هل سبق لك أن خلطت بين مرحلةوعملية؟ أو قائمة مشاريع ذات تسليم؟ ربما ليس كذلك، ولكن قد تكون مصطلحات إدارة المشاريع مربكة، ويمكن أن تساعدك هذه المقالة على فرزها.
في هذه المقالة
الحصول على تأثيراتك: المراحل والعمليات وحافظات المشاريع والمنتجات
المشروع هو ببساطة مجموعة من الأنشطة التي تحدث وفقا لجدول زمني، والتي تنتج نوعا من الإخراج. بعض المشاريع مستقلة، مع عدم وجود علاقة بعمل آخر قيد التشغيل في مؤسسة. من ناحية أخرى، بعض المشاريع هي جزء من جهود أكبر، مثل المراحل والعمليات والبرامج وحافظات المشاريع.
مراحل
يمكن جدولة المشاريع على مراحل، بحيث يمكن إدارة العديد من المشاريع المتعلقة بنفس الهدف معا. على سبيل المثال، لدى مؤسسة خيرية جمع تبرعات كل عام. لإدارة جميع المشاريع المقترنة بالدالة، يتم تجميع المشاريع في ثلاث مراحل: التخطيط ويوم الحدث والمتابعة. تحتوي كل مرحلة على مشاريع متعددة.
|
المرحله |
المشاريع |
إخراج المرحلة |
|
التخطيط |
|
مستند خطة الحدث المكتملة |
|
يوم الحدث |
|
يتم تشغيل الحدث كما هو مخطط له |
|
Follow-Up |
|
مستند ما بعد اجتمال العملية |
العمليات
قد تكون الأنشطة في مشروعين مختلفين مترابطة لتشكيل عملية. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك مشروعين: أحدهما يحتوي على الأنشطة اللازمة لإنتاج نظام تذاكر مركز الاتصال، ويحتوي المشروع الآخر على الأنشطة اللازمة لتوظيف موظفي الدعم وتدريبهم لمركز اتصال.
|
المشروع 1 |
المشروع 2 |
|
الانشطه:
|
الانشطه:
|
|
الاخراج: نظام تذاكر مركز الاتصال |
الاخراج: موظفو دعم مركز الاتصال |
تشكل مجموعة الأنشطة المجمعة من المشروعين عملية لإعداد مركز اتصال. تحتوي العملية على إخراج لمركز اتصال يعمل بشكل كامل.
|
العملية |
|
أنشطة المشروع 1:
|
|
أنشطة المشروع 2:
|
|
إخراج العملية: مركز اتصال يعمل بشكل كامل |
البرامج
البرنامج هو مجموعة من المشاريع التي تتم إدارتها معا، لتحقيق أقصى استفادة من حالتها المترابطة. على سبيل المثال، تدير شركة البناء التي تعمل على تقسيم فرعي جديد كل منزل في التقسيم الفرعي كمشروع منفصل. من خلال تجميع المشاريع في برنامج للقسم الفرعي بأكمله، يمكن للشركة بسهولة رؤية تقدم التقسيم الفرعي ككل، والتخطيط لجلب موارد الجهات الخارجية، مثل الشاحنات الملموسة أو أجهزة العرض الأفقية.
|
برنامج |
المشاريع |
|
عقارات Contoso |
|
المحافظ
قد يستخدم بعض مديري المشاريع قوائم المشاريع لإقران المشاريع والبرامج بأهداف الأعمال الاستراتيجية المقابلة لها. على سبيل المثال، حددت شركة تطوير البرمجيات ثلاثة أهداف تجارية استراتيجية: "الابتكار في الصناعة"، و"تطوير برامج آمنة"، و"توفير دعم العملاء من الدرجة الأولى". تقوم المؤسسة بإعداد قوائم مشاريع لكل هدف من هذه الأهداف (الابتكار والأمان والدعم)، ومواءمة المشاريع والبرامج الحالية داخل هذه الحافظات.
|
استثمارات |
المشاريع والبرامج |
|
الابتكار |
|
|
الأمان |
|
|
الدعم |
|
الإخراج: تسليمات المشروع
تنتج جميع المشاريع والمراحل والعمليات نوعا من الإخراج، يسمى التسليم. عادة ما يكون التسليم نوعا من العناصر الملموسة، مثل مستند أو منتج مكتمل. يمكن أن تكون التسليمات منتجات أو سلعا، ولكن يمكن أن تكون أيضا نتائج أو خدمات. يوفر الجدول التالي بعض الأمثلة على أنواع التسليمات هذه.
|
نوع التسليم |
الوصف |
أمثلة |
|
المنتج |
عنصر ملموس هو ناتج مشروع أو مرحلة أو عملية. يمكن أن تكون المنتجات تسليمات مستقلة، أو يمكن أن تكون مكونا للتسليم الأكبر. |
مستند، برنامج برمجيات، منزل |
|
النتيجة |
إخراج مشروع أو مرحلة أو عملية مكتملة. |
تمت مراجعة عملية فرز الأخطاء، والبنية التنظيمية الجديدة، وإرشادات البناء الأخضر |
|
الخدمة |
إخراج مشروع أو مرحلة أو عملية تمكن المؤسسة من أداء وظيفة عمل. |
مركز اتصال يعمل بشكل كامل، وجدول يعمل في مؤتمر، وخدمة إرسال لاسلكي |
كيف يتناسب Microsoft Project مع نظام إدارة المشاريع؟
وإلى أبعد من ذلك، يشير "النظام" لإدارة المشاريع إلى مجموعة متكاملة من العمليات والتقنيات والمنهجيات والأدوات المستخدمة لجدولة المشاريع وتعقبها. Microsoft Project هو أداة داخل نظام إدارة المشاريع الأكبر. يتم حفظ المشاريع، التي تسمى أيضا خطط المشروع، كملفات منفصلة داخل Project 2010 ، ويمكن تجميعها معا في جهود أكبر، مثل المراحل والعمليات والبرامج وحافظات المشاريع.
