# النقر فوق الارتباطات الموجوده في طريقه عرض اعلي القائمه. يمكنك الاختيار من كافه المهام، و# التقويم، و# مكتمل، و# مخطط جانت، و# متاخره المهام و# المهام و# قادم، او يمكنك تعديل طريقه عرض موجوده او انشاء طريقه عرض خاصه بك من قائمه المهام. اذا لم يكن مدرجا طريقه العرض التي تريد استخدامها ل# اعلي قائمه المهام، انقر فوق الحصول علي خيارات اضافيه (…) الي جانب عرض الارتباطات و# اختر طريقه العرض التي تريد استخدامها. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول انشاء طريقه عرض خاصه بك، راجع انشاء او تغييرها، او حذف طريقه عرض ل# قائمه او مكتبه.
بعد الانتهاء من إضافة المهام المفصلة إلى مشروعك، قد تريد القيام بما يلي:
